Học cách sử dụng Microsoft Word hiệu quả bằng phím tắt sẽ giúp bạn xử lý tài liệu nhanh hơn. Dưới đây là những phím tắt trong Microsoft Word hữu ích nhất.
Dù hiện đã có nhiều lựa chọn thay thế phần mềm soạn thảo văn bản nổi tiếng của Microsoft nhưng vẫn không thể phủ nhận, Microsoft Word là một trong số phần mềm soạn thảo văn bản tốt nhất hiện nay. Dù bạn muốn viết một lá thư, câu chuyện, bài luận hay nội dung nào đó, Microsoft Word đều có thể hỗ trợ.
Để trở thành chuyên gia dùng Microsoft Word, bạn cần làm chủ các phím tắt của nó. Chúng giúp bạn tăng tốc độ điều hướng Ribbon, áp dụng định dạng mong muốn cho văn bản, điều chỉnh dòng, căn đoạn và nhiều hơn thế nữa.
Ngoài ra, dùng phím tắt còn giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể khi phải xử lý tài liệu dài. Nghĩa là bạn không cần phải click chuột, chỉ cần tập trung vào màn hình và bàn phím. Đó là lí do tại sao Download.vn tổng hợp cho bạn những phím tắt mà người dùng Word thường xuyên nhất định phải biết dưới đây.
Lưu ý:
- Phím tắt trong bài viết này theo bố cục bàn phím của Mỹ. Do đó, các bàn phím có bố cục khác có thể không áp dụng được.
- Các dòng lệnh yêu cầu nhấn và nhả nhiều phím cùng lúc sẽ liên kết với nhau bằng dấu “+”. Các lệnh yêu cầu bạn nhấn nhiều phím theo thứ tự được biểu thị bởi dấu phẩy [,].
Những phím tắt hay dùng nhất
- Đi tới cửa sổ “Tell me what you want to”: Alt+Q
- Mở: Ctrl+O
- Lưu: Ctrl+S
- Đóng: Ctrl+W
- Cắt: Ctrl+C
- Dán: Ctrl+V
- Chọn tất cả: Ctrl+A
- In đậm: Ctrl+B
- In nghiêng: Ctrl+l
- Gạch chân: Ctrl+U
- Giảm 1 điểm kích thước font chữ: Ctrl+[
- Tăng 1 điểm kích thước font chữ: Ctrl+]
- Căn chữ ra giữa: Ctrl+E
- Căn văn bản sang trái: Ctrl+L
- Căn văn bản sang phải: Ctrl+R
- Hủy: Esc
- Hoàn tác: Ctrl+Z
- Làm lại: Ctrl+Y
- Thu phóng: Alt+W, Q, rồi mở tab trong hộp thoại Zoom và chọn giá trị bạn muốn
- Để sử dụng Spell Check, thiết lập ngôn ngữ kiểm tra chính tả, hoặc theo dõi, đánh giá lại thay đổi tài liệu, mở tab Review: Alt+R
- Thêm bảng nội dung, ghi chú chân trang, bảng trích dẫn, mở tab References: Alt+S
- Chọn chế độ xem tài liệu như Read Mode hoặc Outline, mở tab View. Bạn cũng có thể phóng to, thu nhỏ và quản lý nhiều cửa sổ tài liệu một lúc: Alt+W
Sử dụng bàn phím để di chuyển quanh khu vực ribbon
Ribbon là khu vực phía trên cùng của Word, được chia thành nhiều tab. Mỗi tab hiển thị một ribbon khác nhau. Ribbon chứa nhóm, mỗi nhóm bao gồm một hoặc nhiều lệnh tác vụ. Bạn có thể truy cập mọi lệnh trong Word bằng phím tắt.
Lưu ý: Add-in và các chương trình khác có thể thêm tab mới vào ribbon và cung cấp phím truy cập cho những tab khác.
