Trong công việc Hành chính – nhân sự, chúng ta phải làm việc với rất nhiều loại tài liệu: tài liệu trên giấy, trên file, tài liệu theo nhóm việc, theo năm… vì vậy công tác lưu trữ và tổ chức quản lý tài liệu rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về một số quy tắc, cách lưu trữ tài liệu và tổ chức thư mục hiệu quả nhé:
Những quy tắc về đặt tên thư mục
Chúng ta có thể tạo ra 1 thư mục, đặt tên cho thư mục đó, đổi tên thư mục nếu muốn. Việc đặt tên thư mục tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả tổ chức quản lý. Khi đặt tên thư mục cần lưu ý một số nội dung sau:
- Hạn chế sử dụng tiếng việt có dấu. Bởi trong một số chương trình hay phần mềm làm việc với thư mục của máy tính có thể gặp lỗi khi tương tác với thư mục sử dụng tiếng việt có dấu.
- Tên thư mục càng ngắn gọn càng tốt. Có quy định về độ dài tối đa của đường dẫn kèm tên file [một số hệ điều hành hạn chế ở 260 ký tự]. Nếu vượt quá độ dài tối đa, chúng ta có thể gặp lỗi khi sửa/xóa/di chuyển cả thư mục đó.
- Đặt tên sao cho có thể sắp xếp thứ tự các thư mục 1 cách nhanh chóng. Việc này giúp khi mở tới thư mục có thể tìm thấy ngay vị trí thư mục cần tìm dựa vào đặc điểm tên thư mục. Thường sử dụng các số theo thứ tự 1-2-3-4… phía trước tên của thư mục đó.
Những quy tắc tổ chức thư mục
Bởi công việc của chúng ta không chỉ có những thứ liên quan tới công việc hàng ngày, mà còn nhiều việc khác nữa: việc riêng cá nhân, học tập… Chúng ta nên tổ chức rõ ràng các file tài liệu có liên quan trong từng thư mục để tránh nhầm lẫn, dễ tìm kiếm lại khi cần.
Một số lưu ý khi tổ chức thư mục:
- Tổ chức theo năm: để khi kết thúc mỗi năm chúng ta có thể đóng gói [nén], lưu trữ toàn bộ những tài liệu phát sinh của năm trước ra bộ nhớ riêng, tránh mất mát và giải phóng bộ nhớ làm việc của máy tính. Việc này giống với hồ sơ giấy, chúng ta cũng phải dọn tủ khi hết mỗi năm để có chỗ cho tài liệu mới.
- Phân chia thành nhóm các công việc liên quan trong mỗi năm. Trong mỗi nhóm việc lại bao gồm các đầu việc. Trong các đầu việc sẽ bao gồm các tài liệu liên quan tới việc đó. Thường chỉ bao gồm từ 4-5 cấp, tránh phân cấp quá sâu gây mất thời gian khi tìm, mở thư mục.
- Thay đổi Icon của thư mục để tạo điểm nhấn, gây chú ý với những thư mục quan trọng.
- Khóa bảo vệ thư mục quan trọng bằng cách đặt mật khẩu, đặt chế độ Read Only
Các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết về công việc quản lý công văn, giấy tờ của bộ phận Hành chính nhân sự:
Hướng dẫn cách quản lý công văn, hợp đồng hiệu quả trên Excel
Hướng dẫn lập Sơ đồ quy trình quản lý công văn đến trên Excel
Hướng dẫn cách quản lý cấp phát đồ dùng văn phòng trên Excel
Hướng dẫn cách theo dõi số ngày phép còn lại trong năm trên Excel
Để hạn chế việc sắp xếp lộn xộn các tệp tin quan trọng trên màn hình Desktop của máy tính, và tránh gây hỏng thì bài viết này sẽ nêu ra một số cách để bạn có thể quản lý tệp tin một cách thông minh hơn. Cũng giống như việc quản lý thư viện sách điện tử trên máy tính, bạn nên sử dụng phần mềm để sắp xếp hợp lý hơn, và Alfa ebooks Manager là phần mềm như vật, đặc biệt hơn hơn, ngay bây giờ bạn có thể đăng ký bản quyền Alfa ebooks Manager để sở hữu trọn đời Alfa ebooks Manager mà không phải trả một chi phí nào.
Hình ảnh một màn hình Desktop mà bạn hay lưu nhiều file dữ liệu lên màn hình
Một số cách quản lý tệp tin thông minh hơn trên máy tính
Cách 1: Lưu dữ liệu khác ổ với hệ điều hành
Bạn lưu ý là không nên lưu những dữ liệu quan trọng của bạn với phân vùng của hệ điều hành
Đây là một lời khuyên khá quan trọng với mọi người vì nếu bạn lưu tất cả vào cùng một phân vùng thì nếu vô tình máy tính của bạn nhiễm virus và ảnh hưởng tới hệ điều hành. Khi đó chúng dễ dàng tấn công hệ điều hành và file liên quan đến hệ điều hành thậm chí có thể ảnh hưởng tới toàn bộ phân vùng chứa hệ điều hành. Vì thế, nếu bạn bị hỏng các file ở hệ điều hành đồng nghĩa với việc là bạn sẽ mất tất cả dữ liệu đã lưu
Thường khi bạn cài đặt Windows vào ổ C và lưu trữ các tập tin của bạn trên ổ D, tập tin của bạn trên ổ D sẽ được an toàn nếu như bạn cài lại máy tính và xóa sạch ổ C. Một điểm hữu ích của phân vùng riêng biệt là bạn có thể cài đặt lại Windows mà không làm mất dữ liệu đã lưu.
