Mẫu bảng dự trù kinh phí google sheets

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Na Dang (you can also view the original English article)

Là những người làm việc tự do hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ, chúng ta có một danh sách dường như không giới hạn những việc cần phải hoàn thành mọi lúc. Chúng ta đã phải cảnh giác với các phím tắt hoặc những cách để giữ cho doanh nghiệp của chúng ta hoạt động gọn gàng và giải phóng chúng ta để dành thời gian làm những gì chúng ta làm tốt nhất, bất cứ điều gì có thể.

Bảng tính (Spreadsheets) có một vị trí trong quy trình làm việc của hầu hết mọi người. Có thể bạn cần tạo một ngân sách doanh nghiệp, nhưng không biết cách cấu trúc nó. Hoặc, có thể bạn chỉ cần một nơi để thực hiện các phép tính đơn giản. Dù bằng cách nào, một bảng tính có thể là công cụ phù hợp cho nhiều công việc.

Ảnh chụp màn hình ngân sách hàng tháng này có thể không có đường lưới giữa mỗi ô, nhưng đó là một ví dụ tuyệt vời về cách một bảng tính đơn giản giúp bạn dễ dàng theo dõi và hiểu tài chính của mình.

Mẫu Google Sheets được xây dựng trước có thể giúp bạn hiểu tất cả các đầu vào quan trọng cho ngân sách hoạt động. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chia sẻ 20 mẫu Google Sheets yêu thích của tôi mà bạn có thể sử dụng làm khởi đầu.

Dành cho người dùng bảng tính sơ cấp

Hàng ngày, tôi sử dụng bảng tính để giúp công ty tôi làm việc đưa ra quyết định về việc ra mắt sản phẩm mới, dự án xây dựng mới tiềm năng và nghiên cứu giá cả. Tất cả các phân tích và đánh giá được thực hiện ngay bên trong bảng tính.

Nhưng đó không phải là nơi duy nhất tôi sử dụng bảng tính. Tôi cũng sử dụng chúng để lập ngân sách hàng tháng, lập kế hoạch nội dung cho Tuts + và các trang web khác và gửi hóa đơn cho khách hàng về các dịch vụ của tôi. Tất cả những điều này có thể được thực hiện trong Google Sheets, một ứng dụng bảng tính mà bạn có thể sử dụng trong trình duyệt web của mình.

Tại sao bảng tính rất hữu ích cho nhiều mục đích? Dưới đây là một số lý do chính mà tôi nghĩ bảng tính là một công cụ độc đáo:

• Bảng tính được cấu trúc. Chúng được chỉ huy bởi các hàng và cột giúp dễ dàng thu thập dữ liệu theo cách dễ hiểu.
• Bảng tính có thể mở rộng. Thêm nhiều hàng vào tập dữ liệu của bạn và nhiều trang tính hơn vào sổ làm việc khi có nhu cầu mở rộng.
• Bảng tính rất linh hoạt. Chúng có thể được sử dụng cho mọi thứ từ một công cụ để theo dõi tập luyện để lên kế hoạch cho đám cưới, như bạn sẽ thấy trong hướng dẫn này.

Vấn đề là bảng tính có một vị trí trong cuộc sống kỹ thuật số của hầu hết mọi người. Và trong phần này, tôi sẽ cung cấp cho bạn 20 mẫu Google Sheets mà mỗi mẫu có một mục đích khác nhau.

1. Mẫu Google Sheets tích hợp

Trong phần đầu tiên của vòng này, chúng tôi sẽ tập trung vào các mẫu Google Sheets tích hợp mà Google cung cấp để sử dụng với Sheets. Mỗi mẫu trong số này là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho các loại dự án khác nhau.

Template Gallery của Google có các mẫu cho nhiều mục đích khác nhau mà bạn có thể sử dụng làm điểm khởi đầu.

Cách dễ nhất để tìm các mẫu này là chuyển đến trang chủ Sheets và nhấp vào Template Gallery. Bạn sẽ thấy hình thu nhỏ cho từng thiết kế mẫu Google Drive này.

