So sánh 2 giá trị trong excel
|
Như chúng tôi đã nói ở phần mở đầu, thông thường muốn kiểm tra dữ liệu có bị trùng lặp hay không thì bạn có thể thực hiện thủ công bằng cách xem trực tiếp và đếm trên file Excel của mình. Tuy nhiên cách làm này sẽ vất vả cho bạn, đôi khi còn không chính xác nữa. Và cách tốt nhất là bạn sẽ dùng các hàm so sánh có sẵn trong Excel để tính toán, kiểm tra. Show
Cách dùng Hàm so sánh trong ExcelGiả sử bạn cần so sánh dữ liệu trong 2 cột như trong bảng tính Excel dưới đây: 1. Sử dụng hàm Exact để so sánh dữ liệuMô tả Hàm Exact thực hiện so sánh hai chuỗi văn bản, trả về giá trị True nếu hai chuỗi trùng nhau, trả về giá trị False nếu hai chuỗi dữ liệu khác nhau. Chú ý Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh. Cú pháp EXACT(Text1, Text2) Trong đó: Text1, Text2 là hai chuỗi văn bản cần so sánh, là hai tham số bắt buộc. Chú ý Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh nhưng nó không phân biệt định dạng. Xét Ví dụ 1: So sánh dữ liệu tương ứng theo hàng giữa Cột 1 và Cột 2. Tại ô cần so sánh -> bạn nhập công thức: =EXACT(B3,C3) Nhấn Enter kết quả trả về giá trị False tức hai giá trị không trùng nhau do khác nhau chữ cái đầu tiên in thường và in hoa: Tương tự -> bạn sao chép công thức cho các giá trị còn lại sẽ được kết quả như hình dưới: Bạn lưu ý thêm là với hàm này bạn không thể so sánh 1 giá trị trong cột 1 so sánh với tất cả các dữ liệu trong cột 2 để tìm sự trùng lặp. Hàm này bạn chỉ có thể so sánh tương ứng giữa các hàng với nhau. 2. Sử dụng hàm trung gian Countif để so sánh dữ liệuĐể khắc phục hiện trạng trong Ví dụ 1 bạn có thể sử dụng hàm Countif làm trung gian để so sánh các giá trị trong Cột 1 so với các giá trị trong Cột 2 có trùng hay không. Mô tả hàm Countif Hàm Countif thực hiện đếm số ô thỏa mãn điều kiện nào đó trong vùng dữ liệu được lựa chọn. Cú pháp COUNTIF(Range, Criteria) Trong đó: Xét Ví dụ 2 So sánh dữ liệu giữa 2 Cột, đánh dấu các giá trị không có trong Cột 1 mà có trong Cột 2 và ngược lại. Bước 1: Bạn đặt tên cho các cột dữ liệu -> Sau đó lựa chọn toàn bộ dữ liệu Cột 1 vào thanh địa chỉ nhập tên danhsach1 -> bạn nhấn Enter. Bước 2: Tương tự, bạn đặt tên cho Cột 2, khi đó tên 2 cột dữ liệu được hiển thị: Bước 3: Bạn chọn toàn bộ danhsach1 -> sau đó vào tab Home -> chọn Conditional Formatting -> chọn New Rule... Bước 4: Hộp thoại xuất hiện -> bạn chọn Use a formula to determine which cells to format: Bước 5: Bạn nhập công thức =COUNTIF(danhsach1,B3)=0 sau đó nhấn chọn Format: Bước 6: Giao diện Format Cells xuất hiện -> bạn nhấn chọn tab Fill -> bạn chọn màu đánh dấu màu không có trong danhsach2 -> rồi nhấn chọn OK: Bước 7: Tiếp theo, bạn nhấn chọn OK đóng hộp thoại -> kết quả loại màu danhsach1 không có trong danhsach2 được tô màu để phân biệt: Bước 8: Tương tự với danhsach2 bạn thực hiện tương tự, nhưng chỉ khác nhập công thức: = COUNTIF(danhsach1,D3)=0 tức sẽ tô màu ô có giá trị bằng 0 (không trùng nhau) Kết quả là bạn đã so sánh được 2 cột dữ liệu và có thể thêm ghi chú cho người khác khi xem sẽ dễ hình dung: Trên đây là bài chia sẻ về cách