Cách 2: Sử dụng các thư viện của Windows
Khi bạn cài đặt Windows xong thì máy tính của bạn luôn có một thư mục là My Documents. Ở Windows 7, nó được đổi tên thành Documents và đi kèm với một vài thư mục con như Music, Pictures và Videos. Chúng được gọi là các Libraries và bạn đã có thể nhìn thấy chúng trước đây, nhưng bạn thường không bao giờ sử dụng đến chúng.
Cách 3: Sử dụng lưu trữ đám mây
Đây là phương pháp được khá nhiều người sử dụng trong mấy năm vừa qua. Các giải pháp điện toán đám mây như Dropbox , G+ Drive, hoặc Microsoft OneDrive sẽ giúp bạn tổ chưc tập tin dễ dàng hơn. Vì cơ chế đồng bộ hóa tự động, bạn không cần phải lo lắng về việc các tập tin bị mất. Chẳng may máy tính của bạn bị hỏng thì các tập tin vẫn còn nằm trên các đám mây và bạn có thể tải chúng về
Một điểm đặc biệt nữa là dịch vụ lưu trữ đám mây có thể lưu lại lịch sử sửa đổi. Và nó còn cho phép bạn ngay lập tức khôi phục trở lại với một phiên bản trước nếu cần thiết
Cách 4: Tạo ra phím tắt shorcuts
Bạn thường tạo ra một phím tắt shorcuts để truy cập nhanh hơn các tập tin. Và việc này có thể nói là rất đơn giản vì bạn chỉ cần kéo một tập tin bằng cách sử dụng nút chuột phải vào nơi bạn muốn shortcut xuất hiện và chọn Create shortcut từ trình đơn hiện ra. Nếu shorcuts bị xóa, các tập tin thực tế vẫn sẽ được an toàn.
Bạn có thể thay đổi dần đó là giảm bớt thói quen của mình bằng cách sử dụng các cách để quản lý các tệp tin quan trọng. Sẽ rất hiệu quả mà màn hình của bạn cũng không còn lộn xộn nữa.
Có nhiều cách đquản lý file, dữ liệu trên máy tính một cách thông minh. Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm hoặc các ứng dụng trực tuyến như Dropbox hay Google Drive để quản lý thay cho mình. Tìm hiểu cách thực hiện dưới đây của Taimienphi.vn
Bạn đã từng gặp phải các vấn đề về việc sắp xếp và lưu trữ những tệp/file tài liệu trên máy tính. Bạn đang còn lưu trữ quá nhiều file tài liệu trên máy tính, nhưng không biết sắp xếp và lưu trữ sao cho hợp lý. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết bên dưới để có được những cách lưu trữ hồ sơ, file tài liệu trên máy tính giúp mang lại nhiều tiện lợi và hiệu quả hơn trong công việc.
Sắp xếp và lưu trữ file theo tên
Đây là một trong những cách hữu hiệu nhất trong việc sắp xếp và lưu trữ. Giúp bạn dễ dàng tìm kiếm những file tài liệu trong lúc cần. Thông thường nên lựa chọn cách đặt tên file bằng tiếng Việt không dấu và nên lựa chọn những tên ngắn và dễ nhớ nhất.
Một cách khác mà được nhiều người lựa chọn là phân file tài liệu theo sơ đồ với nhiều cấp khác nhau: danh mục cha - danh mục con,... Cách thức này giúp bạn dễ dàng quản lý được hệ thống tài liệu, hồ sơ lớn trên máy tính.
Có thể lựa các cách đặt tên file dựa theo ngày tháng. Điều này cũng giúp bạn dễ dàng quản lý được số lượng lớn những file và tài liệu, có thể sắp xếp và phân bổ hợp lý và đạt được hiệu quả nhất trong công việc.
Nếu số lượng file tài liệu của bạn nhiều, bạn có thể sử dụng cách nén tệp, theo chủ đề của file. Điều này sẽ giúp tiết kiệm được không gian lưu trữ mà và giảm số lượng file tài liệu tồn đọng. Những cung cụ giúp ích cho bạn là rar, zip. Ngoài ra, còn có một vài công cụ, phần mềm khác cho khả năng nén hiệu quả hơn.
Đối với các nén file hồ sơ, tài liệu thích hợp sử dụng cho những file mà bạn ít khi mở [lưu trữ dài hạn]. Khi cần sử dụng, bạn chỉ cần giải nén ra là được.
