Nghe đến khái niệm Packing list chắc hẳn nhiều người không biết. Nhưng đối với những người trong lĩnh vực vận tải, kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu thì Packing list không quá xa lạ. Bởi Packing list là một phần bắt buộc trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn chi tiết hơn về khái niệm, phân loại và vai trò của Packing list trong quá trình xuất nhập khẩu để nhiều người hiểu rõ hơn.
Packing list là gì? Packing list có công dụng gì trong xuất nhập khẩu?
Packing list là gì?
Packing list : còn lại là phiếu đóng gói chúng ta có thể hiểu đây là phiếu kê khai hàng hóa hoặc bảng kê hàng hóa trong quá trình mua bán. Đây là thành phần không thể thiếu trong bộ chứng từ của xuất nhập khẩu hàng hóa. Dùng để mô tả cụ thể các nội dung của lô hàng. Còn hiểu một cách nôm na thì có nghĩa chi tiết hoặc danh sách đóng gói, phiếu đóng gói.
Packing list là gì trong xuất nhập khẩu?
Trong quá trình xuất nhập khẩu, bạn cần kê khai chính xác hàng hóa và thông tin về các loại hàng hóa cần xuất nhập khẩu. Bởi chẳng có ai có thể nhớ hết được các danh sách dài đằng đẵng. Do đó bạn cần phải có một phiếu đóng gói hàng hóa Packing list để lên danh sách hàng hóa xuất nhập khẩu để đảm bảo đúng quy định và yêu cầu. Một Packing list[p/l] trong xuất nhập khẩu là loại giấy tờ cần được lưu giữ, có hiệu lực pháp lý khi có những sự kiện xảy ra.
Việc kê khai trong danh sách đóng gói hàng hóa xuất nhập khẩu còn thể hiện nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước.
Phân loại packing list
Packing list được chia thành 3 loại như sau:
- Loại 1: Phiếu đóng gói chi tiết có tên Tiếng Anh là Detailed Packing list. Phiếu này cần phải đầy đủ thông tin và nội dung chi tiết sản phẩm cũng như các loại hàng, trọng lượng và nhãn mác xuất khẩu hàng.
- Loại 2: Phiếu đóng gói trung lập, tên Tiếng Anh là Neutrai Packing list. Với loại phiếu này thì nội dung bên trong sẽ không đề cập tên người bán hàng trong quá trình xuất nhập khẩu.
- Loại 3: Phiếu đóng gói kiểm bảng kê trọng lượng, có tên Tiếng Anh là Packing and Weight list.
Chức năng của Packing list
Packing list có vai trò rất quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Nó chỉ ra cách thức đóng gói hàng hóa và chỉ cần nhìn vào đấy thôi là bạn sẽ biết được lô hàng của bạn đóng gói như thế nào? Cụ thể như sau:
- Thông qua danh sách đóng gói hàng hóa bạn sẽ biết được khối lượng tịnh cũng như trọng lượng của loại hàng hóa khi đóng gói.
- Dựa vào những thông tin trên phiếu đóng gói hàng hóa mà bạn có thể nắm được sản phẩm bạn xuất nhập khẩu thuộc loại hàng hóa nào, số lượng xuất nhập như thế nào? Quy cách đóng gói hàng hóa ra sao?
- Thông qua các thông tin đã được cung cấp trong phiếu đóng gói mà những người quản lý kho và nhân viên cảng có thể biết cách tính toán để sắp xếp hàng hóa phù hợp, Ngoài ra, dựa vào thông tin đơn hàng mà họ có thể sắp xếp phương tiện vận chuyển và vận đơn hàng hóa. Từ đó nhân viên cảng có thể biết được loại hàng hóa vận chuyển và chọn các công cụ hoặc phương tiện bốc dỡ phù hợp. Đồng thời dựa vào thông tin trên để biết được hàng có nằm trong danh mục kiểm hóa hay không?
- Tổng số pallet, kiện hàng lớn, kiện hàng nhỏ
- Lô hàng được dỡ bằng tay hay máy chuyên dụng
- Thời gian dỡ hàng dự kiến hết bao nhiêu thời gian?
- Hàng hóa phải được yêu cầu tìm kiếm nhanh, biết chính xác hàng nằm ở thùng nào, kiện nào để khi gặp trường hợp hàng lỗi dễ dàng cho việc đổi trả.
