Tôi đã sử dụng hết 500 hoá đơn điện tử. Giờ tôi mua tiếp 500 hoá đơn nữa thì có phải thay đổi số thứ tự mẫu số hoá đơn không [mẫu hiện tại là 01GTKT0/001]... CÁC TRƯỜNG HỢP PHẢI THAY ĐỔI SỐ THỨ TỰ MẪU SỐ HOÁ ĐƠN Theo quy định tại mục 1.2 Phụ lục 1 thông tư 39/2014/TT-BTC: "Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hóa đơn; nhu cầu sử dụng hóa đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý" 1./ Hoá đơn điện tử không quy định về kích thước của hoá đơn 2./ Các nội dung bắt buộc của hoá đơn - Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn; - Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; - Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua [nếu người mua có mã số thuế]; - Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng; - Tổng số tiền thanh toán; - Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; - Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua [nếu có]; - Thời điểm lập hóa đơn điện tử; - Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; NHƯ VẬY: 1./ Khi thay đổi một trong các nội dung bắt buộc của hoá đơn như tên, địa chỉ người bán, ký hiệu hoá đơn... [ví dụ AA/18E chuyển thành AB/18E hoặc AA/19E] thì phải thay đổi số thứ tự mẫu hoá đơn [Ví dụ tên mẫu hoá đơn là 01GTKT0/001 sẽ chuyển thành 01GTKT0/002] 2./ Khi thay đổi các nội dung không bắt buộc của hoá đơn [như số điện thoại, số tài khoản ngân hàng...] thì số thứ tự mẫu hoá đơn được giữ nguyên, không thay đổi
| [*] Tại thời điểm bạn đọc bài viết này, các quy định có thể đã được sửa đổi, bổ sung hoặc có cách hiểu khác. Bạn vui lòng cập nhật và đối chiếu với quy định hiện hành mới nhất. Bài viết mang tính chất tham khảo, không mang tính hướng dẫn cụ thể cho tổ chức, cá nhân nào. |
Đăng ký nhận bản tin
Nhận thông báo cập nhật về thuế; kế toán, kiểm toán; bảo hiểm; doanh nghiệp
1. Tên hóa đơn:
Cho phép doanh nghiệp định nghĩa và phân biệt các mẫu hóa đơn của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng. Mỗi tên hóa đơn ứng với một mẫu hóa đơn riêng. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều mẫu hóa đơn [01GTKT0/001, 01GTKT0/002, 02GTTT0/001 …] thì sẽ phải tạo nhiều tên hóa đơn, mỗi tên một mẫu hóa đơn.
2. Ký hiệu hóa đơn:
Ký hiệu hoá đơn: ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.
o 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.
Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
o 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn.
Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm;
Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng ký hiệu E: Hoá đơn điện tử
Ví dụ:
AA/18E:
AA: ký hiệu hóa đơn
18: hóa đơn tạo năm 2018
E: hóa đơn điện tử
Số hóa đơn trong dải hóa đơn sẽ tăng theo tuần tự thời gian trên toàn bộ dải, đảm bảo số trước thì có ngày lập bằng hoặc trước số sau.
3. Dải hóa đơn:
Khoảng từ số hóa đơn đến số hóa đơn theo hình dưới được gọi là dải hóa đơn:
4. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng thuế dòng
Trường hợp doanh nghiệp muốn nhập thông tin cho nhiều loại hàng hóa mà mỗi hàng hóa lại chịu một mức thuế suất khác nhau trên cùng một hóa đơn thì phải sử dụng mẫu hóa đơn thuế dòng.
5. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng thuế tổng
Trường hợp hóa đơn của doanh nghiệp có nhiều hàng hóa và tất cả các hàng hóa đều chịu một hoặc nhiều lần thuế suất thì doanh nghiệp cần dùng mẫu hóa đơn giá trị gia tăng thuế tổng
6. Mẫu hóa đơn có phí khác:
Trường hợp mẫu hóa đơn của doanh nghiệp có hàng hóa cần nằm ngoài khung hàng hóa thì doanh nghiệp cần dùng mẫu hóa đơn có phí khác. Lưu ý, không dùng loại phí khác cho những mặt hàng muốn hiển thị trong khung hàng hóa thông thường.
