+ Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
+ Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
* Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
* Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 [hai] trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 [hai] tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
+ Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
Bao gồm
| Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp. Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính. | Bản chính: 1 - Bản sao: 0 |
Tổ chức hành nghề công chứng
Cơ quan đại diện có thẩm quyền
Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: + Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ. + Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. + Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp. + Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. + Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, trừ hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.
+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
1. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì?
Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP giải thích:
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.
Trong đó, theo Điều 10 Nghị định 45, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Về thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
2. Hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Điều 10 Nghị định 45/2020 hướng dẫn thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
- Cá nhân, tổ chức xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở chứng thực bản sao.
- Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử, nhập lời chứng chứng thực và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.
Hiện nay thông qua cổng thông tin Dịch vụ công quốc gia, người dân có thể đặt trước lịch chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo các bước:
Bước 2: Chọn mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”
Hệ thống hiển thị màn hình đặt lịch hẹn như sau:
Bước 5: Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, bấm nút [Đặt lịch hẹn].
Hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn trên màn hình. Đồng thời, gửi tin nhắn sms tới số điện thoại thông báo mã lịch hẹn và thời gian hẹn.
Trong trường hợp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại, tài khoản dịch vụ công để thông báo thời gian hẹn lại.
Bước 6: Công dân đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực.
Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử
Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức tại Cổng dịch vụ công Quốc gia.
Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.
Trên đây là hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Nếu bạn đọc có vướng mắc vui lòng liên hệ 1900.6192 để được hỗ trợ nhanh nhất.
Định nghĩa công chứng được quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 như sau:
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản [sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch], tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt [sau đây gọi là bản dịch] mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Theo quy định này, việc công chứng chỉ dành cho hợp đồng, giao dịch bằng văn bản và bản dịch giấy tờ.
Không phải bất kỳ loại giấy tờ nào cũng được công chứng. Tuy nhiên trên thực tế, nhiều người thường dùng “công chứng giấy tờ” khi thực hiện việc chứng thực và phổ biến là chứng thực bản sao từ bản chính.
Cụ thể, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính [theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP].
Ngoài chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực còn có các hoạt động khác là: Cấp bản sao từ sổ gốc; Chứng thực chữ ký; Chứng thực hợp đồng, giao dịch [khác với công chứng hợp đồng, giao dịch].
Tóm lại, công chứng giấy tờ không phải khái niệm đúng mà chỉ là cách gọi được nhiều người dùng để chỉ việc chứng thực một văn bản, giấy tờ có nội dung, hình thức đúng với bản chính.
2. Công chứng giấy tờ ở đâu?
2.1. Cơ quan nào công chứng, chứng thực giấy tờ?
Theo Luật Công chứng, việc công chứng hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch chỉ được thực hiện tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.
Còn đối với công chứng giấy tờ hay chính xác là chứng thực giấy tờ, người có nhu cầu có thể đến một trong các cơ quan sau:
- Phòng Tư pháp huyện: Chứng thực bản sao do cơ quan của Việt Nam, nước ngoài, Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Trong trường hợp này, người ký chứng thực là Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện.
- Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Người ký trong trường hợp này là Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã.
- Cơ quan đại diện: Chứng thực bản sao do cơ quan của Việt Nam, nước ngoài, Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Người ký là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự.
- Phòng/Văn phòng công chứng: Chứng thực bản sao do cơ quan của Việt Nam, nước ngoài, Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Việc ký do Công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
[theo Điều 5 Nghị định 23 năm 2015]
2.2. Công chứng giấy tờ ở đâu trong mùa dịch?Trước tình hình dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, nhiều địa phương phải giãn cách xã hội, rất nhiều người thắc mắc không biết các cơ quan trên có mở cửa không và công chứng giấy tờ ở đâu trong mùa dịch?
Thực tế, các cơ quan Nhà nước như Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng/Văn phòng công chứng vẫn là những cơ quan được phép hoạt động.
Do đó, nếu có nhu cầu, người cần chứng thực giấy tờ hoàn toàn có thể đến trụ sở của các cơ quan này để chứng thực.3. Bản sao chứng thực có giá trị như thế nào?
Theo Điều 3 Nghị định 23, bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Ngoài ra, các hoạt động chứng thực khác có giá trị pháp lý như sau:- Bản sao cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Công chứng giấy tờ ở đâu? [Ảnh minh họa]
4. Phí chứng thực hết bao nhiêu tiền?
- Chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng/Văn phòng công chứng, mức thu phí chứng thực quy định như sau:
STT | Nội dung thu | Mức thu |
1 | Phí chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính |
2 | Phí chứng thực chữ ký | 10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản |
3 | Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch: | |
a | Chứng thực hợp đồng, giao dịch | 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
b | Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch | 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
c | Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực | 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
[theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC]
- Chứng thực giấy tờ tại cơ quan ngoại giao: Phí chứng thực bản sao từ bản chính là 10 USD/bản [theo Phụ lục 02 ban hành kèm Thông tư số 264/2016/TT-BTC]
Trên đây là các thông tin về: Công chứng giấy tờ ở đâu? Nếu có thắc mắc, bạn đọc liên hệ 1900.6192 để được giải đáp.>> 6 loại giấy tờ không được chứng thực bản sao từ bản chính