Trong Excel khi sử dụng công thức có tham chiếu tới 1 vùng dữ liệu nếu bạn sử dụng địa chỉ tương đối công thức và vùng dữ liệu sẽ thay đổi theo khi bạn di chuyển sang ô khác. Ở bài viết này giúp các bạn cố định công thức hoặc vùng dữ liệu được tham chiếu tới trong Excel.
Để cố định công thức hoặc vùng dữ liệu trong Excel sử dụng địa chỉ tuyệt đối hay chính là cách sử dụng dấu $ trong địa chỉ ô để cố định.
Trong địa chỉ ô bao gồm chỉ số cột và chỉ số hàng, bạn muốn cố định hàng hoặc cột bạn chỉ cần khóa giá trị của địa chỉ ô tương ứng.
1. Cố định 1 giá trị bất kì trong công thức
Ví dụ có bảng dữ liệu dưới đây cần tính số tiền cần thanh toán cho đại lý cấp 1. Số tiền cần thanh toán sẽ bằng giá trị số lượng trong cột B nhân với đơn giá ở ô C5. Nếu các bạn chỉ nhập công thức đơn thuần = B5*C5:
Khi nhấn Enter các bạn sẽ thấy giá trị chỉ đúng tại ô C7 khi copy công thức cho các ô khác các bạn sẽ thấy sẽ có ô nhận giá trị sai:
Lý do công thức sẽ sai cho các ô sau vì công thức nhân đơn giá được cố định ô C5, trong công thức B5*C5 ở dạng tuyệt đối nên khi sao chép công thức cho các giá trị khác địa chỉ ô C5 được thay đổi theo, ví dụ như ở đây ô C6 không có giá trị số nên giá trị trả về lỗi Value:
- Như vậy với công thức và bài toán này bạn cần cố định giá trị đơn giá ở ô C5. Vì yêu cầu bài chỉ tính thành tiền cho đơn vị đại lý cấp 1 nên bạn có thể:
+ Cố định hàng 5 của ô C5: C$5.
+ Hoặc cố định cả hàng 5 và cột C của ô C5:$C$5.
- Bạn chỉ cần kích chọn vào công thức nhấn phím F4 lần 1 là có thể đổi địa chỉ C4 thành địa chỉ tuyệt đối [cố định cả cột và hàng]:
- Với yêu cầu chỉ tính tiền đại lý cấp 1 nên bài bạn có thể chỉ cần cố định hàng 5 mà không cần cố định cột C, bạn chỉ cần nhấn phím F4 lần 2 là có thể cố định hàng 5:
- Với 2 cách cố định trên đều đưa ra kết quả đúng khi bạn tính thành tiền cho đại lý cấp 1:
- Các bạn lưu ý khi nhấn phím F4 lần 3 chúng ta chuyển sang cố định cột C mà không cố định hàng thứ 5 của C5:
- Và như vậy kết quả tính toán sẽ trả lại giá trị sai:
2. Cố định các giá trị trong công thức
- Với cách tính như phần 1 các bạn đã tính thành tiền cho đại lý cấp 1. Với đại lý cấp 2, 3 bạn thực hiện thao tác tương tự là có thể đưa ra đáp án. Nhưng cách tính đó chưa tối ưu, ở bài viết này ThuThuatPhanMem.vn sẽ giới thiệu các bạn cách tính nhanh bằng cách cố định dữ liệu.
- Bài toán đặt ra tính thành tiền cho đại lý các cấp với mỗi đại lý có 1 đơn giá khác nhau.
- Phân tích bài toán.
+ Công thức chung để tính thành tiền cho 3 đại lý: Bx*K5.
Trong đó: x chạy từ 7 tới n là hàng, K là cột tương ứng các đại lý với K bằng 1 trong 3 giá trị C, D, E.
=> Như vậy trong công thức giá trị thay đổi sẽ là: x của giá trị hàng của địa chỉ Bx và K là giá trị cột của địa chỉ K5. Giá trị cố định là cột B và giá trị hàng 5.
=> Trong công thức cần cố định cột B, và hàng 5 của K => lấy địa chỉ tuyệt đối của cột B và hàng 5:
Bước 1: Cố định cột B của B7.
Tại ô cần tính thành tiền của đại lý cấp 1 nhập công thức = B7 => thực hiện nhấn F4 ba lần[ nhấn F4 lần 1 sẽ cố định cả hàng và cột của B7, nhấn F4 lần 2 cố định hàng 7 của B7, nhấn F4 lần 3 cố định cột B của B7]:
Bước 2: Cố định hàng 5 của K5.
Tiếp tục nhấn dấu nhân của phép toán -> kích chọn giá trị ô C5 -> nhấn F4 hai lần bạn đã khóa hàng của địa chỉ đơn giá:
Bước 3: Nhấn Enter được kết quả.
Bước 4: Sao chép công thức cho các giá trị trong cột đại lý cấp 1 được kết quả.