7. Hóa đơn một trang và hóa đơn nhiều trang
Quy luật hoạt động của hệ thống tại giao diện Chọn mẫu hóa đơn là nếu chọn một trang, hệ thống hiển thị chuyển nhiều trang
Nếu chọn nhiều trang, hệ thống hiển thị là chuyển một trang
Theo hình dưới đây là doanh nghiệp đang lựa chọn hóa đơn một trang để hoạt động:
Hóa đơn một trang là hàng hóa được thể hiện trên 1 trang hóa đơn. Khi xin phê duyệt thông báo phát hành của thuế, doanh nghiệp cần xin phê duyệt hóa đơn ban hành là hóa đơn chỉ thể hiện hàng hóa trên 1 trang.
Button chuyển nhiều trang để hỗ trợ người dùng chuyển sang sử dụng hóa đơn mà hàng hóa được hiển thị trên nhiều trang
Hóa đơn một trang:
Theo hình dưới đây là doanh nghiệp đang lựa chọn hóa đơn nhiều trang để hoạt động
Hóa đơn nhiều trang là hàng hóa được thể hiện trên nhiều trang hóa đơn. Khi xin phê duyệt thông báo phát hành của thuế, doanh nghiệp cần xin phê duyệt hóa đơn ban hành là hóa đơn thể hiện hàng hóa trên nhiều trang.
Button chuyển một trang để hỗ trợ người dùng chuyển sang sử dụng hóa đơn mà hàng hóa được hiển thị trên một trang
Hóa đơn nhiều trang:
8. Số hóa đơn đã mua và số hóa đơn đã thông báo phát hành
- Số hóa đơn đã mua: số lượng hóa đơn doanh nghiệp đã mua của Viettel
- Số hóa đơn đã thông báo phát hành: số lượng hóa đơn doanh nghiệp đã xin phép thuế để ban hành
Số hóa đơn đã mua và số hóa đơn đã thông báo phát hành là hai số liệu tách biệt nhau, số hóa đơn đã mua có thể lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng số hóa đơn đã thông báo phát hành. Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn với số lượng đúng bằng số hóa đơn đã mua của Viettel.
Để giảm thời gian làm thủ tục với cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể lập thông báo phát hành với số lượng hóa đơn xin thông báo phát hành lớn hơn số lượng hóa đơn mua của Viettel, khi doanh nghiệp gần sử dụng hết số hóa đơn, doanh nghiệp có thể mua thêm gói hóa đơn khác của Viettel để sử dụng.
[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Theo quy định hiện hành, mẫu số hóa đơn điện tử ví dụ là 01GTKT0/001 và ký hiệu hóa đơn điện tử ví dụ là AA/21E. Tuy nhiên, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP mới ban hành lại có điểm khác biệt. Kế toán và doanh nghiệp cần phải nắm được để việc khởi tạo hóa đơn được thuận lợi và đúng quy định pháp luật.
| |
| Ảnh minh họa: Hóa đơn điện tử S-Invoice đáp ứng mọi quy định của BTC |
Trong bài viết này, Viettel Solutions sẽ chỉ ra điểm khác biệt về quy định mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành và theo các Nghị định hiện tại để doanh nghiệp hiểu đúng nhất về nội dung trên hóa đơn điện tử.
1. Quy định hiện hành về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn [TT 32/2011/TT-BTC]
1.1. Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử:
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, mẫu số hóa đơn điện tử gồm có 11 ký tự và có cấu trúc như sau:
- 06 ký tự đầu tiên lấy theo loại hoá đơn [Ví dụ: 01GTKT]. Xem thêm bảng ký hiệu bên dưới.
- 01 ký tự tiếp theo hiển thị số liên của hoá đơn [Ví dụ: 0].
- 01 ký tự tiếp theo là “/”, dùng để phân biệt giữa số liên với số thứ tự mẫu hoá đơn.
- 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự mẫu hoá đơn [Ví dụ: 001].
Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:
| 1 | Hoá đơn giá trị gia tăng. | 01GTKT |
| 2 | Hoá đơn bán hàng. | 02GTTT |
| 3 | Hoá đơn xuất khẩu. | 06HDXK |
| 4 | Hóa đơn bán hàng [dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan]. | 07KPTQ |
| 5 | Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm: | |
| 5.1 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; | 03XKNB |
| 5.2 | Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý. | 04HGDL |
Ví dụ: Mẫu số hóa đơn điện tử là 01GTKT0/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng và không có liên. [Theo quy đinh, hóa đơn điện tử không có liên].
Lưu ý: Đối với tem, vé, thẻ: bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.
