Hướng dẫn làm bài trình chiếu

PowerPoint là ứng dụng giúp các bạn có thể tạo các slide trình chiếu, thuyết trình… Ứng dụng hỗ trợ các bạn rất nhiều tính năng giúp các bạn có một bài trình chiếu hoàn chỉnh nhất. Với các bạn mới làm quen với PowerPoint thì sẽ cảm thấy khá phức tạp và các bạn không biết bắt đầu học từ đâu.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách làm PowerPoint đơn giản nhất cho người mới bắt đầu làm quen với PowerPoint.

Khởi động PowerPoint

PowerPoint được tích hợp sẵn trong bộ cài Office của Microsoft, nếu các bạn đã cài đầy đủ bộ Office thì các bạn đã chương trình PowerPoint. Để khởi động PowerPoint các bạn chọn menu Start -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft PowerPoint hoặc các bạn có thể nhập từ khóa Microsoft PowerPoint vào ô tìm kiếm của menu Start và chọn Microsoft PowerPoint (tùy theo phiên bản của PowerPoint mà các bạn chọn Office của phiên bản đó).

Với PowerPoint 2013 thì khi các bạn khởi động PowerPoint thì giao diện đầu tiên xuất hiện sẽ là giao diện lựa chọn mẫu, nếu các bạn muốn tạo một trang trắng thì chọn Blank Presentation. Các bạn cũng có thể chọn các mẫu có sẵn được hiển thị trên giao diện để bắt đầu vào giao diện chính.

Chọn mẫu có sẵn trong PowerPoint

Đối với PowerPoint 2010 và các phiên bản thấp hơn thì khi các bạn khởi động PowerPoint sẽ vào ngay giao diện chính với mặc định là trang trắng. Thay vì để giao diện nền màu trắng thì các bạn có thể chọn các mẫu được thiết kế sẵn của Microsoft với các chủ đề đa dạng và phong phú, giúp bài trình chiếu của bạn đẹp và thu hút hơn. Sử dụng mẫu có sẵn thì khi các bạn thêm slide mới thì nền của slide đó vẫn là mẫu mà bạn đã chọn. Để chọn mẫu có sẵn các bạn chọn thẻ Design sau đó chọn mẫu trong phần Themes.

Thêm một slide mới

Trang đầu tiên sẽ là trang bìa, còn các trang sau sẽ là trang nội dung. Để thêm các slide mới thì trên thẻ Home các bạn chọn New Slide -> chọn mẫu cho slide cần thêm. Thông thường sử dụng mẫu là Title and Content, nếu nội dung của các bạn đa dạng thì các bạn có thể chọn mẫu phù hợp.

Thêm nội dung trong slide: textbox, hình ảnh, video..

Để nhập thêm nội dung trong slide các bạn cần thêm textbox bằng cách chọn Insert -> Textbox.

Các bạn cũng có thể thêm hình ảnh, video, biểu đồ, bảng, nhạc cho slide của mình sinh động hơn bằng cách chọn các biểu tượng được hiển thị sẵn trên slide.

Hoặc chọn thẻ Insert -> chọn nội dung cần thêm (Table - bảng, Pictures - hình ảnh, Shapes - hình khối, Chart - biểu đồ, Video, Audio – nhạc,…).

Định dạng văn bản

Định dạng văn bản trong PowerPoint tương tự như trong Word và Excel, các bạn bôi đen văn bản cần định dạng và trong thẻ Home các bạn chọn font, cỡ chữ, kiểu chữ trong phần Font.

Một số lưu ý:

- Font chữ đơn giản, dễ đọc, tốt nhất là chân phương như: Tahoma, Arial… và không được sử dụng quá 2-3 font chữ.

- Cỡ chữ 28 trở lên, tiêu đề cỡ chữ khoảng 36-44 point.

- Sử dụng màu chữ tương phản với màu nền ví dụ: chữ sáng trên nền tối, chữ tối trên nền sáng.