Có hai cách để di chuyển qua các tab trong ribbon:
- Đi tới ribbon, nhấn Alt, di chuyển giữa các tab, sử dụng phím mũi tên sang phải và trái
- Đi thẳng tới tab cụ thể trên ribbon
1. Sử dụng phím truy cập
- Để sử dụng chế độ xem Backstage, mở trang File: Alt+F
- Sử dụng giao diện, màu sắc, hiệu ứng như viền trang, mở tab Design: Alt+G
- Sử dụng lệnh định dạng chung, tạo kiểu đoạn hoặc sử dụng công cụ Find, mở tab Home: Alt+H
- Để quản lý tác vụ Mail Merge hoặc xử lý bìa thư, nhãn hiệu, mở tab Mailings: Alt+M
- Để chèn bảng, ảnh, khối, header, hộp văn bản, mở tab Insert: Alt+N
- Để làm việc với lề trang, hướng trang, tụt vào và giãn cách, hãy mở tab Layout: Alt+P
- Để nhập tìm kiếm trong nội dung Help, mở “Tell me” trên ribbon: Alt+Q, rồi nhập từ tìm kiếm
- Để sử dụng Spell Check [kiểm tra chính tả], thiết lập ngôn ngữ kiểm lỗi, theo dõi và xem lại thay đổi trên tài liệu, mở tab Review: Alt+R
2. Sử dụng lệnh trên ribbon bằng bàn phím
- Để chuyển danh sách tab ribbon, nhấn Alt, đi thẳng tới tab, nhấn phím tắt
- Để chuyển vào ribbon, nhấn phím mũi tên đi xuống
- Để chuyển giữa các dòng lệnh, nhấn phím Tab hoặc Shift+Tab
- Để di chuyển trong nhóm lựa chọn, nhấn phím Mũi tên đi xuống
- Để di chuyển giữa các nhóm trong ribbon, nhấn Ctrl+Mũi tên sang phải hoặc Ctrl+Mũi tên sang trái
- Kích hoạt điều khiển trên ribbon theo nhiều cách khác nhau, phụ thuộc vào loại điều khiển:
- Nếu lệnh lựa chọn là một nút, để kích hoạt nó, nhấn Spacebar hoặc Enter
- Nếu lệnh là một nút phân chia [tức là nút mở menu tùy chọn bổ sung], để kích hoạt nó, nhất Alt+Mũi tên xuống. Sau đó, để di chuyển giữa các mục, hãy sử dụng phím Mũi tên lên hoặc Mũi tên xuống.
- Nếu lệnh đã chọn là một bộ sưu tập, để cho lệnh đó, nhấn Spacebar hoặc Enter. Sau đó, nhấn phím tab qua các mục.
Mẹo: Trong thư viện nhiều hơn một hàng danh mục, phím Tab di chuyển từ đầu tới cuối hàng hiện tại, rồi tới đầu hàng tiếp theo. Nhấn phím mũi tên bên phải ở cuối hàng hiện tại để quy trở về điểm bắt đầu của hàng hiện tại.
3. Sử dụng phím truy cập khi thấy KeyTips
Để sử dụng phím truy cập này:
- Nhấn Alt
- Nhấn chữ cái hiển thị trong KeyTip hình vuông hiện trên lệnh ribbon muốn sử dụng
Phụ thuộc vào chữ cái nhấn vào, bạn có thể thấy KeyTip bổ sung. Ví dụ, nếu nhấn Alt+F, Office Backstage mở trên trang Info có bộ KeyTips khác nhau. Nếu nhấn Alt lần nữa, KeyTips sẽ hiện ra.
4. Thay đổi trọng tâm bằng bàn phím thay vì chuột
Bảng danh sách dưới đây chuyển trọng tâm của bàn phím khi người dùng chỉ sử dụng bàn phím duy nhất:
- Chọn tab trên ribbon và kích hoạt phím truy cập: Alt hoặc F10. Sử dụng phím truy cập hoặc mũi tên để chuyển tới một tab khác
- Di chuyển trọng tâm sang lệnh trên ribbon, tiến trước hoặc lùi sau: Tab hoặc Shift+Tab
- Di chuyển lên, xuống, sang phải, trái các mục: Mũi tên xuống, mũi tên lên trên, mũi tên bên trái, mũi tên bên phải
- Mở rộng hoặc đóng ribbon: Ctrl+F1
- Hiển thị menu shortcut cho danh mục lựa chọn: Shift+F10
- Di chuyển trọng tâm sang bảng điều khiển của một cửa sổ khác, như bảng Format Picture, Grammar hoặc Selection: F6
