Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự [phần mềm HR] để thay thế cho các phương thức quản lý nhân sự truyền thống. Phần mềm nhân sự giúp tối ưu hóa và đơn giản hóa quá trình quản lý nhân viên bằng các giải pháp đổi mới không ngừng. Bằng cách sử dụng giải pháp phần mềm nhân sự phù hợp, doanh nghiệp có thể quản lý công việc của nhân viên cách hiệu quả, tạo ra sự công bằng, góp phần tăng năng suất công việc và có thể giữ chân những nhân viên có năng lực thật sự.
Phần mềm nhân sự
Vậy đâu là những phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả nhất? Dưới đây là 12 phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả nhất doanh nghiệp nên sử dụng.
12 phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả nhất
Phần mềm Zoho People
Zoho People là giải pháp nhân sự [HR] dựa trên đám mây phù hợp cho doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Hệ thống có tính năng quản lý nghỉ phép, quản lý chấm công, theo dõi thời gian, tùy chỉnh biểu mẫu,… Tính năng quản lý nghỉ phép của giải pháp cho phép các tổ chức tùy chỉnh các loại nghỉ phép và nhân viên có thể nộp đơn xin nghỉ phép trực tuyến. Các tổ chức cũng có thể có chế độ xem tập trung tất cả thông tin nhân viên theo loại nghỉ phép, vị trí, vai trò và mức độ kinh nghiệm.
Zoho People cho phép người dùng tạo các mô-đun tùy chỉnh bằng cách thêm biểu mẫu và tab dựa trên nhu cầu. Nó cung cấp chức năng kéo và thả. Tính năng tự phục vụ của nhân viên cho phép nhân viên truy cập, cập nhật và sửa đổi hồ sơ của chính họ theo sự tuân thủ của tổ chức. Tính năng Tủ hồ sơ giúp nhân viên nhân sự lưu trữ và chia sẻ các tài liệu liên quan đến nhân sự và công ty. Nguồn cấp dữ liệu trực tiếp của Zoho People thông báo cho nhân viên về những thay đổi của chính sách và các thông báo khác.
Phần mềm Zoho People
Mặc dù cung cấp nhiều tính năng ưu việt nhưng người dùng nhận xét phiên bản điện thoại của Zoho People khó sử dụng và thao tác. Ngoài ra, phần mềm không có phiên bản Tiếng Việt nên đòi hỏi nhân sự cần thành thạo Tiếng Anh. Không phải doanh nghiệp nào nhân viên cũng thành thạo ngoại ngữ để có thể sử dụng phần mềm này.
Phần mềm Quản lý Nhân sự digiiHR
Là sản phẩm đến từ Công ty Giải pháp và Công Nghệ OOC. Được thiết kế bởi các chuyên gia hàng đầu về lĩnh vực nhân sự cùng các chuyên gia kỹ nghệ công nghệ thông tin, phần mềm quản lý nhân sự DigiiHR hứa hẹn sẽ trở thành một lựa chọn đáng tiền trong số những phần mềm quản lý nhân sự hay nhất.
Tất cả các vấn đề về nhân sự của doanh nghiệp sẽ được Phần mềm quản lý nhân sự digiiHR của OOC xử lý, bao gồm quản lý thông tin nhân sự, quản lý KPI, tính lương,… được thể hiện qua các cấu phần như dưới đây:
Quản lý Nhân sự Nền tảng digiiHRCore
Quản lý Nhân sự Nền tảng digiiHRCore giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự, hồ sơ, hợp đồng, lịch sử làm việc của nhân viên. Toàn bộ thông tin liên quan đến quá trình làm việc, kết quả đánh giá năng lực, hiệu suất của nhân viên được quản lý nhờ phần mềm này.
Đặc biệt, phần mềm gắn liền với module Đăng ký công và chấm công; giúp các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp làm việc trong lĩnh vực sản xuất, quản lý ngày công của nhân viên, giúp việc tính lương trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.
Quản lý Chấm công digiiTime
Module Chấm công digiiTime giúp đăng ký thời gian làm việc, chấm công tích hợp với máy chấm công các thương hiệu để giúp doanh nghiệp tự động hóa khâu chấm công. Điều này khiến cho việc theo dõi, quản lý ngày công của nhân viên một cách hiệu quả hơn.
