Với các công ty, doanh nghiệp lần đầu tiên sử dụng máy chấm công, chắc chắn sẽ gặp một vài khó khăn khi tìm cách xuất file dữ liệu máy chấm công theo tuần hoặc tháng của từng nhân viên. Hiểu được điều này, chúng tôi xin tổng hợp những cách làm đơn giản và thông dụng nhất để lấy file dữ liệu từ máy chấm công vân tay.
Phần lớn các công ty, doanh nghiệp đều cần quan tâm đến việc chấm công hằng ngày cho đội ngũ nhân viên. Và với sự phát triển của xã hội như hiện nay, các phương pháp thực hiện thủ công trở nên rắc rối, lãng phí quá nhiều thời gian. Máy chấm công vân tay giá rẻ ra đời và được áp dụng như một phương tiện “cứu cánh”, mang đến nhiều lợi ích cho các công ty, doanh nghiệp. Loại máy này giúp ghi nhận giờ giấc làm việc chính xác của từng cá nhân, việc quản lý và kiểm soát của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc chấm công, tính lương hằng tháng cho nhân viên cũng được thực hiện minh bạch hơn.
Để đạt được những mục đích trên, người quản lý cần xuất file máy chấm công một cách chính xác. Nếu vẫn chưa am hiểu, hãy đọc ngay 3 cách xuất file máy chấm công thông dụng nhất sau đây:
Xuất file máy chấm công thông qua USB
Để xuất file dữ liệu từ máy chấm công qua USB, bạn có thể thực hiện như sau:
- Chuẩn bị sẵn 1 USB với tổng dung lượng tối thiểu 2GB.
- Kết nối USB vào máy chấm công. Lưu ý: Nếu thiết bị không hỗ trợ cổng USB, bạn có thể sử dụng dây cáp chuyển đổi để thay thế.
- Việc kết nối được thực hiện hoàn tất khi đèn trên USB sáng.
- Chọn quản lý USB > Tải về > Tải dữ liệu chấm công. Tại mục này, bạn có thể tùy chọn xuất file ở tháng hiện tại hoặc các tháng khác.
- Nhấn chọn OK khi hệ thống thông báo thao tác xuất dữ liệu hoàn tất.
Những cách xuất file máy chấm công thông dụng nhất
Xuất file máy chấm công qua mạng LAN - TCPIP
Cách xuất file này giúp bạn có thể kết nối với bất kỳ thiết bị máy tính nào nằm trong mạng nội bộ đó. Trước tiên, hãy sử dụng dây mạng để kết nối máy chấm công và modem [hoặc switch]. Tiếp đó, bạn cần kiểm tra địa chỉ IP của mạng nội bộ. Nếu IP hiển thị dãy số 192.168.1.X, hãy thay đổi thành 192.168.1.201 hoặc các số từ 201 đến 254 để tránh bị trùng với các thiết bị khác tại công ty cho máy chấm công. Sau khi máy tính nội bộ và máy chấm công đã được kết nối hoàn tất, bạn chỉ cần đồng bộ và tải về file dữ liệu cần thiết.
Việc trích xuất dữ liệu sẽ trở nên đơn giản hơn khi bạn kết nối máy chấm công với mạng internet tại công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách làm này yêu cầu máy chấm công phải có tính năng lấy dữ liệu từ xa và bắt buộc phải cài đặt phần mềm hỗ trợ. Ngoài ra, tại văn phòng đặt máy chấm công cho nhân viên, mạng internet đang sử dụng phải có IP tĩnh hoặc tên miền DNS phù hợp.
Để lấy dữ liệu, bạn phải điều chỉnh địa chỉ IP của máy chấm công sao cho trùng hợp với địa chỉ IP của doanh nghiệp. Sau khi đã cài đặt xong máy chấm công qua internet, toàn bộ các dữ liệu từ máy sẽ được cập nhật vào máy tính chủ, việc xuất file sẽ trở nên vô cùng đơn giản.
Qua những thông tin trong bài viết tổng hợp những cách xuất file máy chấm công thông dụng hiện nay, chúng tôi mong rằng bạn sẽ chọn được cách xuất file máy chấm công phù hợp nhất cho tập thể của mình. Để lại bình luận hoặc liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn có thắc mắc cần giải đáp nhé!
Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn bạn. Cách xuất báo cáo chấm công ra file excel của phần mềm wise V5.1. Có gì thắc mắc hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ trực tiếp.
Việc mua máy chấm công vân tay để quản lý công nhân viên là việc cần thiết. Tuy nhiên, vì có thể lý do xa địa điểm mà kỹ thuật bên cung cấp không thể qua lắp đặt được. Vì vậy Mangotech viết bài này chỉ về cách đăng ký vân tay cho nhân viên, cách lấy dữ liệu qua USB hoặc dây LAN chi tiết nhất trên thiết bị K21 này:
1. Cách đăng ký dấu vân tay cho nhân viên
Trước tiên bạn hãy tạo một danh sách nhân viên ra excel có số thứ tự để tiện cho việc đăng ký. Giữ phím M/OK trong 3 giây, Menu chính sẽ xuất hiện, chọn mục Thêm N.V-> ấn OK
Trong mục Thêm N.V, ID chính là số thứ tự ứng với từng nhân viên mình đã liệt kê ra excel, VD số 1 là Nguyễn Văn A chẳng hạn, xong chuyển xuống mục đăng ký dấu vân tay và ấn M/ok.
Ta sẽ nhập dấu vân tay bằng cách ấn tay vào lăng kính mắt đọc cảm biến, chúng ta sẽ ấn 3 lần/1 ngón, khi có dấu tích màu xanh xuất hiện trên màn hình thì thao tác đăng ký thành công còn nếu là dấu x gạch chéo đỏ thì là đăng ký thất bại, chúng ta sẽ đăng ký tối thiểu 2 ngón dự phòng để tránh trường hợp đứt tay.
Như vậy chúng ta đã đăng ký xong vân tay cho 1 nhân viên, các nhân viên khác đăng ký tương tự.
2. Lấy dữ liệu qua USB
Chúng ta cắm USB vào cổng 3.0 bên trái thiết bị K21, Xong từ Menu chọn mục: Quản lý đĩa U-> m/ok
Chuyển xuống mục tải dữ liệu chấm công và ấn m/ok, chúng ta đợi tầm 10s cho dữ liệu được tải vào usb, khi có dòng chữ báo tải dữ liệu thành công là xong.
3. Chuyển dữ liệu vào phầm mềm chấm công và xuất báo cáo
Ở đây chúng ta sẽ dùng phần mềm chấm công Wise Eye On39, theo đánh giá của tôi nó là một phần mềm đi kèm theo máy tốt nhất hiện nay, được cung cấp bởi Mangotech, khi các bạn mua máy chấm công ở đơn vị chúng tôi sẽ được tặng kèm phầm mềm và miễn phí công lắp đặt. Mình đang đi hơi xa sang mục SALE thì phải :3, nào chúng ta sẽ quay lại bài hướng dẫn. Sau khi copy được dữ liệu chấm công ở thiết bị vào usb, chúng ta sẽ cắm vào máy tính.
Trên giao diện phần mềm, chọn tab máy chấm công -> Tải dữ liệu chấm công. Thông thường cuối tháng chúng ta mới phải xuất báo cáo để tính lương cho công nhân viên nên chúng ta sẽ chỉnh lại ngày từ đầu tháng đến cuối tháng mà chúng ta cần lấy bảng công. Xông vào trường: Duyệt tập tin – > tìm đến ổ USB và tìm file Attlog.dat ấn open. Xong công việc upload dữ liệu chấm công lên phần mềm.
Bước tiếp theo là chúng ta xuất báo cáo:
Vào tab chấm công và báo biểu -> chọn chấm công theo ca -> Tích chọn tất cả nhân viên -> chọn lại khoảng ngày chúng ta muốn xuất báo cáo, như vd ở trên là xuất báo cáo trong tháng 3 -> ấn Xem công, nó sẽ ra một bảng danh sách lưới dạng như hình bên trên có giờ vào giờ ra, ca nào, trễ, sớm và tổng giờ, có tăng ca….
Để xuất ra một báo cáo excel tổng công trong một tháng chúng ta chọn mục thống kê -> xuất thống kê 2 lần giờ vào ra -> Yes sẽ được bảng chấm công chi tiết như hình bên dưới.