Bước 5: Khi kéo tới giá trị ô cuối cùng của cột đại lý cấp 1, bạn nhấn giữ chuột kéo sang bên phải cho các đại lý cấp 2, cấp 3 được kết quả.
Bạn có thể kiểm tra lại kết quả, chắc chắn sẽ không sai một giá trị nào. Với cách làm này bạn đã giảm bớt 2 lần tạo công thức cho đại lý cấp 2 và cấp 3. Như vậy bạn để ý tới cách cố định dữ liệu bằng cách sử dụng địa chỉ tuyệt đối và tùy vào giá trị cần cố định cột và hàng bạn có thể khóa chúng một cách dễ dàng.
Với mỗi địa chỉ ô cách nhấn phím F4 để cố định dữ liệu như sau:
- Nhấn F4 lần1: Cố định cả hàng và cột của địa chỉ ô tương ứng.
- Nhấn F4 lần 2: Cố định giá trị hàng của địa chỉ ô tương ứng.
- Nhấn F4 lần 3: Cố định giá trị cột của địa chỉ ô tương ứng.
Trên đây là cách cố định công thức hay chính là việc cố định vùng dữ liệu trong công thức trong Excel. Chúc các bạn thành công!
Khi sử dụng các hàm trong Excel bạn sẽ rất thường xuyên phải tham chiếu đến 1 vùng dữ liệu nào đó như A1:D5 chẳng hạn. Mặc định khi bạn tham chiếu đến vùng chọn như vậy thì nó sẽ ở dạng tham chiếu tương đối. Vậy để cố định vùng dữ liệu trong Excel hay còn gọi là tham chiếu tuyệt đối đến vùng dữ liệu nào đó thì phải làm như nào?
Trong bài viết này, mình sẽ chỉ cho các bạn hiểu tham chiếu tương đối, tuyệt đối là như nào và giải thích cho bạn hiểu ý nghĩa của ký tự $ trong Excel từ đó bạn sẽ biết cách khi nào cần cố định hàng, cột hay cố định tất cả vùng dữ liệu.
Ký hiệu $ là 1 trong những ký tự thường dùng khi sử dụng các công thức Excel. Tác dụng của nó là để cố định hàng, cột hay 1 vùng dữ liệu trong Excel.
Trước khi tìm hiểu về các tham chiếu chúng ta cần hiểu rõ cách định nghĩa 1 ô, 1 vùng dữ liệu trong Excel như sau:
Ô trong Excel sẽ được thể hiện ở dạng: Tên cột + Số hàng
Ví dụ
- ô A5 – là ô nằm ở cột A và hàng thứ 5
- ô H10 – là ô nằm ở cột H và hàng thứ 10
Vùng dữ liệu trong Excel sẽ có dạng: Ô trên cùng bên trái : Ô dưới cùng bên phải
Ví dụ
Vùng dữ liệu A5:H10 – là vùng chọn được xác định bởi ô trên cùng bên trái là A5 và ô dưới cùng bên phải là H10
=> Như vậy bạn đã hiểu được cấu trúc của 1 ô, 1 vùng dữ liệu là như nào rồi thì dưới đây khi tìm hiểu về các cố định hàng, cột và vùng dữ liệu thì bạn sẽ hiểu nó dễ dàng thôi.
Tham khảo thêm
Tham chiếu tương đối là tham chiếu mặc định khi chọn vùng dữ liệu trong Excel. Với tham chiếu tương đối thì giá trị tham chiếu sẽ thay đổi theo hàng hay cột, tức là khi bạn thay đổi vị trí theo hàng hay cột thì giá trị tham chiếu cũng sẽ thay đổi theo.
Ví dụ
– Tại ô D4 nhập vào công thức =C4 rồi ấn Enter
– Lúc này giá trị hiển thị trong ô D4 sẽ là giá trị của ô tham chiếu C4
– Khi bạn kéo chuột để copy công thức từ ô D4 xuống các ô ở hàng dưới hoặc cột bên thì tham chiếu đến các ô sẽ thay đổi
Tham chiếu tuyệt đối là tham chiếu sẽ cố định giá trị tham chiếu theo hàng, cột hoặc cả hàng và cột. Có nghĩa là khi bạn đã cố định giá trị tham chiếu theo hàng, cột hoặc cả hàng và cột thì khi thay đổi vị trí nó vẫn giữ nguyên giá trị tham chiếu đó.
Có 3 kiểu tham chiếu tuyệt đối như sau:
- =A$1: Tham chiếu tuyệt đối theo hàng [cố định hàng] – Khi copy công thức sang 1 ô khác thì chỉ có giá trị cột thay đổi còn giá trị hàng được cố định.
- =$A1: Tham chiếu tuyệt đối theo cột [cố định cột] – Khi copy công thức sang 1 ô khác thì chỉ có giá trị hàng thay đổi còn giá trị cột được cố định.