Giao diện phân hệ chấm công của digiiHR
Đánh giá năng lực digiiCAT
Phần mềm dánh giá năng lực digiiCAT là phần mềm tiên phong trên thị trường trong việc hỗ trợ DN xây dựng từ điển năng lực, khung năng lực cho các vị trí. Từ đó, phần mềm cũng cung cấp công cụ đánh giá năng lực cũng như theo dõi, quản lý quá trình đánh giá năng lực. Kết quả đánh giá năng lực nhân viên được thể hiện ở bộ báo cáo đa dạng và trực quan.
Phần mềm được xây dựng dựa trên phương pháp Khung năng lực của ĐH Havard và được tinh chỉnh cho thị trường Việt nam bởi Công ty Tư vấn Quản lý OCD, dưới tên gọi COID.
Cổng thông tin nhân sự digiiPortal
Cổng thông tin nhân sự digiiPortal là giao diện tương tác giữa nhân viên với công ty, qua đó nhân viên nhận được những thông tin về chính sách của công ty, cũng như những thông tin liên quan đến cá nhân như kết quả đánh giá, tiền lương, phúc lợi. Cổng thông tin nhân viên cũng giúp doanh nghiệp nắm được tâm tư nguyện vọng của nhân viên thông qua các khảo sát nhân sự.
Quản lý Đãi ngộ và tính lương digiiC&B
Phần mềm Quản lý Đãi ngộ và tính lương digiiC&B giúp doanh nghiệp số hóa hệ thống thang, bảng lương và tính lương hàng tháng cho nhân viên. Phần mềm digiiC&B hỗ trợ nhiều phương thức trả lương đa dạng, như lương vị trí, lương hiệu quả, lương sản phẩm, lương doanh số…. Phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình tính lương, thông qua việc kết nối – tích hợp với module chấm công và đánh giá kết quả.
Quản lý KPI digiiTeamW
Quản lý KPI digiiTeamW, hay còn gọi là phần mềm KPI digiiTeamW, là phần mềm hàng đầu trên thị trường Việt nam về quản lý KPI. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế, duyệt, giao chỉ tiêu KPI cũng như quản lý quá trình đánh giá như nhập liệu, duyệt kết quả đánh giá…
Phần mềm hỗ trợ nhiều tính năng tạo thuận tiện cho người dùng như tạo chỉ tiêu hàng loạt, tạo công thức tương tự Excel, nhập, xuất file qua lại với Excel. Phần mềm digiiTeamW đáp ứng được những yêu cầu phức tạp nhất về quản lý và triển khai KPI của nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp.
Phần mềm Quản lý Tài năng digiiTalent
Phần mềm Quản lý Tài năng digiiTalent là phần mềm giúp doanh nghiệp phân loại được nhân sự theo kết quả đánh giá kết hợp giữa năng lực và hiệu suất, theo mô hình 9 hộp tài năng của McKinsey. Từ đó, phần mềm kết xuất ra các báo cáo đa dạng và trực quan giúp việc phân loại và quản lý tài năng của các doanh nghiệp trở nên đơn giản và thân thiện.
Bên cạnh đó, Phần mềm Quản lý Nhân sự
DigiiHR của OOC chạy trên nền tảng Cloud, giúp cho những công ty vừa và nhỏ tiết kiệm đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, giảm rất nhiều chi phí đầu tư ban đầu, cũng như đơn giản hóa quá trình thực hiện.
Mô hình 9 hộp tài năng trong phần mềm digiiHR – Module Quản trị tài năng
Phần mềm quản trị nhân sự Grove HR
Grove HR là một phần mềm quản lý nhân sự giúp các tổ chức tự động hóa và tối ưu quy trình nhân sự của họ. Nền tảng này nhằm mục đích trang bị cho các nhóm công cụ và thông tin cần thiết để quản lý các nhiệm vụ nhân sự một cách hiệu quả và hiệu quả. Với Grove HR, các công ty có thể quản lý thông tin nhân viên, theo dõi yêu cầu nghỉ phép, tiếp nhận nhân viên mới và nhiều hơn nữa, tất cả trong một vị trí trung tâm. Điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện trải nghiệm tổng thể về nhân sự cho cả nhân viên và nhóm nhân sự.