- Tránh sử dụng toàn chữ hoa vì nó khó đọc, không sử dụng quá nhiều màu chữ.

Tạo Slide Master

Slide Master là công cụ hữu hiệu giúp các bạn chỉ cần định dạng một lần cho tất cả các slide về font chữ, cỡ chữ, màu chữ, hiệu ứng... Sau khi khởi động PowerPoint các bạn nên tạo slide master để sử dụng.

Đầu tiên các bạn chọn thẻ View -> Slide Master.

Xuất hiện Slide Master, các bạn chọn Slide đầu tiên và bắt đầu định dạng chung cho tất cả slide: font chữ, cỡ chữ, màu chữ, hình nền, logo, hiệu ứng… Tại đây các bạn chỉ định dạng chung chứ không nhập dữ liệu, vì tất cả các định dạng này sẽ được hiển thị trong các slide hoặc khi thêm slide mới.

Sau khi đã định dạng xong thì các bạn chọn thẻ Slide Master -> Close Master View để đóng Slide Master.

Như vậy các bạn vẫn tạo các slide và nhập nội dung bình thường, do đã sử dụng Slide Master nên khi thêm slide mới thì định dạng sẽ giống như Slide Master. Các bạn cũng có thể thay đổi định dạng cho một số slide mà bạn không muốn nó giống định dạng Slide Master.

Thêm các hiệu ứng trong PowerPoint

Có rất nhiều hiệu ứng trong PowerPoint như: hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng văn bản, hiệu ứng chuyển slide. Nếu các bạn muốn các slide của mình sinh động hơn với các hiệu ứng thì các bạn cũng có thể tạo các hiệu ứng mà mình muốn. Các bạn có thể tham khảo tại đây: http://thuthuatphanmem.vn/huong-dan-tao-hieu-ung-trong-powerpoint/.

Cách trình chiếu

Sau khi đã tạo xong bài trình chiếu PowerPoint, các bạn bắt đầu trình chiếu. Để bắt đầu trình chiếu từ trang đầu tiên thì các bạn chọn thẻ Slide show -> From beginning (hoặc phím F5). Các bạn cũng có thể trình chiếu từ trang hiện tại bằng cách chọn Slide show -> From current slide (hoặc tổ hợp phím Shift + F5).

Trong quá trình trình chiếu, để chuyển sang slide tiếp theo các bạn chọn phím mũi tên sang phải, phím mũi tên xuống dưới hoặc click chuột.

Để quay về slide trước các bạn chọn phím mũi tên sang trái và phím mũi tên lên trên.

Lưu file

Các bạn nhấn Ctrl + S hoặc File -> Save sau đó nhập tên tập tin và chọn kiểu tập tin trong phần Save as type và nhấn Save để lưu lại.

Như vậy, các bạn đã có thể tạo một PowerPoint đơn giản rồi, dần dần các bạn đã quen thì sẽ tiếp tục tìm hiểu đến các phần nâng cao hơn trong PowerPoint. Chúc các bạn thành công!

Khi chúng ta đã thiết kế xong nội dung cho bài thuyết trình của mình, thì bước tiếp theo mà bạn cần làm đó là thực hiện trình chiếu nội dung cho người khác xem.

Vâng, có lẽ bạn đã quá quen với việc sau khi thiết kế Slide xong thì chỉ việc nhấn phím F5 và bắt đầu chạy phải không nào 😀

Tuy nhiên, trên Powerpoint bạn có thể làm được nhiều điều hơn thế, chính vì thế trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn với các bạn cách trình chiếu trên PowerPoint chuyên nghiệp hơn, chứ không đơn thuần là bấm F5 để chạy từ đầu đến cuối.

I. Cách trình chiếu PowerPoint

Để trình chiếu Slide chúng ta có các cách sau đây, mình tạm thời gọi là cách dùng chuột và cách dùng phím (phím tắt) nhé.