Lưu trữ dữ liệu trên đám mây
Thông tin dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu cho bạn một vài dịch vụ lưu trữ dữ liệu online dành cho bạn.
Google Drive
Đây là một dịch vụ lưu trữ đám mây hoàn toàn miễn phí và được rất nhiều sử dụng phổ biến hiện nay. Chỉ cần tạo một tài khoản google là bạn có thể đăng nhập tải lên và lưu trữ dữ liệu trên đây.
Đối với tài khoản cá nhân, bạn có thể sử dụng lưu trữ với 15GB dung lượng. Nếu bạn sử dụng chỉ để lưu trữ những dữ liệu công việc cá nhân thì với dung lượng trên thì hoàn toàn đủ so với bạn. Tuy nhiên, nếu bạn là doanh nghiệp và cần lưu trữ với số lượng lớn các file, tài liệu thì bạn nên sử dụng gói nâng cấp lên đến 100GB - 1TB.
Về giao diện của Google Drive đơn giản, dễ sử dụng. Cho phép tải lên hầu hết những loại tệp/file hiện nay. Có thể phân chia theo từng mục - mục con. Dễ dàng quản lý và sắp xếp tài liệu một cách hiệu quả.
Ngoài ra, google drive còn tích hợp thêm một số công cụ online đi kèm như: google tài liệu, google trang tính, google biểu mẫu, google trang trình chiếu và rất nhiều ứng dụng hỗ trợ khác. Sử dụng với những tính năng không kém gì các phần mềm văn phòng của Microsoft. Rất thích hợp cho đối tượng văn phòng.
Đặc biệt Google Drive có thể sử dụng trên máy tính và điện thoại di động. Phần mềm trên điện thoại di động còn giúp lưu trữ hình ảnh, danh bạ và mọi dữ liệu của điện thoại một cách tự động.
Onedrive
Onedrive cũng là một công cụ lưu trữ dữ liệu online, được phát triển và quản lý bởi Microsoft. Cho phép lưu trữ hình ảnh, video, tài liệu và mọi thứ khác trên điện thoại di động hay máy tính.
Đối với Onedrive thì người dùng có thể sử dụng bằng tài khoản Microsoft, miễn phí với mức dung lượng là 5GB. Ngoài ra, nếu nhu cầu lưu trữ của bạn cao hơn thì có thể lựa chọn mua với các gói nâng cấp.
Với các chức năng chính cũng tương tự như Google Drive: Chia sẻ, phân chia, lưu trữ, sắp xếp,... Tiện ích trong việc kết nối trực tiếp với các phần mềm của Microsoft như: Word, PowerPoint, Excel,... Có thể sử dụng trên điện thoại di động, giúp lưu trữ những dữ liệu quan trọng của điện thoại. Chức năng tự đồng bộ hóa khi có dữ liệu mới. Và đặc biệt là khả năng bảo mật tương đối tốt, tránh bị đánh cắp dữ liệu.
Dropbox
Đây là một dịch vụ lưu trữ đám mây sử dụng thích hợp cho hệ điều hành Mac, PC và cho các thiết bị di động hiện nay. Bạn có thể tải ứng dụng về máy và sử dụng miễn phí với mức dung lượng là 2GB.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nâng cấp gói dung lượng sử dụng lên 1TB dung lượng, với mức giá là 9.99 đô/tháng.
Một số tính năng hữu ích của Dropbox:
- Dễ dàng chia sẻ thông tin, file tài liệu đến bất kỳ đâu.
- Có thể sử dụng để phân chia quyền làm việc.
- Lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.
- Chức năng tự động đồng bộ hóa từ máy tính [điện thoại] lên Dropbox.
- Giao diện dễ dàng sử dụng và thao tác.
iCloud
iCloud là một tính năng lưu trữ được Apple cung cấp. Thích hợp sử dụng cho Mac và IOS. Với dung lượng miễn phí là 5GB, bạn có thể nâng cấp thêm với gói lưu trữ cao hơn. Ứng dụng tích hợp sẵn một số tính năng lưu trữ, đồng bộ hóa tự động danh bạ, hình ảnh, tài liệu, video,... An tâm khi sử dụng, bởi Apple bảo mật rất tốt, tránh dữ liệu bị đánh cắp.
Một số chức năng rất hữu ích của icloud và có thể sao lưu và backup dữ liệu, chuyển dữ liệu qua các thiết bị. Đặc biệt với tính năng tìm iphone và bảo mật tài khoản cực kỳ tốt.
Bài viết trên chúng tôi đã chỉ ra một vài mẹo nhỏ giúp ích trong việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính. Mang lại hiệu quả hơn trong việc sao lưu và sắp xếp file tài liệu. Ngoài ra, chúng tôi cũng gợi ý cho bạn những dịch vụ/phần mềm/ứng dụng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong cuộc sống cũng như trong công việc.