Phần mềm nhân sự GroveHR
Một số tính năng chính của Grove HR bao gồm:
- Tuyển dụng: có thể tạo trang web tuyển dụng chỉ trong vài giây, tập trung tất cả hồ sơ CV đến và dễ dàng kéo và thả vào quy trình tuyển dụng.
- Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên: một cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên, bao gồm chi tiết liên hệ, hợp đồng, phiếu lương, tăng trưởng vị trí và dữ liệu đánh giá hiệu suất.
- Quản lý chấm công: thông tin này sẽ liên kết với tiền lương để tính toán lương hàng tháng.
- Quản lý nghỉ phép: một hệ thống dễ sử dụng để theo dõi yêu cầu nghỉ phép, bao gồm kỳ nghỉ, ngày nghỉ ốm và ngày nghỉ cá nhân.
- Tiếp nhận/Nghỉ việc: một quy trình tiếp nhận/nghỉ việc tự động.
- Quản lý đánh giá hiệu suất: một công cụ để thiết lập và theo dõi mục tiêu hiệu suất của nhân viên, cung cấp đánh giá 360 độ từ đồng nghiệp và quản lý trực tiếp.
- Báo cáo và phân tích: một bộ báo cáo và công cụ phân tích để giúp nhóm nhân sự theo dõi các chỉ số chính và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Phần mềm quản trị nhân sự Paychex Flex
Paychex Flex là phần mềm nhân sự phổ biến với nhiều chức năng nhân sự khác nhau; đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có lực lượng lao động phân tán. Phần mềm này giúp người sử dụng lao động từ xa dễ dàng tuân thủ các quy định về tiền lương và giờ làm ở mọi thành phố nợi họ có nhân viên.
Phần mềm quản trị nhân sự Paychex Flex
Ưu điểm:
- Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ muốn có thêm tính năng về nhân sự trong kế hoạch trả lương.
- Hỗ trợ 24/7 qua điện thoại, chat và biểu mẫu trực tuyến
- Có hướng dẫn giúp người dùng mới dễ dàng sử dụng
- Dễ sử dụng trên cả ứng dụng dành cho thiết bị di động và nền tảng web
- Có thể tích hợp với phần mềm kế toán hoặc kinh doanh
Phần mềm Quản lý Nhân sự – tiền lương ADP Workforce Now
ADP Workforce Now là một phần mềm mạnh mẽ dành cho doanh nghiệp vừa và lớn. Nó cung cấp nhiều giải pháp quản lý nguồn nhân lực khác nhau, bao gồm bảng lương, phúc lợi, quản lý nhân tài, quản lý thời gian,… Phần mềm có rất nhiều tính năng thân thiện với người dùng, có thể truy cập cả trên thiết bị di động và máy tính để bàn. Nền tảng nhân sự này cũng có thể tích hợp với các ứng dụng nhân sự và kinh doanh khác thông qua API và ADP Marketplace.
Với hơn 70 năm kinh nghiệm và hơn 90.000 khách hàng, ADP được coi là một trong những tên tuổi lớn nhất về phần mềm và dịch vụ nhân sự. Phần mềm ADP Workforce Now đóng vai trò là giải pháp toàn diện giúp chủ doanh nghiệp quản lý bảng lương, nhân sự và phúc lợi.