Chỉ cần nhấp vào một trong các mẫu khởi động này để bắt đầu làm việc với thiết kế đó. Trang tính sẽ tự động tạo một bản sao của mẫu và đặt nó vào Google Drive của bạn để tùy chỉnh và chỉnh sửa theo nhu cầu của riêng bạn. Chúng ta hãy xem mười mẫu Google Sheets tích hợp yêu thích của tôi:

1. Hóa đơn

Đối với người làm tự do hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ, hóa đơn là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong quy trình kinh doanh. Nó phục vụ như một thông báo chính thức cho khách hàng rằng khoản thanh toán đó đang được mong đợi.

Ghi chi tiết quan trọng vào mẫu hóa đơn của bạn như thông tin liên hệ và số lượng chi tiết đơn hàng cho dịch vụ bạn đã thực hiện.

Ví dụ, ngay cả khi bạn sử dụng dịch vụ thanh toán như PayPal để nhận thanh toán, thì sẽ hữu ích để tạo một mẫu hóa đơn chính thức mà bạn sẽ đính kèm dưới dạng PDF.

2. Kế hoạch cưới

Ngày trọng đại của bạn có thể là tất cả về tình yêu và hạnh phúc, nhưng thời gian trôi qua dẫn đến đầy những quyết định và kế hoạch cần phải hoàn thành.

Bảng kế hoạch đám cưới này có một danh sách đầy đủ các mục cần lên kế hoạch và các trang hỗ trợ cho từng phần riêng lẻ.

Hãy nhớ rằng một trong những tính năng tốt nhất của Sheets là bạn có thể mời người khác cộng tác với bạn trong thời gian thực. Đặt mẫu của Google làm cơ sở trung tâm để lên kế hoạch cho ngày sắp tới.

3. Bảng công tác của nhân viên

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể cần theo dõi số giờ mà nhóm của bạn làm việc. Quản lý nhân viên bán thời gian thường có nghĩa là sắp xếp lịch trình của họ và làm việc theo các cam kết khác của họ.

Ghi nhật ký các ca làm việc của các nhân viên, cũng như các nhân viên mà bạn mong đợi sẽ chi trả cho họ mỗi tuần.

Hãy tưởng tượng sử dụng bảng tính này như một tập tin trung tâm mà mọi người đều có thể sử dụng. Những người quản lý có thể có quyền truy cập để chỉnh sửa và thay đổi bảng tính đó, trong khi nhân viên có thể xem lịch trình để tìm giờ của họ.

4. Theo dõi dự án

Cho dù đó là một dự án cá nhân hay một cái gì đó quan trọng trong công việc hàng ngày của bạn, đôi khi sẽ cần một công cụ lập kế hoạch để mang mọi thứ lại với nhau.

Sử dụng mẫu bảng tính Google như mẫu này để lên kế hoạch cho các phần riêng lẻ của kế hoạch dự án.

Mẫu bảng tính theo dõi dự án này là sự lựa chọn hoàn hảo cho điều đó. Bạn có thể xác định các dự án, đặt ngày đáo hạn và thậm chí chỉ định người dùng khác của bảng tính cho tác vụ đó. Hãy nhớ rằng: Sheets là tất cả về sự hợp tác, vì vậy đừng ngần ngại đưa nhóm của bạn vào bảng tính này.

5. Tham dự

Bạn có thể là một giáo viên hoặc chỉ tham dự một sự kiện. Trong trường hợp đó, hãy thử dự án này để theo dõi những người tham dự dịp đó.

Tập tin này giúp dễ dàng ghi lại sự tham dự của các sinh viên và tự động đánh dấu hồ sơ của họ.

6. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án tuyệt vời khác giúp nhắc nhở bạn những gì nên được thực hiện tại một thời điểm nhất định.

Định dạng Biểu đồ Gantt mang lại sự trực quan hóa về thời gian để lập kế hoạch dự án.