#1. Dùng phím tắt để trình chiếu Slide (thường dùng)

Thực hiện: Nhấn phím F5 hoặc Fn + F5 trên bàn phím để chuyển sang giao diện trình chiếu từ trang đầu tiên. Còn nếu bạn muốn trình chiếu bắt đầu từ slide đang mở thì bạn hãy nhấn tổ hợp phím Shift + F5 nhé.

#2. Dùng chuột để điều khiển

Thực hiện: Bạn vào Tab Slide Show trên PowerPoint => chọn vào:

• From Beginning (F5)=> lúc này nó sẽ trình chiếu từ Slide đầu tiên.
• From Current Slide (Shift + F5)=> lúc này nó sẽ trình chiếu từ slide bạn đang mở.

Hoặc bạn cũng có thể bấm vào biểu tượng Slide trên thanh trạng thái, dưới cùng bên phải Slide là được nhé.

II. Các tùy chọn khi trình chiếu slide PowerPoint

Khi các bạn đã vào bài thuyết trình thì sẽ có các tùy chọn sau đây. Đây là các tùy chọn nâng cao mà mình thấy ít bạn dùng trong quá khi thuyết trình.

#1. Chuyển giữa các Slide

Để chuyển tới Slide kế tiếp, bạn bấm chuột trái nó sẽ lần lượt chạy hết nội dung và hiệu ứng => sau đó nó sẽ chuyển qua trang khác.

Nếu dùng phím thì có thể bấm: Enter, dấu cách, phím mũi tên sang phải (→), hoặc mũi tên đi lên (↑) để Next trang.

Ngoặc lại: Để quay lại trang slide sau nó thì bạn hãy sử dụng phím mũi tên sang trái (←), hoặc mũi tên xuống dưới (↓) trên bàn phím.

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn phải chuột chọn Next để di chuyển đến Slide kế tiếp, còn Previous sẽ lùi lại Slide phía sau.

#2. Di chuyển đến 1 slide bất kỳ trong bài thuyết trình

Trong khi đang trình chiếu, để minh họa cho người khác xem hoặc là bạn muốn di chuyển tới một Slide bất kỳ trong bài thuyết trình thì các bạn làm như sau:

+ Bước 1: Bạn nhấn chuột phải vào Slide => và chọn See All Slides.

+ Bước 2: Lúc này toàn bộ các trang Slide trong bài thuyết trình sẽ hiển thị như hình bên dưới, bây giờ bạn chỉ việc chọn vào 1 Slide mà bạn muốn hiển thị thì ngay lập tức Slide đó sẽ hiển thị lên.

Note: Ở phiên bản PowerPoint thấp hơn thì bạn chọn Go to Slide => sau đó chọn vào Slide mà bạn muốn hiển thị, bất tiện là chúng ta không thấy nội dung như bản 2019 này, nên bạn phải nhớ số trang ^^.

#3. Phóng to một vùng nào đó trong bài thuyết trình

Để người xem nhìn rõ một đối tượng, hay một vùng nào đó trong Slide thì bạn hãy nhấn chuột phải => và chọn vào tính năng Zoom in.

Sau đó bạn hãy rê chuột vào vùng bạn muốn phóng to, nhấn chuột trái thì vùng đó sẽ được phóng to ra.

#4. Chuyển màu cho màn hình 

Khi đang trình chiếu gặp sự cố, để cho chuyên nghiệp hơn thì các bạn nên chuyển màu cho màn hình sang đen, trắng

Thực hiện:

Nhấn phải chuột => chọn vào Screen, nếu bạn chọn Black Screen thì màn hình chiếu sẽ chuyển sang màu đen, và tương tự nếu bạn chọn vào White Screen thì màn hình chiếu sẽ chuyển sang màu trắng.

Nếu bạn chọn vào Show Taskbar thì nó sẽ hiển thị thanh Taskbar để bạn chọn chương trình khác.