Lưu ý: Những trường hợp không quen đọc các loại chứng từ, nên chú ý để phân biệt giữa hai loại phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại. Hóa đơn thương mại là loại giấy tờ có chức năng thanh toán, thể hiện hàng hóa có số lượng tiền bao nhiêu. Còn phiếu đóng gói thể hiện được lô hàng đóng thế nào, bao nhiêu kiện hàng, số lượng, trọng lượng và thể tích bao nhiêu?
Nội dung chính trong packing list [phiếu đóng gói]
Với mỗi loại phiếu đóng gói Packing list khác nhau thì sẽ có các nội dung khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng đóng gói. Có rất nhiều mẫu Packing list đã được soạn thảo sẵn, người sử dụng sẽ tham khảo và bổ sung thêm các nội dung cho phù hợp với mục đích và nhu cầu sử dụng của mình. Tuy nhiên, nội dung chính của Packing list gồm những nội dung cơ bản sau:
- Tiêu đề đầu tiên gồm logo, tên công ty, số đơn hàng, ngày thành lập hóa đơn
- Thông tin, địa chỉ của người mua và người bán.
- Tên cảng xếp hàng, dỡ hàng.
- Tên loại tàu và số chuyến tàu
- Các thông tin về hàng hóa như: số lượng, khối lượng, kiện hàng, thể tích hàng…
- Những ghi chú thêm
- Xác nhận của bên bán hàng
Mẫu packing list chuẩn
Thực tế trên thị trường hiện nay có nhiều mẫu Packing list chuẩn được sử dụng phổ biến sử dụng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa cho doanh nghiệp.
Có ba mẫu phiếu đóng gói được sử dụng chủ yếu trong quá trình xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp, cụ thể đó là:
Packing list mẫu
Packing list sample
Mẫu container packing list của hãng tàu
Xem ngay: Mẫu container packing list của tất cả hãng tàu lớn
Tại sao phiếu đóng gói Packing List lại quan trọng như vậy?
Sở dĩ Packing list quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp. Khi bạn không có một danh sách đóng gói hàng hóa thì sẽ tiềm ẩn những nguy cơ bên trong. Nếu không có danh sách Packing list thì sẽ không biết được loại hàng xuất nhập thuộc hàng gì? Dẫn đến không biết cách bảo quản như thế nào? Không biết địa chỉ giao nhận hàng nằm ở đâu? Nếu lô hàng thuộc hàng kiểm hóa mà lại không có thông tin thì chắc chắn sẽ bị các cơ quan hải quan gây khó khăn, giữ hàng và phạt tiền,… Và còn rất nhiều hậu quả khó lường phía sau mà bạn chưa biết. Vì vậy bạn cần chuẩn bị danh sách đóng gói hàng dán bên ngoài cửa container và bao gói cẩn thận nhé.
Trên đây là toàn bộ những kiến thức về Packing list mà chúng tôi muốn chia sẻ tới các bạn. Hy vọng những kiến thức mà chúng tôi đã chia sẻ sẽ giúp ích cho các bạn. Nếu bạn nào còn chưa hiểu rõ về cách làm phiếu đóng gói hàng hóa hoặc muốn tư vấn thì có thể liên hệ với dịch vụ Thịnh Logistics để được hỗ trợ nhé.
- Xem thêm : Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biểnđầy đủ nhất
Đây là phiếu đóng gói hàng hóa, một thành phần quan trọng không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Trên Packing List cho biết: người bán đã bán những gì cho người mua. Qua đó, người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại với hóa đơn đã đặt xem có trùng khớp hay không.
Cùng với Invoice thì packing list là 2 giấy tờ quan trọng cần phải có trong quá trình xuất nhập khẩu.
Các nội dung chính trong Packing List
Một Packing List đầy đủ gồm những nội dung:
◾ Tiêu đề trên cùng : Logo, tên, địa chỉ, Tel, Fax của doanh nghiệp
◾ Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, Tel, Fax
◾ Số và ngày Packing List
◾ Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, Tel, Fax của doanh nghiệp mua hàng
◾ Số lượng container và số container
◾ Ref no: Số tham chiếu [ Có thể là số đơn hàng, thông báo khi hàng đến,...]