Nắm bắt nhiệm vụ và ngày đáo hạn và công cụ này có thể giúp bạn lên kế hoạch những gì cần hoàn thành tại một thời điểm nhất định. Định dạng này thực sự hữu ích khi bạn có các dự án với các bước được kết nối với nhau, khi bạn cần hoàn thành một cái gì đó trước khi tiếp tục.

7. Báo cáo chi phí

Nhiều công ty yêu cầu báo cáo chi phí phải được nộp để hoàn trả. Nếu bạn đã đi du lịch hoặc thậm chí đưa khách hàng đi ăn trưa, bạn có thể cần gửi báo cáo chi phí để bạn được hoàn trả cho dịp này.

Một báo cáo chi phí là rất quan trọng để ghi lại các mục mà bạn yêu cầu hoàn trả.

Mẫu Google Sheets này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian tạo ra thứ gì đó từ đầu và giúp bạn đảm bảo rằng bạn đã có tài liệu mà bạn cần để được hoàn trả cho các chi phí của mình.

8. Ưu và nhược điểm

Tôi sẽ thừa nhận điều đó: Tôi là một người ra quyết định tồi tệ. Có quá nhiều cách để xem xét hầu hết các tình huống để đi đến một câu trả lời rõ ràng trên con đường phía trước tốt nhất.

Liệt kê những ưu và nhược điểm và tầm quan trọng (trọng lượng) của mỗi loại, và mẫu này sẽ giúp bạn đi đến quyết định.

Tuy nhiên, những gì bạn có thể làm là liệt kê những ưu và nhược điểm cho quyết định đó. Chính hành động liệt kê ra những điều đó có thể giúp bạn quyết định con đường tốt nhất phía trước cho một tình huống trong tầm tay.

9. Lịch 2018

Cần một lịch nhanh chóng để in và đặt trên bàn của bạn? Bạn thực sự có thể tạo nó ngay bên trong các Sheets với mẫu bảng tính Google tích hợp này.

Tab đầu tiên của mẫu này là chế độ xem cả năm, với các trang tính khác cung cấp chế độ xem chi tiết theo tháng.

Mẫu này có chế độ xem cả năm dễ dàng mà bạn có thể làm cho vừa vặn nó trên một trang. Thậm chí tốt hơn: có các tab riêng lẻ trong sổ làm việc này cho các ngày riêng lẻ trong mỗi tháng.

10. Đội hình

Cho dù đó là cho đội bóng đá giải trí của bạn hoặc đội bóng mềm giải đấu công việc của bạn, bạn có thể cần phải đưa ra một danh sách các thành viên của đội. Mẫu Google Sheets này giúp bạn dễ dàng đăng nhập tên và các chi tiết liên hệ.

Sử dụng mẫu Google Sheets này để lấy tất cả các chi tiết quan trọng cho các thành viên trong nhóm của bạn để dễ dàng liên lạc với họ để tập luyện và chơi.

Một lần nữa: đây là thời điểm tuyệt vời để mời mọi người vào bảng tính đó và để họ thêm chi tiết của riêng họ vào danh sách.

2. Từ khắp nơi trên web

Google không phải là nhà cung cấp duy nhất các mẫu bảng tính Google có giao diện tuyệt vời. Bạn có thể sử dụng lựa chọn này để khám phá những cách khác mà bạn có thể sử dụng bảng tính.

Khi bạn mở các mẫu bảng tính này, bạn sẽ cần tạo một bản sao và lưu chúng vào Google Drive của riêng bạn trước khi bạn bắt đầu chỉnh sửa và thay đổi.

Với một mẫu mở, vào File > Make a Copy để tạo bản sao và lưu nó vào Ổ đĩa của riêng bạn. Điều này tạo ra một phiên bản riêng biệt từ mẫu mà bạn đã bắt đầu và cho phép bạn tùy chỉnh nó theo cách bạn muốn.

Khi bạn mở các mẫu từ các nguồn khác, hãy chọn File > Make a Copy để sao chép tập tin vào tài khoản Google Drive của riêng bạn.

Hãy xem các mẫu Google Drive khác mà bạn có thể sử dụng để thêm năng suất nghiêm trọng.