dùng các Hàm so sánh trong Excel. Để dùng các hàm so sánh này thì bạn có thể sử dụng hàm EXACT hoặc sử dụng hàm COUNTIF để so sánh dữ liệu trong Excel. Chúc các bạn thành công! Làm việc với Excel cùng hàm so sánh giúp bạn có thể tính toán, kiểm tra dữ liệu hiệu quả. Nếu như bạn chưa biết hàm này thì cùng tham khảo cú pháp và ví dụ minh họa cụ thể trong bài viết dưới đây. Sử dụng 2 hàm VLOOKUP để tính toán nhanh hơn Sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu 2 chiều Hàm EXACT trong Excel, so sánh 2 chuỗi văn bản Hàm Vlookup với 2 điều kiện Sử dụng hàm VLOOKUP để lấy dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác Tìm hiểu 23 điều về hàm VLOOKUP ai cũng nên biết (Phần 1)
 Excel là một ứng dụng rất mạnh và thực sự tuyệt vời để tạo và xử lý các mảng dữ liệu lớn. Bây giờ, bạn có rất nhiều bảng tính và dữ liệu, hoặc có thể chỉ là một bảng tính rất lớn, bạn muốn so sánh 2 cột để tìm các giá trị trùng lắp và thao tác trên những phần lặp được tìm thấy, ví dụ xóa hàng bị trùng, tô màu phần trùng hoặc xóa nội dung của ô bị trùng. Hai cột này có thể nằm trong một bảng, liền kề hoặc không liền kề, hoặc chúng có thể nằm trong 2 trang tính khác nhau, thậm chí là hai bảng tính khác nhau. Giả sử bạn có 2 cột tên người – 5 tên trong cột A và 3 tên trong cột B. Bạn muốn so sánh dữ liệu giữa hai cột này để tìm các tên bị trùng lắp. Đây chỉ là ví dụ. Trong các bảng tính thực, dữ liệu để so sánh thường có hàng ngàn, hàng vạn mục. Trường hợp A: Cả hai cột đều trong một trang tính, cùng một bảng dữ liệu: Cột A và cột B. Trường hợp B: Hai cột được đặt trên hai trang tính khác nhau: cột A trong Sheet2 và cột A trong Sheet3. So sánh hai cột để tìm giá trị trùng bằng công thức:Trường hợp 1: cả hai cột cùng một danh sách
Trong công thức, A1 là ô đầu tiên của cột đầu tiên mà chúng ta muốn sử dụng để so sánh. $B$1 và $B$10000 là địa chỉ của ô đầu tiên và cuối cùng của cột thứ hai mà bạn muốn so sánh. Hãy chú ý cố định tham chiếu ô – ký hiệu đô la ($) trước các ký tự cột và số hàng. Tôi sử dụng tham chiếu tuyệt đối nhằm giữ nguyên địa chỉ ô khi sao chép công thức. Nếu bạn muốn tìm các giá trị trùng trong cột B, hoán đổi tên cột như sau: =IF(ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0)),”Unique”,”Duplicate”) Thay vì “Unique”/”Duplicate” (duy nhất/trùng lắp), bạn cũng có thể tự đặt nhãn cho mình như “Not found”/”Found” (Tìm thấy/Không tìm thấy) hoặc “Duplicate” và gõ “” thay vì “Unique”. Trong cách thứ hai, bạn sẽ có một ô trống kế bên ô mà giá trị trùng lắp không được tìm thấy.
Nhấn giữ chuột trái, kéo đường viền ô xuống để chọn tất cả các ô mà bạn muốn sao chép công thức vào. Khi tất cả các ô đã được chọn, thả chuột trái: Chú ý. Trong bảng lớn, có một cách nhanh hơn để sao chép công thức là sử dụng phím tắt. Nhấp vào ô C1 để chọn nó và nhấn Ctrl + C (để sao chép công thức vào clipboard), sau đó nhấn Ctrl + Shift + End (để chọn tất cả những ô chứa dữ liệu trong cột C), cuối cùng, nhấn Ctrl + V (để dán công thức vào tất cả ô tính đã chọn).
Trường hợp B: hai cột nằm trên hai trang tính (bảng tính) khác nhau.