- Kích hoạt lệnh lựa chọn hoặc điều khiển, mở menu lựa chọn hoặc thư viện trên ribbon: Spacebar hoặc Enter
- Hoàn tất chỉnh sửa giá trị trên ribbon và chuyển lại trọng tâm vào tài liệu: Enter
- Di chuyển quanh các hình khối nổi, chẳng hạn như hộp văn bản hoặc ảnh: Ctrl+Alt+5, rồi lặp lại phím Tab
- Thoát điều hướng hình nổi và trở lại điều hướng bình thường: Esc
Danh mục các phím tắt tham khảo cho Microsoft Word
Tạo và chỉnh sửa tài liệu
Tạo, xem và lưu tài liệu
- Tạo tài liệu mới: Ctrl+N
- Mở tài liệu: Ctrl+O
- Đóng tài liệu: Ctrl+W
- Tách cửa sổ tài liệu: Alt+Ctrl+S
- Loại bỏ tính năng tách cửa sổ tài liệu: Alt+Shift+C hoặc Alt+Ctrl+S
- Lưu tài liệu: Ctrl+S
Xử lý nội dung Web
- Chèn siêu liên kết: Ctrl+K
- Lùi về một trang: Alt+Mũi tên sang trái
- Tiến lên một trang: Alt+Mũi tên sang phải
- Làm mới: F9
In và xem trước tài liệu
- In tài liệu: Ctrl+P
- Xem trước khi in: Alt+Ctrl+I
- Di chuyển quanh trang xem trước khi thu nhỏ: Các phím mũi tên
- Di chuyển quanh trang xem trước khi phóng to: Page Up hoặc Page Down
- Chuyển tới trang xem trước đầu tiên khi phóng to: Ctrl+Home
- Chuyển tới trang xem trước cuối cùng khi thu phóng: Ctrl+End
Kiểm tra chính tả và xem lại thay đổi trong tài liệu
- Chèn bình luận [trong bảng tác vụ Revision]: Altr+R,C
- Bật hoặc tắt theo dõi thay đổi: Ctrl+Shift+E
- Đóng bảng xem lại nếu nó mở: Alt+Shift+C
- Chọn tab Review trên ribbon: Altr+R, nhấn Mũi tên đi xuống để di chuyển các lệnh trên tab này
- Chọn kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Alt+R,S
Tìm, thay thế, đi tới mục cụ thể trong tài liệu
- Mở hộp tìm kiếm trong tác vụ Navigation: Ctrl+F
- Văn bản thay thế, định dạng cụ thể và mục đặc biệt: Ctrl+H
- Đi tới trang, bookmark, ghi chú chân trang, bảng, bình luận, đồ họa hoặc vị trí khác: Ctrl+G
- Chuyển đổi giữa 4 vị trí mới chỉnh sửa gần nhất: Alt+Ctrl+Z
Sử dụng bàn phím để di chuyển trong tài liệu
- Sang trái một ký tự: Mũi tên sang trái
- Sang phải một ký tự: Mũi tên sang phải
- Sang trái một từ: Ctrl+Mũi tên sang trái
- Sang phải một từ: Ctrl+Mũi tên sang phải
- Lên một đoạn: Ctrl+Mũi tên lên trên
- Xuống một đoạn: Ctrl+Mũi tên trỏ xuống
- Sang trái một ô [trong bảng]: Shift+Tab
- Sang phải một ô [trong bảng]: Tab
- Lên một dòng: Mũi tên lên
- Xuống một dòng: Mũi tên xuống
- Đến cuối dòng: End
- Di chuyển đến đầu dòng: Home
- Tới đầu của cửa sổ: Alt+Ctrl+Page Up
- Tới cuối cửa sổ: Alt+Ctrl+Page Down
- Lên trên một màn hình [cuộn]: Page Up
- Xuống dưới một màn hình [cuộn]: Page Down
- Di chuyển sang đầu trang tiếp theo: Ctrl+Page Down
- Đến đầu trang trước đó: Ctrl+Page Up
- Tới cuối tài liệu: Ctrl+End
- Đến đầu một tài liệu: Ctrl+Home
- Đến lần hiệu đính trước đó: Shift+F5
- Mở tài liệu tại vị trí vừa bỏ dở trước đó: Shift+F5
Chèn hoặc đánh dấu nội dung bản, ghi chú cuối trang [footnote] và trích dẫn
- Đánh dấu một mục trong mục lục: Alt+Shift+O
- Đánh dấu một danh mục trích dẫn: Alt+Shift+I
- Đánh dấu một mục chỉ dẫn: Alt+Shift+X
- Chèn ghi chú cuối trang: Alt+Ctrl+F
- Chèn endnote: Alt+Ctrl+D
- Đi tới footnote tiếp theo [trong Word 2016]: Alt+Shift+>
- Đi tới footnote trước đó [trong Word 2016]: Alt+Shift+
- Giảm kích thước font: Ctrl+Shift+