- =$A$1: Tham chiếu tuyệt đối theo hàng và cột [cố định cả hàng và cột] – Khi copy công thức sang 1 ô khác thì giá trị hàng và cột đều không thay đổi.
Tham chiếu tuyệt đối theo hàng là nó sẽ cố định giá trị hàng không thay đổi. Khi đặt tham chiếu tuyệt đối theo hàng thì dấu $ sẽ đứng trước Số hàng như sau: =C$4
Khi đó, nếu ta copy công thức sang 1 ô khác thì giá trị hàng không thay đổi tức là nó đã bị cố định theo hàng đã chọn ban đầu.
Ví dụ
– Tại ô D4 ta nhập vào công thức =C$4 rồi ấn Enter
– Lúc này giá trị hiển thị trong ô D4 sẽ là giá trị của ô tham chiếu C4
– Khi đó, ta copy công thức từ ô D4 sang các ô khác mặc dù khác hàng nhưng giá trị hàng vẫn cố định không thay đổi.
Tham chiếu tuyệt đối theo cột là nó sẽ cố định giá trị cột. Khi đặt tham chiếu tuyệt đối theo cột thì dấu $ sẽ đứng trước Tên cột như sau: =$C4
Khi đó, nếu ta copy công thức sang 1 ô khác thì giá trị cột vẫn không thay đổi tức là nó đã bị cố định theo cột đã chọn ban đầu.
Ví dụ
– Tại ô D4 ta nhập vào công thức =$C4 rồi ấn Enter
– Lúc này giá trị hiển thị trong ô D4 sẽ là giá trị của ô tham chiếu C4
– Khi đó, ta copy công thức từ ô D4 sang các ô khác mặc dù khác cột nhưng giá trị cột khi đó vẫn cố định không thay đổi.
Tham chiếu tuyệt đối theo hàng và cột là tham chiếu sẽ cố định giá trị hàng và cột không thay đổi. Khi đặt tham chiếu tuyệt đối theo hàng và cột thì dấu $ sẽ đứng trước Tên cột và Số hàng như sau: =$C$4
Khi đó, nếu ta copy công thức sang 1 ô khác thì cho dù nó có Số hàng và Tên cột khác nó vẫn sẽ cố định hàng cột không thay đổi.
Ví dụ
– Tại ô D4 ta nhập vào công thức =$C$4 rồi ấn Enter
– Lúc này giá trị hiển thị trong ô D4 sẽ là giá trị của ô tham chiếu C4
– Khi đó, ta copy công thức từ ô D4 sang bất kỳ 1 ô nào khác thì giá trị hàng và cột khi đó vẫn cố định không thay đổi.
Dựa vào các tham chiếu ở trên thì bạn có thể áp dụng tương tự khi muốn cố định vùng dữ liệu nào đó trong Excel như sau
** Nếu các bạn đã hiểu các dạng tham chiếu ở trên thì nhìn vào 3 cách cố định vùng dữ liệu như trên là hiểu luôn đúng không nào và mình sẽ không giải thích nữa. Nếu bạn chưa hiểu thì hãy xem thật kỹ các ví dụ ở trên hoặc để lại bình luận ở dưới để mình THÔNG thêm cho nhé :]]
Để chuyển đổi nhanh giữa các dạng tham chiếu tương đối, tuyệt đối hàng, cột bạn hãy sử dụng phím F4 nhé. Cách dùng phím F4 để chuyển đổi các bạn làm theo ví dụ như sau:
Ta có công thức như sau: =SUM[C4:D8]
Lưu ý: Để cố định ô nào thì bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí ô đó rồi ấn F4.
- F4 lần 1: Công thức sẽ được chuyển sang tham chiếu tuyệt đối hàng và cột [cố định cả hàng và cột] như sau: =SUM[$C$4:$D$8]
- F4 lần 2: Công thức sẽ được chuyển sang tham chiếu tuyệt đối hàng [cố định hàng] như sau: =SUM[C$4:D$8]
- F4 lần 3: Công thức sẽ được chuyển sang tham chiếu tuyệt đối cột [cố định cột] như sau: =SUM[$C4:$D8]
- F4 lần 4: Công thức sẽ được chuyển về tham chiếu tương đối như sau: =SUM[C4:D8]
Lời kết
Như vậy qua bài viết này bạn đã biết cách cố định vùng dữ liệu trong Excel và hiểu được các dạng tham chiếu tương đối, tuyệt đối là như nào rồi nhé. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì hãy để lại comment ở bên dưới mình sẽ giải thích thêm cho nhé.
Nếu thấy bài viết hay hãy like và share ủng hộ tinh thần cho Admin nhé. Và nhớ theo dõi chuyên mục thủ thuât Excel để biết nhiều thủ thuật và các hàm Excel hơn nữa nhé. Chúc bạn thành công!