11. Mẫu bảng cân đối kế toán - Smartsheet

Trong thế giới kế toán, bảng cân đối kế toán giúp công ty liệt kê những gì họ sở hữu (tài sản) và những gì họ nợ (nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.) Đây là một trong những bảng tính quan trọng nhất mà công ty chuẩn bị trong hồ sơ tài chính, vì nó là một chỉ số hữu ích về sức khỏe của công ty.

Bảng cân đối kế toán liệt kê những gì một công ty sở hữu (trái) và nợ (phải) và là một chỉ số quan trọng về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Đây sẽ là mẫu Google Sheets hoàn hảo cho tôi trong các lớp học kế toán của tôi ở trường đại học! Ngay cả khi bạn không sử dụng nó cho một doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng nó cho tài chính cá nhân bằng cách liệt kê các tài sản và nợ phải trả của riêng bạn.

12. Mẫu bảng tính hàng tồn kho - Smartsheet

Đối phó với việc bán các mặt hàng vật lý có những thách thức riêng của nó. Quan trọng nhất, bạn cần biết hàng tồn kho của bạn được đặt ở đâu tại bất kỳ thời điểm nào để bạn có thể đếm nó hoặc bán cho khách hàng.

Một bảng tính theo dõi hàng tồn kho đơn giản là bắt buộc cho bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa vật lý.

Cũng xem xét việc nối cái này với các bảng tính khác để khi bạn ghi lại doanh số, bạn sẽ tự động điều chỉnh số lượng hàng tồn kho trên mẫu bảng tính Google này.

13. Tập luyện giảm cân

Tìm kiếm để có cơ thể cân đối? Nó thực sự giúp theo dõi các buổi biểu diễn tập luyện của bạn.

Ghi lại hiệu suất tập luyện của bạn và ghi chú về cách bạn thực hiện bằng mẫu Google Sheets dễ dàng này.

Bảng tính này dễ dàng tùy chỉnh với các chi tiết tập luyện của riêng bạn.

14. Báo cáo phương tiện truyền thông xã hội - Buffer

Chạy các tài khoản truyền thông xã hội cho doanh nghiệp của bạn sẽ hơi nhức đầu. Thật khó để đoán những gì sẽ mang lại kết quả và những gì nó cần để duy trì một sau trên nhiều nền tảng.

Hình ảnh giống như những gì mà Bảng tính này tạo ra giúp bạn dễ dàng theo dõi hiệu suất tài khoản truyền thông xã hội của mình hơn nhiều.

Bạn không thể quản lý những gì bạn không đo lường và bảng tính này từ Buffer là một cách tuyệt vời để theo dõi hiệu suất phương tiện truyền thông xã hội của bạn. Xem chi tiết và bạn sẽ thấy dễ dàng hình dung những gì mang lại hiệu quả tốt nhất cho tài khoản của mình.

15. Bản đồ nhiệt của Google Analytics - Seer

Google Analytics là một trong những công cụ mạnh nhất để theo dõi cách người dùng sử dụng trang web của bạn. Nhưng đôi khi, có quá nhiều dữ liệu đến nỗi thật khó để tìm thấy những hiểu biết quan trọng. Đó là nơi mà một bản đồ nhiệt cô đọng như Seer rất hữu ích.

Mẫu Google Analytics của Seer Interactive giúp bạn tìm thấy ý nghĩa trong dữ liệu với các ô dễ đọc.

Mẫu Google Drive này cực kỳ mạnh mẽ, nhưng cần một số cấu hình trước khi bạn có thể gặt hái những phần thưởng. Tôi đã đặt liên kết ở trên để đi đến hướng dẫn của Seer về cách sử dụng bảng điều khiển này.

16. Máy tính giảm nợ - Vertex42

Tìm cách để trả hết nợ của bạn? Bảng tính sẽ tính giúp bạn và giúp bạn bỏ qua việc sử dụng các công cụ trả phí cho cùng mục đích này. Nó sẽ tự động giúp bạn xác định khoản vay nào sẽ trả hết trước và ước tính thời gian sẽ trả.

