Cách tạo lựa chọn trong Google drive
|
Tạo menu, danh sách thả xuống trong Google Sheets là giải pháp lý tưởng giúp bạn vừa tiết kiệm thời gian và công sức cũng như hạn chế lỗi có thể xảy ra, thay vì đi nhập các giá trị. Show
Nếu chưa biết cách tạo menu, danh sách thả xuống trong Google Sheets như thế nào? Bạn đọc tham khảo tiếp bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết các bước thực hiện.  Hướng dẫn tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets 1. Tạo menu, danh sách thả xuống trong Google SheetsCác bước để tạo menu, danh sách thả xuống trong Google Sheets không quá phức tạp. Thực hiện theo các bước dưới đây: Bước 1: Đầu tiên mở file Google Sheets và chọn các ô mà bạn muốn tạo, thêm menu thả xuống. Bước 3: Trên cửa sổ Data Validation, tại menu Criteria (tiêu chí), bạn chọn tùy chọn List From a Range (danh sách từ một dải ô) hoặc List of Items (danh sách mục). Trong đó: - Tùy chọn List From a Range (danh sách từ một dải ô): là danh sách các giá trị chọn từ các ô trong cùng trang tính hoặc trang tính khác. Trong hướng dẫn này Taimienphi.vn sử dụng tùy chọn List of Items và nhập các giá trị. Bước 4: Sau khi nhập xong các dữ liệu, giá trị mà bạn muốn hiển thị trong menu, danh sách thả xuống. Bước tiếp theo đánh tích chọn hộp nằm kế bên tùy chọn Show Drop-Down List In Cell (hiển thị danh sách thả xuống trong ô) để kích hoạt tùy chọn. Ngoài ra tại đây bạn có thể đánh tích chọn tùy chọn Show Warning (hiển thị cảnh báo) để hiển thị cảnh báo khi người dùng nhập các dữ liệu không hợp lệ. Hoặc tùy chọn Reject Input (từ chối nhập dữ liệu) để ngăn không cho nhập, chỉnh sửa dữ liệu trang tính của bạn. Bước 5: Cuối cùng, đánh tích chọn tùy chọn Show validation help text (hiển thị văn bản trợ giúp xác thực) để gợi ý cho người dùng những gì họ có thể chọn trong các ô và nhập hướng dẫn bất kỳ. Bước 6: Click chọn Save (lưu) để hoàn tất quá trình. 2. Cách sử dụng menu, danh sách thả xuống trong Google SheetsSau khi tạo menu, danh sách thả xuống trong Google Sheets, bạn có thể click chọn biểu tượng mũi tên hướng xuống và chọn giá trị bất kỳ từ danh sách trong các ô bảng tính. Nếu đã kích hoạt tùy chọn Show validation help text (Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực), văn bản sẽ hiển thị bất kỳ lúc nào người dùng chọn một trong các ô đã xác thực. Trong trường hợp nếu có ai đó nhập các giá trị không hợp lệ, và bạn đã kích hoạt tùy chọn Show Warning (hiển thị cảnh báo), dữ liệu không hợp lệ sẽ được đánh dấu trong ô. Di chuột qua đó để xem đầy đủ nguyên nhân gây lỗi. Hoặc nếu đã kích hoạt tùy chọn Reject Input (từ chối nhập dữ liệu), trên màn hình người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ sẽ hiển thị cảnh báo như dưới đây: Nếu cần xóa hoặc sửa đổi mục bất kỳ từ menu thả xuống, chỉ cần truy cập Data (dữ liệu) =>Data Validation (xác thực dữ liệu) để chỉnh sửa mục bất kỳ từ danh sách, menu thả xuống mà bạn đã tạo. Cuối cùng, để xóa menu, danh sách thả xuống, chỉ cần click chọn nút Remove Validation (xóa xác thực) nằm góc dưới cùng cửa sổ Data Validation. Đến đây bạn đã biết cách tạo menu, danh sách thả xuống trong Google Sheets? Đừng quên chia sẻ ý kiến, đánh giá của bạn cho Taimienphi.vn nhé. Trong quá trình làm việc với Excel/Google Sheet, đôi khi có thông tin phân loại cần nhập lặp đi lặp lại. Tạo drop list trong Excel hoặc Word là giải pháp đơn giản, tiết kiệm thời gian và công sức của bạn.Mục lục
Drop list trong Excel và Google Sheet là gì?Drop list trong Excel và Google Sheet là một chức năng giúp tạo danh sách thả xuống trong một ô hoặc một dải ô nhất định. Đây là kiểu định dạng dữ liệu rất tiện lợi, được sử dụng nhiều với nhiều lợi ích như tạo các danh mục cần nhập vào ô trống; thực hiện khai báo, chấm công; quản lý kho, bãi;… Đồng thời, việc tạo drop list trong Excel và Google Sheet giúp bạn quản lý và phân loại dữ liệu vô cùng dễ dàng, tiết kiệm thời gian mà không mất công nhập lại thông tin, đồng thời hạn chế được sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.