◾ Port of Loading : cảng bốc hàng
◾ Port of Destination: Cảng đến, cảng dở hàng
◾ Vessel Name: tên tàu, số chuyến tàu
◾ ETD : Ngày dự kiến tàu chạy
◾ Product : Mô tả hàng hóa như tên hàng, ký hiệu mã, thể tích, số kiện,...
◾ Packing: số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới
◾ NWT [ Net weight] : Trọng lượng thực của hàng hóa
◾ GWT [ Gross weight] : Trọng lượng tổng gồm cả trọng lượng của dây buộc, thùng, hộp đựng,...
◾ Xác nhận của bên bán hàng: Ký tên, đóng dấu
◾ Ngoài ra, phiếu đóng gói đôi khi còn phải ghi rõ tên người đóng gói, người kiểm tra kỹ thuật.
Trên đây là các nội dung đầy đủ của một phiếu đóng gói Packing List. Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp lại làm phiếu đóng gói chỉ cần một vài nội dung chính. Dù dùng mẫu nào thì cũng cần có : số và ngày lập; thông tin của Seller và Buyer; thông tin hàng: tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng; quy cách đóng gói và kích thước kiện hàng.
Tác dụng của Packing List
Cùng với câu hỏi Packing list là gì? thì người ta cũng quan tâm đến câu hỏi về tác dụng, chức năng của Packing List.
Ở ngay tên gọi của Packing List chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Nhìn vào phiếu, bạn sẽ biết được lô hàng được đóng gói như thế nào. Bạn sẽ tính được:
◾ Trong container đó có bao nhiêu hàng? Trọng lương bao nhiêu?
◾ Số kiện hàng, số pallet thế nào? Có tất cả bao nhiêu hàng hay kiện nhỏ được đóng trong thùng, hộp lớn?
◾ Cần dở hàng bằng tay [ công nhân bốc trực tiếp, cần nhiều người bốc] hay cần dở hàng bằng thiết bị chuyên dùng như cẩu, xe nâng [ cần ít người hơn]?
◾ Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào cho phù hợp? Ví dụ như dùng lạo xe mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu?
◾ Thời gian dự kiến dỡ hàng là bao lâu? Từ đó tính được số lượng hàng có thể dỡ trong 1 ngày.
◾ Dễ dàng tim được sản phẩn đó đang nằm trong kiện nào, bao nào, pallet nào?. Nếu sản phẩm bị lỗi, chúng ta có thể khiếu nại nhà sản xuất. Với những thông tin ở trên, nhà sản xuất có thể truy lại được ca sản xuất, số máy, người phụ trách và tìm ra lỗi cho kiện hàng của chúng ta.
Các loại Packing List
Trên thế giới hiện nay đang dùng 3 mẫu packing list. Chúng ta có thể phân biệt dễ dàng 3 mẫu dựa trên tiêu đề mỗi phiếu.
Cụ thể:
Detailed Packing List
Đây là phiếu đóng gói chi tiết. Mẫu này có nội dung rất chi tiết cho lô hàng. Đây là mẫu Packing List được người mua và người bán trực tiếp dùng loại này. Detailed Packing List dùng để kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế khi dỡ hàng và nhập vào kho.
Neutrai Packing List
Neutrai packing list là phiếu đóng gói trung lập. Trên loại này không thể hiện tên người bán.
Packing and Weight list
Packing and Weight list là phiếu đóng gói kèm theo bảng kê trọng lượng.
Mẫu Packing List chuẩn
Như vậy sau khi đã hiểu được bản chất packing list là gì và biết được các mẫu Packing List chuẩn được dùng nhiều nhất. Bạn có thể tham khảo chi tiết về 3 mẫu packing list tại đây:
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Để có thể xuất hay nhâp một lô hàng, bạn cần phải có bộ chứng từ xuất nhập khẩu. bộ chứng từ xuất nhập khẩu có một số cái khác so với bộ hồ sơ hải quan. Hồ sơ hải quan gồm: tờ khai hải quan, hợp đồng, invoice,...
Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?
Chứng từ bắt buộc
✔ Hợp đồng thương mại [ Contract]
Đây là chứng từ đầu tiên giữa bên mua và bên bán. Là văn bản thỏa thuận của 2 bên. Đây là chứng từ quan trọng nhất để dẫn đến những ký kết đằng sau.