Nhập vào các khoản vay và khoản phải trả của riêng bạn cùng với các chi tiết, sau đó chọn một phương pháp để tìm ra khoản vay nào cần trả trước.

Một điều mà tôi thích về mẫu Google Sheets này là bạn có thể thay đổi phương thức thanh toán; bạn có thể sử dụng phương pháp Snowball trước tiên bạn trả hết khoản nợ nhỏ nhất tuyệt đối hoặc chọn một phương pháp như Avalanche để trả các khoản vay lãi suất cao hơn trước.

17. Bảng điều khiển thương mại điện tử - Visible.vc

Nếu bạn điều hành một hoạt động Thương mại điện tử, bạn có thể trở nên quá bận rộn với các hoạt động hàng ngày mà bạn có thể bỏ lỡ cách công ty của bạn đang có xu hướng.

Bảng điều khiển thương mại điện tử có thể giúp bạn tập trung vào các số liệu chính như doanh số, chi phí và lợi nhuận để bạn không bỏ lỡ bức tranh lớn về hiệu suất.

Đó là lý do tại sao một bảng điều khiển giữ các số liệu thống kê quan trọng trước mặt bạn rất hữu ích. Điều này giúp bạn đo lường và xem hiệu suất tài chính.

18. Bảng điều khiển số liệu SaaS - Christoph Janz

Christoph Janz cung cấp nhiều tài nguyên cho các công ty khởi nghiệp và mẫu Sheets này cũng không ngoại lệ.

Các công ty SaaS tập trung vào các số liệu tăng trưởng quan trọng, như đăng ký, khách hàng mới và khách hàng bị mất.

Nếu bạn đang xây dựng SaaS (phần mềm là một công ty dịch vụ), một bảng tính như thế này là phải theo dõi nếu công ty của bạn đang phát triển nhanh hơn bạn đang đốt tiền mặt. Cắm số liệu thống kê của riêng bạn để kiểm tra sức khỏe của công ty bạn.

19. Mẫu thống kê bóng rổ

Mẫu này thực sự cần được điền vào dữ liệu của riêng bạn trước khi bạn có thể thấy tiềm năng đó, nhưng đó là bảng tính Google Drive hoàn hảo để theo dõi số liệu thống kê của đội bóng rổ của bạn.

Sau khi bạn thêm dữ liệu cho từng trò chơi, bạn sẽ nhận thấy rằng mỗi tab trong sổ làm việc sẽ tự động tạo ra số liệu thống kê người chơi. Về cơ bản, ghi nhật ký thống kê theo từng trò chơi là tất cả những gì bạn cần làm để tạo số liệu thống kê tóm tắt và chi tiết!

20. Mẫu bảng tính phỏng vấn của Google

Nếu bạn đã từng phỏng vấn các ứng viên cho một công việc, bạn biết bạn cần theo dõi các câu trả lời để nhớ ai là người nổi bật. Theo dõi phỏng vấn này là tuyệt vời để làm điều đó.

Thêm câu hỏi của riêng bạn và trả lời nhật ký cho mỗi ứng viên.

Thêm câu hỏi phỏng vấn của riêng bạn và sau đó đăng các câu trả lời chính để bạn có thể nhớ ứng viên.

Tóm tắt và tiếp tục học

Hướng dẫn này giới thiệu một số mẫu Google Drive yêu thích của tôi mà bạn có thể sử dụng để bắt đầu thiết kế bảng tính của mình với các mẫu. Sử dụng một mẫu để thiết kế bảng tính giúp bạn hiểu các phần chính cần thiết để sắp xếp công việc trong tay.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Google Sheets, tôi không thể đề xuất đủ các bài viết sau. Mỗi trong số chúng cho thấy một mặt khác nhau của Sheets giúp bạn thấy được tiềm năng của công cụ kết nối web này.

Những mẫu Google Sheets nào bạn sử dụng để xây dựng một bảng tính đẹp mắt? Hãy cho tôi biết nếu bạn có một mục yêu thích từ lựa chọn này hoặc ở nơi khác trong phần bình luận bên dưới.