Phần mềm Quản lý Nhân sự – tiền lương ADP Workforce Now
Ưu điểm:
- Phần mềm nhân sự và tính lương tất cả trong một
- Dashboards dễ dàng điều chỉnh
- Lựa chọn dịch vụ linh hoạt
- Tích hợp với các ứng dụng kinh doanh nhân sự khác
- Tự động chấm công và theo dõi ngày làm
- Giá cả hợp lý
Phần mềm Quản lý nhân sự SV-HRIS
Là sản phẩm của Công ty Công Nghệ Sao Việt, phần mềm quản lý nhân sự SV.HRIS là phần mềm quản lý nhân sự tổng thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc khai báo thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, đánh giá khen thưởng, kỷ luật, khai báo bảo hiểm, tuyển dụng, đào tạo,…
Phần mềm SV.HRIS
Ưu điểm:
- Hỗ trợ giao diện và dữ liệu bằng 2 ngôn ngữ Việt – Anh
- Hỗ trợ tất cả các biểu mẫu, báo cáo trực tiếp dạng Word hoặc Excel
- Người dùng có thể tự chỉnh sửa các biểu mẫu dạng Word
- Phần mềm ứng dụng không cần cài đặt
- Phần mềm giao diện web chỉ cần cài đặt trên 1 máy [server]
- Không hạn chế số người sử dụng
- Quản lý công, phép theo nhiều dạng mô hình công ty
- Tính lương tự động bằng công thức lương như công thức của excel, giúp chỉnh sửa dễ dàng
- Đáp ứng các biểu mẫu của nhà nước, cập nhật miễn phí vô thời hạn khi nhà nước thay đổi
Phần mềm BambooHR
BambooHR là phần mềm quản trị nhân sự “all in one” dành cho các Doanh nghiệp NVV. Thành lập vào năm 2008 với sứ mệnh giúp mọi người tự do làm những công việc tuyệt vời – sứ mệnh này tiếp tục dẫn đường cho họ ngày nay. BambooHR trao quyền cho các chuyên gia nhân sự, nhân viên và tổ chức ở khắp mọi nơi để đơn giản hóa các quy trình phức tạp và hợp lý hóa các nhiệm vụ tốn thời gian; để họ có thể tập trung vào việc hỗ trợ nhân viên, phát huy vai trò của mình và phát triển doanh nghiệp. BambooHR rất dễ chạy và thậm chí còn dễ sử dụng hơn.
Giao diện BambooHR
Ưu điểm:
- Nền tảng quản trị nhân sự hoàn chỉnh
- Hệ thống báo cáo được tạo sẵn
- Tự động đăng cơ hội việc làm trên các bảng việc làm lớn
- Chữ ký điện tử trên tài liệu điện tử
- Có ứng dụng di động song song với bản web
Phần mềm Nhân sự tiền lương Paycor
Paycor có thể được biết đến nhiều nhất như một công cụ trả lương, nhưng nó có khá nhiều tính năng nhân sự. Phần mềm này giúp nhân viên cập nhật hồ sơ, ký các tài liệu kỹ thuật số và hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Bạn có thể truy cập ngay vào số lượng nhân viên, tỷ lệ doanh thu, số ngày nghỉ của mình. Giao tiếp trong doanh nghiệp cũng dễ dàng với thông báo đẩy và tin nhắn trò chuyện trên thiết bị di động.
Các doanh nghiệp có ít hơn 50 nhân viên có thể hưởng lợi rất nhiều từ sự kết hợp giữa phần mềm quản trị nhân sự và bảng lương của Paycor. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn có hơn 50 nhân viên, bạn sẽ phải liên hệ với người đại diện của Paycor để biết về mức giá của họ. Như vậy, sẽ không thể biết được bạn có đang nhận mức giá ưu đãi nhất của họ hay không.
Phần mềm Paycor HCM
Ưu điểm:
- Nhiều gói trả phí có sẵn
- Cung cấp thanh toán theo yêu cầu
- Báo cáo tùy chỉnh theo yêu cầu khách hàng
- Cung cấp ứng dụng di động song song với bản web
- Gói cấp thấp bao gồm bảng lương tự động
- Bảy bản dựng dành riêng cho ngành đặc thù
Phần mềm nhân sự Rippling
Một trong những điều thú vị về Rippling là nó hỗ trợ bốn bộ phận chính trong doanh nghiệp của bạn: Nhân sự, công nghệ thông tin [CNTT], tài chính và kỹ thuật. Điều đó có nghĩa là bạn có thể sử dụng quy trình làm việc tự động trong bộ phận nhân sự và hơn thế nữa. Đặc biệt, Rippling vượt trội về khả năng tự động hóa dựa trên các hành động kích hoạt, chẳng hạn như số ngày nghỉ phép có lương còn lại, nhiệm kỳ hoặc chức danh công việc của nhân viên. Các doanh nghiệp muốn các bộ phận nhân sự, CNTT, tài chính và kỹ thuật của họ chạy trên cùng một phần mềm đồng thời tận dụng các cơ chế tự động hóa đơn giản, được thiết lập sẵn sẽ đánh giá cao Rippling.