Cụ thể:
- Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT;
- Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
1.2. Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử:
Theo quy định hiện hành, ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in/đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành. Cụ thể:
- 02 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn: ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái Tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y.
- 01 ký tự tiếp theo là dấu “/” dùng để phân cách giữa ký hiệu và năm thông báo phát hành hóa đơn.
- 02 ký tự tiếp theo thể hiện năm thông báo phát hành hoá đơn.
- 01 ký tự cuối thể hiện hình thức hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử, ký tự này là E.
Ví dụ: AA/21E cho biết AA: là ký hiệu hóa đơn; 21: hóa đơn phát hành năm 2021; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử.
2. Quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn theo TT 68/2011/TT-BTC
Theo thông tư 68/2019/TT-BTC, thay đổi lớn nhất so với các mẫu hóa đơn điện tử hiện hành là: bỏ mẫu số hóa đơn và thay đổi ký hiệu hóa đơn. Doanh nghiệp cần chú ý điểm mới này trong quá trình khởi tạo hóa đơn điện tử. Theo đó, tiêu thức mẫu số hóa đơn điện tử sẽ gộp chung với ký hiệu hóa đơn gồm 7 ký tự, cụ thể:
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn [ký tự đầu tiên]: Thông tư 39/2014/TT-BTC sử dụng các ký hiệu là 01GTKT, 02GTTT để phân biệt các loại hoá đơn. Thông tư 68/2019/TT-BTC đã có sự thay đổi một cách đơn giản hơn:
- Số 1: thể hiện cho loại hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: thể hiện cho loại hóa đơn bán hàng.
- Số 3: thể hiện cho loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: là thể hiện cho các loại khác.
- Ký hiệu hóa đơn [ký tự thứ 2]: Thông tư 68/2019/TT-BTC dùng ký tự này để phân biệt là hóa đơn thuộc loại có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế, cụ thể:
- C: Thể hiện loại hóa đơn có mã xác thực cơ quan thuế
- K: Thuộc loại hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế
Ví dụ: nếu ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là 1C21TAA thì hóa đơn thuộc loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế do có ký tự thứ 2 là chữ C.
- Năm lập hoá đơn [ký tự thứ ba và thứ tư]: Thông tư 68 sử dụng 2 ký tự này để thể hiện cho thời điểm lập hóa đơn. Trên phần ký hiệu có 2 ký tự số Ả Rập, nó được xác định theo 2 số cuối của năm lập hóa đơn.
Ví dụ: nếu ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là 1C21TAA thì hóa đơn hóa đơn được lập trong năm 2021
Lưu ý: Theo các quy đinh cũ thì năm thể hiện trên mẫu ký hiệu hóa đơn là năm thông báo phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định mẫu hoá đơn thể hiện năm lập hoá đơn.
- Ký hiệu phân biệt các loại đặc thù của hoá đơn [ký tự thứ năm]:
- Chữ T: Cho biết hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân đăng ký với cơ quan thuế.
- Chữ D: Áp dụng cho các trường hợp đặc thù không nhất thiết phải có các tiêu thức bắt buộc được quy định cụ thể theo Thông tư 68/2019/TT-BTC.
- Chữ L: Áp dụng với các trường hợp của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- Chữ M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Ký tự thứ sáu và thứ bảy: Hai ký tự cuối cùng là 2 ký tự tạo tự do, do người bán căn cứ theo nhu cầu, sở thích…
Theo thông tư này, vị trí khuyến khích doanh nghiệp/tổ chức đặt ký hiệu hoá đơn là đặt bên phải phía trên của hóa đơn điện tử, hoặc đặt vị trí dễ nhận biết.
***** Xem thêm: Những nội dung quan trọng của Thông tư 68/2019/TT-BTC về hóa đơn điện tử
3. Bảng so sánh thay đổi về ký hiệu hóa đơn điện tử.
| Ví dụ: AA/21E | Ví dụ: 1K21TAA |
| Ký tự thứ 1 và 2: Để phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn. Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y | Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn. Trong đó:
|
| Ký tự thứ 3 là dấu “/” | Ký tự thứ 3 và 4: Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch |
| Ký tự tứ 4 và 5: Thể hiện năm tạo hoá đơn. Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành. | Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Trong đó:
|
Ký tự thứ 6: Thể hiện hình thức hoá đơn. Trong đó:
| Ký tự thứ 6 và 7: Là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY |
Nguồn tham khảo: Sinvoice.vn