Trong hệ soạn thảo Microsoft Office Word dụng cách nào sau đây có thể tạo mới một tệp văn bản

Bắt đầu với hệ thống Microsoft Office 2007, Microsoft Office dùng các định dạng tệp dựa trên XML, như .docx, .xlsx và .pptx. Các định dạng và phần mở rộng tên tệp này áp dụng cho Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft PowerPoint. Bài viết này thảo luận về các lợi ích chính của định dạng này, mô tả phần mở rộng tên tệp và thảo luận cách bạn có thể chia sẻ các tệp Office với những người đang dùng phiên bản Office cũ hơn.

Trong bài viết này

Các lợi ích của Định dạng Open XML là gì?

Phần mở rộng tên tệp XML là gì?

Các phiên bản Office khác nhau có thể chia sẻ cùng các tệp không?

Định dạng Open XML có nhiều lợi ích — không chỉ cho người phát triển và các giải pháp mà họ xây dựng, mà còn cho các cá nhân và tổ chức ở mọi quy mô:

• Các tệp nhỏ gọn     Các tệp được tự động nén và có thể nhỏ hơn lên đến 75 phần trăm trong một số trường hợp. Định dạng Open XML dùng công nghệ nén zip để lưu trữ tài liệu, tiết kiệm chi phí tiềm ẩn do giảm dung lượng đĩa cần thiết để lưu trữ tệp và giảm băng thông cần để gửi các tệp qua email, qua mạng và qua Internet. Khi bạn mở một tệp, tệp đó được giải nén tự động. Khi bạn lưu một tệp, tệp đó được nén tự động. Bạn không phải cài đặt bất kỳ tính năng nén đặc biệt nào để mở và đóng các tệp trong Office.

• Cải thiện khả năng phục hồi tệp bị hỏng     Các tệp được cấu trúc theo kiểu mô-đun giữ các thành phần dữ liệu khác nhau trong tệp tách biệt với nhau. Điều này cho phép mở tệp ngay cả khi thành phần bên trong tệp [ví dụ: biểu đồ hoặc bảng] bị hỏng hoặc lỗi.

• Hỗ trợ các tính năng nâng cao    Nhiều tính năng nâng cao của Microsoft 365 yêu cầu lưu trữ tài liệu ở định dạng Open XML. Những tính năng như Lưu Tự độngvà Bộ kiểm tra Trợ năng , trong hai ví dụ, chỉ có thể làm việc trên các tệp được lưu trữ ở định dạng Open XML hiện đại.

• Quyền riêng tư tốt hơn và điều khiển cao hơn đối với thông tin cá nhân     Các tài liệu có thể được chia sẻ một cách bảo mật, vì thông tin nhận dạng cá nhân và thông tin nhạy cảm trong kinh doanh, như tên tác giả, nhận xét, thay đổi được theo dõi và các đường dẫn tệp có thể được xác định dễ dàng và loại bỏ bằng cách dùng Trình kiểm tra Tài liệu.

• Tích hợp và tương kết dữ liệu kinh doanh tốt hơn     Việc dùng Định dạng Open XML làm khung tương kết dữ liệu cho bộ sản phẩm Office đồng nghĩa với việc tài liệu, trang tính, bản trình bày và biểu mẫu có thể được lưu ở định dạng tệp XML sẵn có cho mọi người sử dụng và cấp phép miễn phí bản quyền. Office cũng hỗ trợ Sơ đồ XML do khách hàng định nghĩa, nâng cao các kiểu tài liệu Office hiện có. Điều này có nghĩa là khách hàng có thể dễ dàng mở khóa thông tin trong các hệ thống hiện có và thực hiện thao tác với thông tin trong các chương trình Office quen thuộc. Các ứng dụng nghiệp vụ khác có thể sử dụng dễ dàng thông tin được tạo ra trong Office. Tất cả những gì bạn cần để mở và sửa tệp Office là tiện ích ZIP và trình soạn thảo XML.

• Dễ dàng phát hiện các tài liệu chứa macro hơn     Các tệp được lưu bằng cách dùng phần đuôi mặc định "x" [chẳng hạn như .docx, .xlsx và .pptx] không thể chứa macro Visual Basic for Applications [VBA] và macro XLM. Chỉ các tệp có phần mở rộng tên tệp kết thúc bằng "m" [như .docm, .xlsm và .pptm] mới có thể chứa macro.

Trước khi bạn quyết định lưu tệp thành định dạng nhị phân, hãy đọc mục Các phiên bản Office khác nhau có thể chia sẻ cùng các tệp không?

Khi tệp đang mở trong Ứng dụng Office của bạn, bấm vào Tệp > Lưu dưới dạng [hoặc Lưu bản sao ,nếu tệp được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint] và đảm bảo loại Lưu dưới dạng được đặt thành định dạng hiện đại.

Tác vụ này sẽ tạo một bản sao mới của tệp ở định dạng Open XML.

Theo mặc định, các tài liệu, trang tính và bản trình bày mà bạn tạo ra trong Office được lưu ở định dạng XML với phần mở rộng tên tệp thêm "x" hoặc "m" vào phần mở rộng tên tệp mà bạn đã quen thuộc. Chữ "x" biểu thị tệp XML không có macro và chữ "m" biểu thị tệp XML có macro. Ví dụ, khi bạn lưu tài liệu trong Word, lúc này tệp sẽ dùng phần mở rộng tên tệp .docx theo mặc định, thay vì phần mở rộng tên tệp .doc.

Khi bạn lưu tệp thành mẫu, bạn sẽ thấy cùng một loại thay đổi. Phần mở rộng mẫu trong các phiên bản cũ hơn được sử dụng, nhưng bây giờ đã có chữ "x" hoặc "m" ở cuối. Nếu tệp chứa mã hoặc macro, bạn phải lưu tệp bằng cách dùng định dạng tệp XML cho phép marco mới có thêm "m" là viết tắt của macro vào phần mở rộng tệp.

Bảng sau đây liệt kê tất cả các phần mở rộng tên tệp mặc định Word, Excel, và PowerPoint.

Office cho phép bạn lưu các tệp ở Định dạng Open XML và định dạng tệp nhị phân của các phiên bản Office cũ hơn và bao gồm bộ kiểm tra tương thích và bộ chuyển đổi tệp để cho phép chia sẻ tệp giữa các phiên bản Office khác nhau.

Mở tệp hiện có trong Office     Bạn có thể mở và làm việc trên tệp đã được tạo trong phiên bản Office cũ hơn rồi sau đó lưu tệp này ở định dạng hiện có. Do bạn có thể làm việc trên tài liệu cùng ai đó đang dùng phiên bản Office cũ hơn, Office dùng bộ kiểm tra tương thích để xác nhận rằng bạn chưa đưa vào tính năng mà phiên bản Office cũ hơn không hỗ trợ. Khi bạn lưu tệp, bộ kiểm tra tương thích báo cáo các tính năng này cho bạn rồi sau đó cho phép bạn loại bỏ chúng trước khi tiếp tục lưu.