Phần mềm nhân sự Rippling
Ưu điểm:
- Giải pháp nhân sự tất cả trong một. Tích hợp dữ liệu giữa 4 phòng ban
- Dễ dàng thiết lập thông số hệ thống
- Dễ dàng tùy biến
- Quản trị ACA & COBRA
- Các tính năng độc đáo dành cho các nhóm làm việc từ xa
- Hàng trăm mẫu công thức tính toán tiền lương và các yếu tố khác
Phần mềm Orange HR
Orange HR được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất, họ dành thời gian để tìm hiểu về doanh nghiệp bạn cũng như xu hướng phát triển để tùy chỉnh ứng dụng phù hợp với nhu cầu. Phần mềm Orange HR cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự.
Phần mềm Orange HR bao gồm 4 phân hệ, bao quát 4 mảng của quản trị nhân sự:
Với mỗi phần, chúng tôi có nhiều sản phẩm giúp ích cho bất kỳ nhóm nhân sự nào. Không thành vấn đề nếu bạn là nhóm gồm một người hay nhóm 20 người. OrangeHRM phục vụ mọi quy mô công ty và trường hợp kinh doanh độc đáo. Với các tùy chọn tùy chỉnh hoặc sẵn có, bạn có thể làm cho OrangeHRM hoạt động theo cách bạn cần.
- Quản lý con người: Thiết lập linh hoạt cho cả phiên bản web và app dành cho thiết bị di động, các tính năng Quản trị nhân sự cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cốt lõi mà bạn sẽ cần để quản lý HRIS của mình một cách dễ dàng.
- Quản lý thời gian: Dễ dàng quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ không lương của nhân viên. Nhân viên cũng dễ dàng đăng ký nghỉ trên app Orange HR.
- Quản lý tài năng: Cho phép quản lý thông tin về năng lực và kết quả các nhân sự tại công ty, từ đó đánh giá và phân loại các tài năng thành các nhóm và có chiến lược ứng xử phù hợp.
- Văn hóa: Quản lý hiệu suất có thể là một trong những công cụ quan trọng nhất đối với nhân sự. Orange HR cung cấp cho bạn cái nhìn 360 độ về nhân viên của mình, bạn có thể theo dõi các mục tiêu và biết ai trong công ty của bạn đang phát triển mạnh và ai cần giúp đỡ. Kiểm soát văn hóa của bạn và giúp nhân viên của bạn phát triển.
Phần mềm Orange HR
Phần mềm Workday
Workday là một giải pháp quản lý nguồn nhân lực có thể tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác nhau. Nó cho phép các doanh nghiệp quản lý tất cả các khía cạnh của lực lượng lao động của họ, từ quy trình tuyển dụng và giới thiệu đến quản lý hiệu suất.
Có trụ sở tại Pleasanton, California, Workday đã có từ năm 2005 và thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp vừa và lớn. Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng kết hợp các giải pháp đơn giản, chẳng hạn như theo dõi thời gian và quản lý bảng lương với các khả năng mạnh mẽ, chẳng hạn như phân tích nâng cao, quản lý nguồn nhân lực [HR] hoặc báo cáo trực quan hóa dữ liệu, thì Workday sẽ rất phù hợp với bạn.
Phần mềm Workday HCM
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng và giao diện người dùng trực quan
- Cung cấp tích hợp đầy đủ cho các ứng dụng của bên thứ ba khác
- Hỗ trợ trực tuyến và điện thoại 24/7
- Hỗ trợ hồ sơ nhân viên cho hơn 200 quốc gia
Phần mềm Zenefits
Không giống như các phần mềm khác, Zenefits hoàn toàn công bố giá cả của họ. Bạn có thể dễ dàng xem chi phí của từng gói mà không cần liên hệ với đại diện doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể tạo các bản mô tả công việc và tự động gửi nó cho nhân viên mới. Một tính năng độc đáo của Zenefits là nó cũng có thể quản lý các nhà thầu và freelancers.
Các doanh nghiệp quản lý nhiều freelancers và chỉ muốn trả tiền cho các tính năng mà họ sẽ thực sự sử dụng sẽ đánh giá cao Zenefits.
Phần mềm Zenefit
Ưu điểm:
- Khả năng chỉ chọn những tiện ích bổ sung bạn cần
- Giá cho các nhà thầu độc lập và nhân viên tạm thời chỉ $6/tháng/người
- Bảng điều khiển phân tích người có thể định cấu hình
- Có bộ quản lý hiệu suất hoàn chỉnh
Phần mềm quản lý nhân sự đến từ nhà cung cấp khác nhau sẽ mang tới giá trị tiêu dùng cũng như cách thức sử dụng khác nhau. Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phụ thuộc rất lớn vào quy mô doanh nghiệp cũng như mục đích của nhà lãnh đạo.
Vậy phần mềm nhân sự là gì? Có những tính năng chính nào?
Phần mềm nhân sự là giải pháp giúp nhà quản trị có thể quản lý thông tin nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Giải pháp quản lý nhân sự hỗ trợ quản lý con người, tự động hóa các thao tác thủ công và lưu trữ thông tin có trật tự. Phần mềm nhân sự được thiết kế để giúp nhân viên và nhà quản lý tối ưu hóa được tiềm năng của họ trong công việc và được triển khai bởi các doanh nghiệp ở mọi quy mô để thúc đẩy năng suất và sự hài lòng của nhân viên.
Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả sẽ tích hợp với các giải pháp tuyển dụng, hội nhập nhân viên mới, quản lý nhân sự, quản lý thời gian, lương và quản trị nguồn vốn nhân lực.
Các loại hình phần mềm nhân sự phổ biến
Có ba hệ thống chính thống trị lĩnh vực kỹ thuật số của nguồn nhân lực. Dù có sự chồng chéo trong một số lĩnh vực, các hệ thống này không thể thay thế cho nhau.
Dưới đây là ba loại phần mềm nhân sự chính:
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực [Human Resource Information System – HRIS]
Hệ thống này có lẽ là hệ thống phổ biến nhất trong ba hệ thống, với trọng tâm chính là tổ chức dữ liệu của nhân viên. Việc thu thập và lưu trữ dữ liệu này hỗ trợ thực hiện các chức năng như:
- Cập nhật tự động thông tin của nhân viên
- Tuyển dụng
- Quản lý thời gian làm và chấm công
- Tính lương
- Quản lý hiệu suất
- Quản lý học tập
- Báo cáo phân tích
Hiệu quả của hệ thống giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhà quản trị. Nó cũng tạo cơ hội cho nhân sự lập chiến lược nhờ quy trình lưu trữ hồ sơ chính xác và báo cáo hiệu quả.
Cổng thông tin tự phục vụ cũng giúp thu hút nhân viên thông qua tương tác thường xuyên. HRIS là phần mềm khởi đầu lý tưởng cho bất kỳ doanh nghiệp nào cần hợp lý hóa các quy trình nhân sự của mình.
Quản trị nguồn nhân lực [HCM – Human capital management]
HCM là một phần mở rộng của HRIS ở chỗ nó bao gồm tất cả các tính năng giống nhau nhưng trở nên phức tạp hơn trong các giải pháp. HCM làm nổi bật hành trình của nhân viên trong công ty, từ tuyển dụng đến quản lý đến tối ưu hóa.
Đây là những gì các khía cạnh này liên quan:
- Tuyển dụng và giới thiệu nhân viên với công ty
- Quản lý, đánh giá hiệu suất
- Tối ưu hóa, quản lý hành trình nghề nghiệp cho nhân viên
Như bạn có thể thấy, HCM tìm hiểu sâu về con đường sự nghiệp của nhân viên để đảm bảo niềm vui trong công việc và tỷ lệ giữ chân nhân viên cao. Hệ thống cũng có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của từng tổ chức, làm nổi bật các quy trình quản lý con người nhất định.
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực [HRMS – Human Resource Management Systems]
Và bây giờ, chúng ta đến với hệ thống phức tạp nhất trong ba hệ thống – Hệ thống quản lý nguồn nhân lực [HRMS]. Phần mềm nhân sự mạnh mẽ này bao gồm các tính năng của HRIS và HCM đồng thời nhấn mạnh thêm vào các khía cạnh hành chính của quan hệ nhân viên.
Việc quản lý thời gian và lao động có một mức độ phức tạp mới bao gồm hệ thống bảng lương tự động tính toán tiền lương. HRMS hướng đến việc nâng cao hiệu quả bằng cách phân tích và tạo báo cáo năng suất.
Các tính năng của phần mềm nhân sự
Các tính năng phần mềm nhân sự có thể khác nhau tùy theo hệ thống, nhưng thường bao gồm:
Tính năng của phần mềm quản trị nhân sự
Lợi ích của phần mềm nhân sự
Cung cấp thông tin toàn diện và chi tiết cho quản lý
Phần mềm nhân sự cung cấp thông tin chi tiết cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Ví dụ có bao nhiêu nhân viên cần thiết vào những thời điểm nhất định trong năm, dựa trên dữ liệu lịch sử để có thể phân bổ và huy động nguồn lực tuyển dụng phù hợp. Ngoài ra, còn nhiều lợi ích khác mà công ty hưởng lợi từ phần mềm thay vì quản lý bằng hồ sơ giấy,
Tiết kiệm thời gian
Phần mềm nhân sự số hóa và đơn giản hóa các công việc thường ngày. Chẳng hạn, các yêu cầu về thời gian nghỉ do nhân viên đặt bằng một nút nhấn cũng có thể được các trưởng nhóm chỉnh sửa trong vài giây. Các tổ chức có thể mong đợi giảm 20%-25% thời gian quản lý nhân sự khi họ chuyển sang hình thức tự động.
Với phần mềm nhân sự, bạn không cần phải mất thời gian trả lời các câu hỏi mà nhân viên có thể dễ dàng tự truy cập. Thay vì xáo trộn các tệp kỹ thuật số hoặc tệp giấy để trả lời những câu hỏi như ‘tôi có thể có một bản sao của bốn phiếu lương gần đây nhất của mình không?’ hoặc ‘tôi có bao nhiêu ngày nghỉ phép cá nhân?’, bạn có thể dành thời gian của mình cho các nhiệm vụ khác hạn như sắp xếp lực lượng lao động với các mục tiêu kinh doanh dài hạn.
Các doanh nghiệp nhỏ dành tới 10 giờ mỗi tháng để chạy bảng lương. Phần mềm nhân sự tự động tính toán tiền lương và thuế, tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc cho việc xử lý các con số và giảm sai sót cũng như công việc quản trị.
Giảm lỗi nhập liệu
Tùy thuộc vào phần mềm được chọn và cách sử dụng, các doanh nghiệp có thể giảm lỗi trong nhập dữ liệu thủ công và cải thiện cơ sở dữ liệu của công ty với việc tạo hồ sơ điện tử. Ngoài ra, có thể tiết kiệm không gian và chi phí cho giấy, kẹp giấy, và các vật liệu khác.
Ngoài những lợi ích trên phạm vi rộng này, các công ty có thể thấy những lợi ích xuất phát từ từng loại phần mềm hoặc mô-đun cụ thể đã được chọn, như cải tiến kế hoạch kế nhiệm và phát triển nhân viên sau khi thực hiện một hệ thống quản lý học tập mạnh mẽ.
Như vậy bạn đã hiểu phần mềm nhân sự là gì và những lợi ích mà nó mang lại.
Phần mềm nhân sự miễn phí – nên hay không?
Có rất nhiều phần mềm miễn phí trên thị trường với nhiều mục đích khác nhau. Phần mềm nhân sự cũng không phải là ngoại lệ. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là các phần mềm miễn phí có đang tin cậy không? Có cung câp đầy đủ tính năng cần thiết cho việc quản lý nhân sự không? Bạn nên cân nhắc những nhược điểm dưới đây của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí.
Thiếu hỗ trợ và tài liệu hướng dẫn
Thật không may, hầu hết các phần mềm nguồn mở hoặc miễn phí được cung cấp mà không có hỗ trợ. Điều này có nghĩa là nếu bạn gặp sự cố với phần mềm, bạn chỉ có thể tự xoay xở hoặc may mắn hơn nhờ một người quen có kinh nghiệm hơn xử lý. Rõ ràng, sẽ không có free-lunch đối với phần mềm miễn phí.
Quảng cáo
Khi phần mềm được cung cấp miễn phí, thường thì các nhà phát triển sẽ sử dụng quảng cáo được đặt trong phần mềm để có thể kiếm tiền, bù lại việc họ cung cấp phần mềm miễn phí cho bạn. Điều đó có thể gây khó chịu cho bạn, thậm chí gây nguy hiểm cho dữ liệu nếu bạn bấm nhầm link quảng cáo độc hại.
Không an toàn
Khi mua phần mềm, bạn mong đợi phần mềm hoạt động tốt và không can thiệp vào hệ thống máy tính của bạn. Tuy nhiên đối với phần mềm miễn phí, không có ai đứng ra đảm bảo điều này. Do đó, cần tuân thủ nghiêm ngặt các biện pháp phòng ngừa trước khi tải xuống phần mềm miễn phí vì các sự cố và lỗi bảo mật máy tính có thể khiến bạn mất tiền hoặc dữ liệu và thời gian xử lý.
Mất thời gian chuyển đổi hệ thống
Thường phần mềm miễn phí sẽ hạn chế một trong 2 yếu tố: thời gian sử dụng hoặc tính năng. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn đủ lớn, nghiệp vụ quản lý đủ phức tạp, bạn sẽ muốn chuyển sang phần mềm trả phí. Khi đó, bạn sẽ mất thời gian chuyển đổi dữ liệu và sẽ phức tạp hơn nếu cấu trúc dữ liệu không tương thích.
Nên quản lý nhân sự qua Excel hay phần mềm?
Mặc dù được nhiều doanh nghiệp mặc định là ứng dụng quản lý mà bộ phận nhân sự cần phải thông thạo. Nhưng khi nhu cầu quản lý phức tạp hơn, Excel sẽ khó đáp ứng. Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp không nên sử dụng MS Excel trong quản lý nhân sự.
Dữ liệu phân tán
Sử dụng Excel trong quản lý nhân sự khiến dữ liệu bị phân tán. Điều này gây khó khăn cho nhân viên và người quản lý trong việc xem xét dữ liệu tổng thể hoặc lập báo cáo toàn diện.
Trong quá trình quản lý bằng Excel, dữ liệu được quản lý phân tán ở nhiều tệp khác nhau. Ví dụ, nếu bạn áp dụng KPI cho doanh nghiệp có 500 nhân viên, hàng tháng bạn sẽ phải xử lý 500 file đánh giá KPI của các nhân viên gửi về. Bộ phận nhân sự sẽ mất nhiều thời gian và nhân lực để xử lý. Điều này không chỉ gây lãng phí nhân lực mà còn cản trở việc rà soát tổng thể. Ảnh hưởng đến quá trình tạo báo cáo, gây chậm trễ trong việc ra quyết định. Điều đó ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của toàn doanh nghiệp.
Bảo mật kém
Quản lý nhân sự bằng Excel không đảm bảo an toàn dữ liệu. Thông tin doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm liên quan đến lương, thưởng, ngày công, hoa hồng, số CMND/CCCD, số TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,… dễ bị rò rỉ trong quá trình quản lý.
Ứng dụng Excel hạn chế trong việc phân quyền truy cập dữ liệu. Do đó, dữ liệu rất dễ bị phát tán nếu ai đó sử dụng chung máy tính hoặc cố tình đánh cắp. Bất kỳ ai có quyền truy cập file cũng có thể nhanh chóng gửi file dữ liệu đó ra ngoài trong vòng 15 giây. Chưa kể nhiều người cùng sử dụng một hình thức nên khó kiểm soát an ninh.
Tích hợp kém
Đối với Excel, với cấu trúc động của bảng tính và số lượng bảng tính lớn phải sử dụng, sẽ rất khó để tích hợp với các phần mềm khác để đồng bộ dữ liệu. Do đó khả năng tích hợp là yếu tố cản trở rất lớn nếu bạn sử dụng Excel để quản lý nhân sự.
Quản lý nhân sự luôn là một bài toán khó với các doanh nghiệp trong mọi thời đại. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự phù hợp, tin cậy là giải pháp mà hầu hết mọi doanh nghiệp hiện nay đều hướng tới.