#5. Thay đổi con trỏ chuột khi trình chiếu

Khi trình chiếu, bạn muốn nhấn mạnh hoặc làm nổi bật một đoạn nội dung nào đó, thì bạn có thể chuyển con trỏ chuột qua dùng bút để khoanh, hoặc đổi con trỏ thành Laser..

Thực hiện:

Bạn hãy nhấn phải chuột => chọn Pointer Options => sau đó sử dụng một trong các lựa chọn sau đây:

• Laser Pointer: Chuyển con trỏ chuột sang icon kiểu Laser.
• Pen: Chuyển icon con trỏ chuột sang kiểu cây bút, có thể vẽ hoặc khoanh vùng nội dung để làm nổi bật ý chính.
• Hightlighter: Cũng dùng để nhấn mạnh vào một đối tượng, nội dung nào đó trong bài thuyết trình.
• Ink Color: Thay đổi màu sắc.

#6. Trình chiếu 2 màn hình

Mục đích chính của việc trình chiếu 2 màn hình là để cho người thuyết trình biết trước nội dung của Slide tiếp theo.

Thực hiện:

Bạn nhấn chuột phải lên Slide đang thuyết trình => chọn vào Show Presenter View như hình bên dưới.

Sau khi chọn thì màn hình trình chiếu sẽ xuất hiện 2 màn hình, màn hình thứ nhất có kích thước lớn hiển thị nội dung của Slide hiện tại, còn màn hình thứ 2 (bên phải) sẽ hiển thị nội dung của Slide kế tiếp.

Tính năng này rất hữu ích để giúp bạn có thể nắm bắt được nội dung và gợi nhớ tốt hơn.

#6. Thoát khỏi Slide đang trình chiếu

Để thoát khỏi bài thuyết trình thì rất đơn giản thôi. Thông thường mình sẽ sử dụng phím tắt ESC trên bàn phím. Hoặc bạn cũng có thể nhấn phải chuột => chọn End Show để kết thúc bài thuyết trình.

#7. Thay đổi kích thước Slide PowerPoint

Đôi khi trong quá trình trình chiếu Slide lên màn chiếu thì bài thuyết trình của bạn sẽ không hiển thị được Full màn hình, lúc này bạn hãy thử chỉnh lại kích thước tỷ lệ khung khung hình xem có Full không nhé.

Lưu ý: Nhưng trước tiên, bạn hãy copy file Slide PowerPoint ra một bản dự phòng trước, để tránh trường hợp bị lệch hình sau khi thay đổi khung hình còn có file gốc 😀

Bạn vào Design => chọn Customize => chọn Slide Size => lúc này ta sẽ có 2 lựa chọn đó là:

• Standard (4:3)
• Widescreen (16:9)

Trong trường hợp Power mà không mở rộng được hết nội dung của Slide thì nó sẽ cung cấp cho bạn 2 lựa chọn đó là:

• Maximize: Nếu bạn sử dụng tùy chọn này, thì kích thước slide sẽ tăng. Tuy nhiên, nó có thể dẫn đến việc bị mất ảnh, hoặc hiển thị thiếu nội dung của hình ảnh khi kích thước của Slide tăng lên.
• Ensure Fit: Tùy chọn này sẽ co kích thước nội dung của bạn lại và đảm bảo là không bị mất gì cả.

Ngoài ra thì bạn có thể thiết lập thêm nhiều lựa chọn hơn thông qua tùy chọn Custom Slide Size...

Sẽ có các lựa chọn như sau, bạn có thể thiết lập cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

III. Kết Luận

Như vậy là mình đã hướng dẫn rất chi tiết với các bạn cách trình chiếu Slide PowerPoint, và các tùy chọn nâng cao trong khi trình chiếu như: Chuyển slide bất kỳ, trình chiếu 2 màn hình, thay đổi con trỏ chuột…. và rất nhiều các tùy chọn hữu ích khác rồi nhé.

Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích với các bạn. Chúc các bạn thành công !

 CTV: Ngọc Cường – Blogchiasekienthuc.com

Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên đánh giá bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !