Các chức năng cơ bản của tổng đài bao gồm như call transfer, call Pickup, call forward, Music on Hold, Backlist, Pin Code.
1.Call Transfer [chuyển cuộc gọi điện thoại nội bộ]
Call transfer là chuyển cuộc gọi nội bộ đến một máy nhánh khác. Ví dụ khi máy 101 đang nghe mà muốn chuyển sang cho 102 thì sử dụng chức năng này.
call transfer [ chuyển cuộc gọi điện thoại nội bộ ]Có 2 loại chuyển cuộc gọi.
1.1 Blind call transfer
Chuyển máy không cần quan tâm đến tình trạng của máy nhánh được chuyển. Đặc điểm của cách chuyển cuộc gọi này là trong trường hợp nếu máy được chuyển đang bận hoặc không có ai trả lời thì người chuyển cũng không biết =>Vì thế cuộc gọi bị gián đoạn.
Cách thực hiện:
- Cấu trúc: transfer + ext + transfer [hoặc nút #]
- Khi đang nghe máy bấm nút transfer trên màn hình hoặc trên bàn phím [tùy thuộc vào dòng điện thoại] rồi bấm tiếp số máy cần chuyển rồi bấm tiếp transfer 1 lần nữa.
1.2 Attended call transfer
Chuyển máy có kiểm tra tình trạng của máy được chuyển, hoặc trao đổi trước với người được chuyển cuộc gọi. Thường được sử dụng cho các máy của bộ phận tiếp tân. Trong trường hợp máy người được chuyển đang bận hoặc không nghe máy thì sẽ trả cuộc gọi về cho người chuyển.
Cách thực hiện:
- Thao tác: *2 + ext + #
- Khi 101 đang nghe cuộc gọi muốn chuyển cho 102 thì bấm phím *2 + 102 # . Nếu 102 đang bận, hoặc không nghe máy thì cuộc gọi trả về 101. Ngoài ra 101 có thể trao đổi trước với 102 xem có muốn nhận cuộc gọi này không rồi mới thực hiện chuyển.
2. Call pickup [rước cuộc gọi, cướp cuộc gọi]
Call Pickup là thao tác để rước cuộc gọi [cướp cuộc gọi] đang đổ chuông ở một máy khác. [Ví dụ line 102 đang reng chuông, người ngồi line 101 có thể thực hiện rước cuộc gọi để nói chuyện với khách hàng].
Call Pickup [ rước cuộc gọi ]Có 2 loại rước cuộc gọi:
2.1 Call pickup [trực tiếp]
- Rước cuộc gọi trực tiếp từ 1 line cụ thể [Ví dụ 101 rước cuộc gọi từ 102]
- Thao Tác : ##102#
2.2 Call pickup group [theo nhóm]
Ví dụ bạn có phòng sales 10 người, sẽ có nhiều người ra ngoài gặp gỡ khách hàng, khi cuộc gọi reng vào các máy đó mà không ai bắt máy, nếu để khách chờ quá lâu thì họ có thể tắt máy => Bạn cần phải rước máy ngay, nhưng bạn sẽ không nhớ rõ máy đang reng là line số bao nhiêu => call pickup sẽ giải quyết bài toán rước cuộc gọi trong nhóm
- Khai báo các line vào trong 1 nhóm [ 101 => 109 ]
- Thao tác : *8# [để rước bất kỳ cuộc gọi nào đang reeng trong nhóm này]
Các tính năng này sẽ có trong hệ thống điện thoại tại doanh nghiệp nếu bạn sử dụng giải pháp Tổng đài ảo tại VOIP24H. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất, bộ phận CSKH và kỹ thuật sẽ tư vấn bạn 24/7 kể cả ngày Lễ.
3. Call forward [chuyển cuộc gọi]
Call forward là chức năng chuyển cuộc gọi từ máy điện thoại bàn sang di động cá nhân hoặc email. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, các cuộc gọi sẽ được cài đặt sẵn các hướng chuyển cuộc gọi khác nhau.
Bạn thiết lập điều kiện chuyển cuộc gọi sang thiết bị khác:
- Luôn luôn chuyển.
- Máy bận.
- Không trả lời.
- Đổ chuông bao nhiêu giây.
Bạn chọn phương tiện chuyển:
- Chuyển ra số di động.
- chuyển đi line khác.
Bạn chọn phương thức chuyển :
- Bấm vào nút call forward và làm theo hướng dẫn các tùy chọn..
4. Caller ID [hiển thị số gọi đến]
- Chức năng này cho phép hiển thị số khách hàng gọi đến lên màn hình điện thoại , softphone, hoặc các phần mềm có popup thông tin.
- Chức năng này đã mở sẵn trên tổng đài [ không cần phải thao tác ]
5. Music On Hold [nhạc chờ khi gọi đến]
Khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp của bạn, sẽ xảy ra nhiều trường hợp khác nhau dẫn đến cuộc gọi chưa được kết nối như:
- Đang đổ chuông.
- Bận máy.
- Không ai trực.
=> Thay vì bạn để khách hàng nghe tiếng bíp bíp buồn chán thì hãy thay vào đó bằng nhạc chờ Music On Hold. Sử dụng nhạc chờ mặc định của tổng đài hoặc bạn có thể gửi cho chúng tôi bản nhạc chờ bạn yêu thích VOIP24H sẽ hỗ trợ bạn up lên tổng đài.
6. Call out pin [đặt pin cho các line gọi ra ngoài]
Bạn muốn kiểm soát nhân viên để hạn chế cước gọi phát sinh ngoài công việc. Hãy đặt mã pin mà chỉ khi nhân viên nhập mã ấy thì mới thực hiện cuộc gọi ra được. Bạn có thể tạo ra nhiều PIN cấp cho nhiều người khác nhau.
7. Call blacklist [chặn cuộc gọi vào]
Bạn sẽ sử dụng tính năng này khi nào?
- Khách hàng gọi vào phá rối [nhiều đầu số 1800 gọi vào miễn phí nên khách hàng gọi vào phá rối]
- Đối thủ gọi vào phá rối.
=> Nạn phải đưa những số điện thoại nào blacklist để lần sau họ gọi lên không còn được kết nối vào tổng đài nữa => hạn chế phiền hà
7.1 Chặn và mở số trên điện thoại IP
- Bước 1: Bấm mã *30 + nút gọi => truy cập đến chức năng chặn số.
- Bước 2: Nghe thông báo và nhập số cần chặn kết thúc bằng phím #.
- Bước 3: Phát lại số vừa nhập nếu đúng thì xác nhận bằng cách bấm phím 1.
- Xóa số khỏi danh sách chặn:
- Bước 1: Bấm mã *31 + nút gọi => truy cập đến chức năng mở chặn số.
- Bước 2: Nghe thông báo và nhập số cần mở kết thúc bằng phím #.
- Bước 3: Phát lại số vừa nhập nếu đúng thì xác nhận bằng cách bấm phím 1.
7.2 Chặn và mở số trên từ tài khoản trên web
Blacklist – chặn số gọi tớiChặn số
- Đăng nhập từ web chọn add blacklist number [tương tự như hình]
Chọn vào số đã bị chặn bấm vào biểu tượng delete đi là xong.
Tất cả tính năng trên đều có tính ứng dụng rất cao. Tổng đài ảo của VOIP24H còn rất nhiều tính năng nổi bật hơn như định tuyến cuộc gọi thông minh, ghi âm cuộc gọi, lời chào tổng đài,… Hãy đăng ký sử dụng giải pháp của chúng tôi vào doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay bằng cách liên hệ với VOIP24H.
Bộ phận chăm sóc khách hàng và kỹ thuật sẽ hỗ trợ bạn 24/7 kể cả ngày Lễ.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI [VOIP24H]:
VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: 1G Nguyễn Duy, Phường 3, Quận Bình Thạnh TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 [1000đ /phút] – 028.7303.6789
Email:
VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: 18 Nguyễn Thị Định, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 [1000đ /phút] – [024].7105.8686
Email:
Nam Thái chuyên cung cấp dịch vụ thi công mạng điện thoại nội bộ, báo giá tổng đài, cung cấp các hệ thống tổng đài thông dụng như Panasonic, NEC, Adsun, LG-Ericsson, Tổng đài IP,… tại Hà Nội.
Cách chuyển tiếp cuộc gọi đến một máy lẻ khác:
Khi ta đang nói chuyện và muốn chuyển cuộc gọi này đến một số máy lẻ khác thì thao tác như sau: bấm phím FLASH [hoặc bấm nhanh vào khóa tổ hợp rồi thả tay ra] khi đó sẽ nghe thấy âm tu thì bấm tiếp số máy lẻ cần chuyển đến.
Ví dụ: ông A đang nói chuyện với ông B và ông B yêu cầu ông A nối máy cho ông C có số máy lẻ là 105 để ông B nói chuyện với ông C thì ông A thao tác như sau: bấm phím FLASH [hoặc dập nhanh khóa tổ hợp] lúc này ông A sẽ nghe thấy âm báo mời quan số [âm tu] -> ông A bấm tiếp số máy lẻ của ông C là 105, lúc này ông B sẽ nối thông với ông C.
Lưu ý: - Khi ông A thao tác bấm nút FLASH thì ông B sẽ nghe được một bản nhạc báo đợi.
- Riêng máy Lễ Tân muốn chuyển tiếp cuộc gọi đến một máy lẻ khác thì chỉ cần bấn nút đã gán sẵn trên máy lập trình hoặc bấm phím TRANSFER rồi bấm tiếp số máy lẻ cần chuyển tới.
Dịch vụ chuyển tiếp cuộc gọi Call forwarding
Tính năng: Khi lắp tổng đài điện thoại bạn có thể cài đặt dịch vụ này. Nó sẽ thực hiện tự động chuyển cuộc gọi gọi đến máy A sang máy B khi máy A kích hoạt dịch vụ Call forwarding từ A sang B.
Cách cài đặt dịch vụ:
All Calls:
Bước 1: Nhấc máy bấm phím FWD/DND [với máy chuyên dụng như bàn PO] hoặc bấm số *71 với máy điện thoại thường.
Bước 2: Bấm phím số 2
Bước 3: Nhập vào số máy lẻ cần chuyển đến rồi bấm phím # để lưu việc thiết lập, khi này ta sẽ nghe thấy âm xác nhận rồi đặt máy.
Busy or No Answer:
Bước 1: Nhấc máy bấm phím FWD/DND [với máy chuyên dụng như bàn PO] hoặc bấm số *71 với máy điện thoại thường.
Bước 2: Bấm phím số 2
Bước 3: Bấm phím số 5
Bước 4: Nhập vào số máy lẻ cần chuyển đến rồi bấm phím # để lưu việc thiết lập, khi này ta sẽ nghe thấy âm xác nhận rồi đặt máy.
Cách hủy dịch vụ: [dùng chung cho cả 3 kiểu - thực hiện tại máy đã cài dịch vụ]
Bước 1: Nhấc máy bấm phím FWD/DND [với máy chuyên dụng như bàn PO] hoặc bấm số *71 với máy điện thoại thường.
Bước 2: Bấm phím số 0, sau đó bấm tiếp phím #, đặt máy kết thúc.
Bạn cũng có thể nhờ đến dịch vụ lắp đặt tổng đài nội bộ để giúp bạn xử lý và cài đặt các tính năng trên. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn! Cảm ơn bạn đã quan tâm!