Cách áp dụng định dạng đoạn văn cho 1 dòng

Để định dạng đoạn văn bản, cần xác định đâu là đoạn văn cần định dạng bằng cách đặt con trỏ soạn thảo và đoạn văn đó hoặc có thể bôi đen một phần văn bản của nó. Có thể định dạng nhiều đoạn văn cùng một lúc bằng cách chọn một phần hoặc tất cả văn bản trong các đoạn văn đó.

1. Căn lề cho đoạn văn

2. Chỉnh lề cho đoạn văn

Ta có thể dùng chuột kéo các nút chỉnh lề trên thước ngang để chỉnh lề cho đoạn văn bất kì:

Dòng treo là các dòng từ dòng thứ 2 trở đi trong đoạn văn. Trong khi kéo các nút chỉnh lề có thể đè nút Alt để hiển thị các số đo chính xác hơn.

3. Định dạng tổng hợp bằng hộp thoại Paragraph

Chúng ta có thể định dạng tất cả các kiểu ở các mục trên cũng như định dạng thêm các kiểu nâng cao bằng cách hộp thoại Paragraph: Vào menu Format ➔ Paragraph.

a. Căn chỉnh đoạn văn – thẻ Indents and Spacing

Mục General: định dạng cơ bản

• Alignment: Căn lề cho đoạn văn
• Left: Căn trái.
• Center: Căn giữa.
• Right: Căn phải.
• Justify: Căn đều.
• Outline level: Mức dàn bài, có các mức sau để chọn: Body text, Level 1 ➔ 10

Mục Indentation: Thụt lề – Khoảng cách trái phải

• Left: Khoảng cách thụt lề trái.
• Right: Khoảng cách hụt lề phải.
• Special: Thụt lề đặc biệt
• [none]: Không có
• First line: Thụt dòng đầu vào.
• Handing: Thụt các dòng sau.
• By: Giá trị cho phần thụt lề đặc biệt nếu không phải là [none]

Mục Spacing: Giãn dòng – Khoảng cách trên dưới

• Before: Khoảng cách phía trên
• After: Khoảng cách phía dưới
• Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng
• Single: Bằng một dòng bình thường.
• 5 lines: Bằng một dòng rưỡi.
• Double: Lớn gấp đôi dòng bình thường.
• At least: Khoảng cách ít nhất là giá trị được ghi trong ô At.
• Exactly: Khoảng cách bằng giá trị được ghi trong ô At.
• Multiple: Khoảng cách gấp số lần được ghi trong ô At.
• Don’t add space between paragraphs of the same style: Tự động điều chỉnh khoảng cách chiều dọc giữa các đoạn được định dạng cùng một kiểu [Style]. Tùy chọn này chỉ hiện lên khi được phép áp dụng.

Xem trong phần Preview để thấy trước các thay đổi trước khi nhấn OK để áp dụng định dạng.

Sau khi định dạng khoảng cách này, Word sẽ tự thêm vào danh sách các kiểu [Style]. Người dùng có thể áp dụng nhanh định dạng này cho các đoạn văn bản khác bằng cách chọn đoạn văn bản và vào công cụ Style chọn tiếp kiểu nào muốn định dạng [Mục này xem phần định dạng với kiểu].

b. Dòng và ngắt trang – thẻ Line and Page Break

Thẻ này chứa các lựa chọn điều khiển điều gì xảy ra nếu dòng hoặc đoạn văn bản bị ngắt qua một trang. Bao gồm các lựa chọn:

• Widow/Orphan Control: Kiểm soát không cho Word hiện một dòng cuối của đoạn ở đầu trang [hiện tượng này gọi là Widow] hoặc hiện một dòng đầu của đoạn ở cuối trang [hiện tượng này gọi là Orphan].
• Keep Lines Together: Đoạn văn bản phải nằm trọn trên một trang.
• Page Break Before: Ngắt trang trước đoạn [đoạn văn bản phải nằm ở đầu trang].
• Keep with Next: Đoạn văn bản hiện thời và ngay sau nó không nằm trên các trang khác nhau [đoạn văn bản được chọn không nằm ở cuối trang].
• Suppress line numbers: Không hiện số dòng.
• Don’t hyphenate: Không gạch nối từ khi xuống dòng.

➽ Nhấn OK để áp dụng các định dạng vừa thiết lập.