✔ Hóa đơn thương mại [ Invoice]
Là hóa đơn quan trọng trong việc giao nhận hàng hóa và thanh toán. Có đầy đủ nội dung: tổng số tiền, phương thức thanh toán. Khi phải làm thủ tục hải quan, người kê khai sẽ dựa vào Invoice để khai giá trị hàng hóa.
✔ Phiếu đóng gói hàng hóa [Packing List]
Phiếu đóng gói phải đặt trong bao bì hoặc túi để người mua dễ dàng tìm thấy nhất.
✔ Vận đơn [Bill of Lading]
Vận đơn là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển. máy bay,...
✔ Tờ khai hải quan [Customs Declaration]
Đây là chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Nếu đủ điều kiện thì lô hàng của bạn mới được xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.
Song song cùng câu hỏi packing list là gì thì bộ chứng từ xuất nhập khẩu cũng luôn là đề tài được nhiều người quan tâm đặc biệt.
Các loại chứng từ thường có
✔ Tín dụng thư [L/C]
Là thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả tiền đúng hạn cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định.
✔ Chứng từ bảo hiểm [Insurance Certificate]
Gồm: đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Việc mua bảo hiểm được người mua hoặc người bán đảm nhiệm.
✔ Giấy chứng nhận xuất xứ [C/O]
Là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
✔ Chứng thư kiểm dịch [Phytosanitary Certificate]
Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch. Điều này sẽ giúp ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia.
Một số chứng từ khác
✔ Chứng nhận kiểm định [CA - Certificate of analysis ]
✔ Chứng nhận kiểm định chất lượng [CQ - Certificate of Quality]
✔ Chứng nhận vệ sinh [Sanitary Certificate]
Thủ tục xuất nhập khẩu
Chắc hẳn chưa nhiều người biết quy trình làm thủ tục xuất nhập khẩu của hải quan. Đây là thủ tục bắt buộc và cần thiết để hàng hóa được thông quan qua biên giới của một quốc gia.
1. Chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu mình đã kể phía trên. Những giấy tờ bắt buộc nêu trên là cần phải có để thông quan.
2. Cài đặt phần mềm khai báo hải quan của VNACCS
Trước đây tờ khai báo hải quan được viết tay theo mẫu in sẵn. Nhưng hiện nay, bạn có thể khai báo hải quan bằng phần mềm điện tử.
3. Lấy kết quả phân luồng
Khi có kết quả phân luồng từ hệ thống, bạn sẽ phải làm các bước dưới đây:
Luồng xanh
Nếu nhận được kết quả là luồng xanh, người khai phải xuống hải quan để kiểm tra thuế đã nổi trong tài khoản của kho bạc hay chưa. Khi đó, bạn có thể xuống cảng lấy hàng.
Luồng vàng
Nếu kết quả là luồng vàng, bạn phải xuất trình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại. Ngoài ra, có thể phải nộp thêm chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng,...
Luồng đỏ
Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, người khai vừa bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ ở kết quả sẽ gây tốn chi phí, thời gian và công sức của 2 bên.
4. Nộp thuế
Người khai nộp thuế phải đóng thuế, đợi có thuế nổi trong hệ thống kho bác của hải quan thì mới được thông quan cho lô hàng của mình.
5. Thông quan hàng hóa
Đây là bước cuối cùng hoàn tất thủ tục hải quan cho mọi lô hàng xuất nhập khẩu.
Hồ sơ hải quan thật sự có phần rắc rối, đặc biệt với người chưa có kinh nghiệm. PCS là công ty chuyển phát nhanh quốc tế có đầy đủ năng lực và chuyên môn để giúp doanh nghiệp bạn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Trên đây là toàn bộ thông tin quan trọng giúp bạn trả lời cho câu hỏi packing list là gì cùng một số vấn đề thiết yếu về bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hỗ trợ quá trình vận chuyển hàng hóa được thuận tiện, nhanh chóng.
Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu chuyển phát nhanh ra nước ngoài, ship hàng, nhập hàng về Việt Nam, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với PCS qua:
☎Hotline 1900-545428, [024] 3783 4919
🏡Văn phòng Hà Nội
Tầng 6, Nhà 25T1, Khu đô thị Đông Nam,Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội.
🏡Văn phòng TP HCM
Số 11B Đường Tiền Giang, Phường 2, Quận Tân Bình. Thành phố Hồ Chí Minh.
PCS - MÃI MÃI SỰ TẬN TÂM