Cách tạo drop list trong Excel cơ bảnTạo droplist trong Excel bằng cách tự nhậpB1: Chọn ô cần tạo bộ lọc. Tại thẻ Data, nhóm Data Tools, chọn Data Validation B2: Hộp Data Validation xuất hiện. Tại thẻ Settings, trong mục Allow chọn List. Trong mục Source liệt kê các thành phần, ngăn cách bằng dấu chấm phẩy (;) hoặc dấu phẩy (,). Ví dụ: Bạn đang muốn tạo một drop list trạng thái của công việc, bao gồm 3 lựa chọn: Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Hoàn thành. Tại mục Source nhập 3 trạng thái kể trên, mỗi lựa chọn ngăn cách bằng dấu phẩy. Nhấn OK để hoàn thành. B3: Copy xuống các ô bên dưới. Bạn có thể copy nhanh cho toàn bộ cột bằng cách di chuột tới góc dưới bên phải của ô cho tới khi hiện ra dấu +. Nhấp đúp vào hình dấu công, định dạng đã được áp dụng cho toàn bộ cột rồi.
Cách tạo drop list trong Excel từ nguồn dữ liệu có sẵn/ Drop list lấy từ một danh sách ở sheet khác.Nếu muốn tạo danh sách thả xuống từ dữ liệu có sẵn trước đó, bạn thực hiện tương tự như trên. Tuy nhiên tại mục Source, chọn dữ liệu có sẵn trong trang tính. Ví dụ bạn muốn tạo danh sách thả xuống lấy từ bảng Giới tính, tại mục Source bạn kéo thả chuột để chọn vùng dữ liệu. Lưu ý: Vùng dữ liệu chỉ được nằm trong cùng 1 cột hoặc 1 hàng (ví dụ như trong hình, danh sách nằm trong cùng cột H). Cách tạo drop list có điều kiện trong Excel (drop list có màu)Để tạo drop list trong Excel theo điều kiện (có màu hoặc in đậm, in nghiêng, v.v..), bạn có thể sử dụng chức năng Conditional Formatting để định dạng các thành phần theo ý muốn. Các hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng định dạng có điều kiện bạn có thể đọc tại bài viết dưới đây:
Cách xóa drop list trong ExcelĐể xóa danh sách thả xuống trong Excel, bạn chọn ô đã tạo drop list -> Tại thẻ Data chọn Data Validation -> Clear All và bấm OK.
Cách tạo drop list trong Google Sheet cơ bảnCách tạo danh sách thả xuống drop list trong Google Sheet tương đối giống với Excel. Tạo drop list trong Google Sheet bằng cách tự nhậpB1: Bôi đen ô hoặc vùng ô cần chèn drop list. B2: Chọn Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu B3: Cửa sổ Xác thực dữ liệu hiện ra, tại mục Tiêu chí chọn Danh sách mục B4: Nhập các mục trong danh sách, phân cách nhau bằng dấu phẩy Cách tạo drop list trong Google Sheet từ nguồn dữ liệu có sẵnNếu bạn muốn tạo danh sách xổ xuống từ một danh sách có sẵn, bạ bôi đen ô hoặc vùng ô cần chèn drop list -> chọn Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu. Cửa sổ Xác thực dữ liệu xuất hiện, tại mục Tiêu chí thay vì chọn Danh sách mục bạn chọn Danh sách từ một dải ô. Sau đó bôi đen dải ô dữ liệu bạn chọn hoặc nhập trực tiếp vùng dải ô vào và nhấn Lưu.
Cách tạo drop list có màu trong Google SheetĐể tạo drop list trong Google Sheet, tương tự như Excel, bạn cũng sử dụng chức năng Định dạng có điều kiện (Conditional Formating) tại thẻ Định dạng trên thanh công cụ. Cách xóa drop list trong Google SheetĐể xóa danh sách xổ xuống trong Google Sheet, bạn chọn tất cả những ô muốn xóa drop list -> Trên thanh công cụ chọn mục Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu -> Xóa xác thực -> Lưu. Lời kết về cách tạo drop list trong Excel và Google SheetNhư vậy qua bài viết này, bạn đã biết cách tạo drop list trong Excel và Google Sheet để hỗ trợ việc quản lý và phân loại dữ liệu nhanh chóng, tiện lợi và tránh sai sót. Theo dõi website Tinhocmos để được cập nhật những kiến thức mới nhất về Excel và tin học văn phòng nói chung. Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm đến những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết và các khóa học tin học văn phòng như Word, Excel, PowerPoint hãy liên hệ với Tinhocmos tại Fanpage, Website hoặc hotline 0914444343 để được tư vấn trực tiếp. |