4. Định dạng điểm dừng – Tab Stop

Tab Stop là các vị trí xác định trên các dòng của đoạn văn bản có tác dụng định vị, tạo các cột văn bản của đoạn. Khi ta nhấn phím Tab, con trỏ soạn thảo sẽ được tự động chuyển đến vị trí điểm dừng bên phải gần nhất. Khi gõ văn bản tại vị trí điểm dừng, văn bản sẽ được căn chỉnh thẳng hàng tại vị trí hiện thời theo kiểu của điểm dừng này.

Định dạng văn bản trên Word đó là chúng ta sẽ thay đổi các mục gồm căn lề, vị trí của đoạn văn so với đoạn trước và sau, khoảng cách lề của dòng đầu tiên, khoảng cách đến đoạn văn trên hoặc dưới, khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn. Việc định dạng đoạn văn bản trong Word cũng tạo được sự khác biệt cho nội dung, khi bạn muốn nhấn mạnh vào nội dung đó. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách định dạng đoạn văn bản Word.

• Tạo đường viền [border] bao quanh đoạn văn bản
• Cách sao chép và dán nhiều đoạn văn bản highlight cùng một lúc trong Word
• Cách ẩn hiện đoạn văn trên Word
• Cách tạo chữ lớn đầu dòng văn bản trên Word

Hướng dẫn định dạng đoạn văn bản Word

Chúng ta mở tài liệu Word cần chỉnh sửa rồi bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh định dạng. Để định dạng đoạn văn bản trên Word thì người dùng sử dụng ngay các biểu tượng trên giao diện hoặc qua hộp thoại Paragraph.

1. Sử dụng nút lệnh định dạng đoặn văn

Trong nhóm Paragraph có một số công cụ để chỉnh định dạng. Chúng ta bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh. Để căn lề bạn nhấn vào các biểu tượng trong danh sách.

Align Text Left [Ctrl+L]: Canh lề sang mép bên trái.

Center [Ctrl+E]: Canh giữa các lề.

Align Text Right [Ctrl+R]: Canh lề sang mép bên phải.

Justify [Ctrl+J]: Dàn đều cả hai bên trái và phải.

Thay đổi lề cả đoạn gồm 2 tùy chọn. Decrease Indent để tăng thụt lề trái.

Increase Indent để giảm thụt lề trái.

Khoảng cách dòng trong đoạn văn: Nhấp chuột vào mũi tên bên phải của nút lệnh Line spacing để lựa chọn.

2. Định dạng đoạn văn bằng hộp thoại Paragraph

Bước 1:

Nhấn vào tab Home rồi nhìn xuống nhóm Paragraph kích chọn vào mũi tên.

Bước 2:

Hiển thị giao diện Paragraph để chúng ta định dạng đoạn văn bản. Chúng ta sẽ tiến hành điều chỉnh các mục trong Indents and Spacing.

Trong mục General gồm có 2 tùy chỉnh:

• Alignment: Căn lề đoạn văn bản trái hoặc phải.
• Outline level: Chọn cấp độ của đoạn.

Trong mục Indentation có tất cả 3 mục điều chỉnh gồm:

• Left và Right: Chọn khoảng cách đoạn văn đến lề trái và lề phải
• Special: Chọn kiểu thụt đầu dòng của đoạn văn, First line là thụt đầu dòng ở dòng thứ nhất của đoạn văn.
• By: Khoảng cách thụt đầu dòng.

Trong mục Spacing có các tùy chọn để định dạng khoảng cách giữa các dòng.

• Before: Khoảng cách giữa dòng đầu tiên của đoạn với đoạn bên trên.
• After: Khoảng cách giữa dòng cuối cùng của đoạn với đoạn bên dưới.
• Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong cùng 1 đoạn văn, Single là khoảng cách 1 dòng đơn vị,1,5 Line gấp 1,5 lần dòng đơn vị, Multiple khoảng cách gấp n lần dòng đơn vị với n là giá trị trong mục At.
• At: Giá trị số chỉ khoảng cách giữa các dòng trong cùng 1 đoạn văn bản.

Mọi định dạng văn bản khi lựa chọn sẽ đều hiện lên trong giao diện Preview để bạn xem trước. Nhấn OK để áp dụng.

Như vậy bạn đã biết cách định dạng đoạn văn bản trong Word 2007. Tại hộp thoại Paragraph sẽ có nhiều tùy chọn chi tiết hơn để định dạng cho đoạn văn.