Sheet3! là tên trang tính có chứa cột thứ 2, $A$1:$A$10000 là địa chỉ của ô tính đầu tiên và ô tính cuối cùng trong cột thứ 2.
Xử lý các giá trị trùng lắp được tìm thấy:Chúng ta đã tìm thấy những giá trị trong cột thứ nhất (cột A) cũng trùng với cột thứ hai (cột B). Bây giờ chúng ta cần làm vài thứ với chúng. Thật không hiệu quả và tốn thời gian khi tìm kiếm trên toàn bộ bảng và xem xét từng giá trị trùng lắp một cách thủ công. Có nhiều cách thực hiện ưu việt hơn. Chỉ hiển thị hàng bị trùng trong cột A:Nếu cột của bạn không có tiêu đề, bạn cần thêm vào cho chúng. Để thực hiện điều này, đặt con trỏ chuột vào con số thứ tự đầu hàng (số 1), con chuột sẽ biển đổi thành mũi tên màu đen như trong hình dưới đây: Nhấp phải vào hàng được chọn và chọn Insert từ danh sách tùy chọn: Đặt tên cho cột, ví dụ “Name”, “Duplicate?”… Sau đó mở thẻ Data và nhấp chọn Filter: Sau khi nhấp chuột vào mũi tên nhỏ màu xám kế bên “Duplicate?” để mở danh sách tùy chọn, bỏ chọn tất cả các mục ngoại trừ Duplicate trong danh sách đó, nhấn OK: Như vậy, bạn chỉ thấy những ô tính trong cột A có chứa giá trị trùng lắp với cột B. Có 3 ô tính như vậy trong trang tính ví dụ. Để hiển thị tất cả các hàng trong cột A lần nữa, nhấp vào biểu tượng filter trong cột B và chọn Select All. Hoặc, bạn có thể vào thẻ Data > Select & Filter > Clear như trong hình dưới đây: Tô màu hoặc highlight những giá trị trùng tìm thấy:Ngoài gắn nhãn “Duplicate”, bạn cũng có thể đánh dấu các giá trị trùng bằng một cách khác như định dạng màu chữ hoặc bôi màu nó. Lọc các giá trị trùng lặp như giải thích ở trên, chọn các ô tính đã lọc và nhấn Ctrl + F1 để mở hộp thoại Format Cells. Ví dụ: hãy thay đổi màu nền của các hàng bị trùng sang màu vàng tươi. Tất nhiên, bạn có thể thay đổi màu nền của các ô này bằng cách sử dụng tùy chọn Fill color trên thẻ Home, nhưng ưu thế của hộp thoại Format Cells là nó cho phép bạn thực hiện tất cả các thay đổi định dạng cùng lúc. Bây giờ, bạn sẽ không bỏ sót bất kỳ ô chứa giá trị trùng nào. Loại bỏ giá trị trùng lặp từ cột đầu tiên:Lọc bảng dữ liệu để hiển thị các giá trị trùng lặp, chọn tất cả những ô đó. Nếu hai cột được so sánh nằm trên hai trang tính khác nhau, cụ thể là trong hai bảng dữ liệu riêng biệt, nhấp phải vào vùng dữ liệu được chọn và chọn Delete Row từ danh sách tùy chọn. Khi Excel yêu cầu bạn xác nhận bạn có thật sự muốn xóa toàn bộ hàng này không, nhấn OK và bỏ bộ lọc. Như vậy, chỉ những hàng chứa các giá trị duy nhất được hiển thị: Xem thêm: Tổng hợp các phương pháp loại bỏ dữ liệu lặp Nếu hai cột nằm trên cùng một trang tính, hai cột liền kề hoặc không liền kề, việc xóa những giá trị trùng lắp sẽ phức tạp hơn. Chúng ta không thể xóa toàn bộ hàng chứa chúng bởi vì như vậy sẽ xóa những ô tương ứng trong cột 2. Vì vậy, để hiển thị những giá trị duy nhất trong cột A, thực hiện theo các bước sau:
Những kiến thức bạn đang xem thuộc khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao của Học Excel Online. Khóa học này cung cấp cho bạn kiến thức một cách đầy đủ và có hệ thống về các hàm, các công cụ trong excel, ứng dụng excel trong công việc… Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký tham gia khóa học này. Hãy tham gia ngay tại địa chỉ: Học Excel Online |
