Bạn đọc có địa chỉ mail nltuan…@gmail.com hỏi: Tôi là công chức Địa chính – Xây dựng được phân công lập Biên bản vi phạm hành chính tại địa phương. Khi phát hiện hành vi vi phạm của ông Nguyễn Văn A xây dựng nhà trái phép khi chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép. Tôi đã tiến hành lập Biên bản làm việc tuy nhiên ông Nguyễn Văn A cố tình không ký vào Biên bản làm việc nhưng tôi có mời 02 người đại diện người dân làm người chứng kiến ký vào Biên bản làm việc. Vậy cho tôi hỏi Biên bản làm việc ông Nguyễn Văn A không ký vào biên bản làm việc nhưng có 02 người chứng kiến, thì Biên bản làm việc có cơ sở làm căn cứ để lập Biên bản vi phạm hành chính hay không. Mong trang tin pháp luật giải đáp.
Trangtinphapluat.com trả lời như sau:
1. Biên bản làm việc là căn cứ để lập biên bản vi phạm hành chính
+ Tại Điều 58 Luật xử lý vi phạm hành chính quy định: “Khi phát hiện vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản theo quy định tại khoản 1 Điều 56 của Luật này.”.
Như vậy, theo Luật Xử lý vi phạm hành chính thì khi phát hiện hành vi vi phạm thì phải kịp thời lập biên bản vi phạm hành chính chứ không phải lập biên bản làm việc rồi mới lập biên bản vi phạm hành chính. Tuy nhiên, trên thực tiễn khi phát hiện hành vi vi phạm vì nhiều lý do khác nhau như chưa xác định cụ thể hành vi, đối tượng, diện tích vi phạm, hoặc dùng phương tiện kỹ thuật để để phát hiện vi phạm hành chính theo Điều 64 của Luật xử lý vi phạm hành chính…nên chưa thể lập biên bản vi phạm hành chính lúc đó được mà phải lập biên bản làm việc, kết quả ghi nhận của phương tiện, kỹ thuật…sau đó mới tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính.
[Hướng dẫn lập biên bản vi phạm hành chính chuẩn nhất]
+ Tại mẫu biên bản vi phạm hành chính ban hành kèm theo Nghị định 97/2017/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 81/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật xử lý vi phạm hành chính thì phần căn cứ lập biên bản có hướng dẫn như sau: Ghi đầy đủ các căn cứ của việc lập biên bản như: Kết luận thanh tra; biên bản làm việc; kết quả ghi nhận của phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ được sử dụng để phát hiện vi phạm hành chính quy định tại Điều 64 Luật Xử lý vi phạm hành chính;…
+ Về giá trị pháp lý của biên bản làm việc thì Luật Xử lý vi phạm hành chính và các nghị định hướng dẫn thi hành không có quy định về người chứng kiến cũng như nội dung của biên bản làm việc. Tuy nhiên, trường hợp mà người vi phạm không ký vào biên bản làm việc thì cần có người chứng kiến để ký vào biên bản nhằm đảo bảo việc lập biên bản là khách quan và đúng sự thật.
Căn cứ vào các quy định trên thì biên bản làm việc là căn cứ để lập biên bản vi phạm hành chính nhưng nó không thay thế cho biên bản vi phạm hành chính và nội dung và các thành phần trong biên bản vi phạm hành chính phải đúng với Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính.
+ Và tại Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Xử lý vi phạm hành chính thì quy định rõ biên bản làm việc là căn cứ lập biên bản vi phạm hành chính
“Điều 12. Lập biên bản vi phạm hành chính
1. Lập và chuyển biên bản vi phạm hành chính:
a] Người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ khi phát hiện vi phạm hành chính phải lập biên bản vi phạm hành chính.
Đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền;
b] Trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện và các trường hợp cần thiết khác, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ có thể lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc.
Biên bản làm việc quy định tại các điểm a và b khoản này là một trong những căn cứ để lập biên bản vi phạm hành chính;”
2. Giá trị pháp lý của biên bản vi phạm hành chính
Như nội dung bạn hỏi thì biên bản làm việc là căn cứ để lập biên bản vi phạm hành chính. Tuy nhiên, khi lập biên bản vi phạm hành chính phải lập tại nơi xảy ra vi phạm hoặc tại trụ sở làm việc của người lập biên bản. Trường hợp người lập biên bản có mặt nhưng không ký vào biên bản hoặc cố tình trốn tránh thì bạn cần mời 02 người chứng kiến hoặc đại diện chính quyền cấp xã để ký vào biên bản vi phạm hành chính thì biên bản đó mới có giá trị pháp lý.
Việc căn cứ vào biên bản làm việc chỉ là cơ sở để làm rõ thêm có hành vi vi phạm, thời gian, địa điểm vi phạm…chứ không phải có biên bản làm việc rồi thì căn cứ vào đó để lập biên bản vi phạm hành chính mà không tuân thủ nguyên tắc lập biên bản vi phạm hành chính tại Điều 58 thì biên bản đó sẽ không đảm bảo cơ sở pháp lý để ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính.
Trên đây là tư vấn của trangtinphapluat.com về việc căn cứ vào biên bản làm việc để lập biên bản vi phạm hành chính.
Phương Thảo
BIÊN BẢN LÀM VIỆC CÓ CẦN ĐÓNG DẤU KHÔNG?
Đối với mỗi cuộc trao đổi thông tin, giải quyết công việc thì đều nên lập biên bản. Biên bản làm việc được thể hiện dưới hình thức văn bản là cách để ghi nhận nội dung buổi làm việc đó, làm căn cứ giải quyết hoặc khiếu kiện trong tương lai. Trên thực tế chúng ta sẽ phải tham gia trong nhiều giao dịch, ví dụ như:
- Biên bản họp hội đồng quản trị công ty;
- Biên bản xác minh làm rõ của công an;
- Biên bản hòa giải tranh chấp đất đai;
Theo thông lệ Việt Nam cũng như luật định thì con dấu công ty, cơ quan tổ chức thể hiện tư cách, sự xác thực của đơn vị đó trong giao dịch. Khi đóng dấu là thể hiện và tăng gấp nhiều lần sự tin tưởng và hợp pháp của giao dịch này. Đối với mỗi đối tượng thì biên bản lại có những đặc thù khác nhau, vì vậy cần phải phân tích những tình huống cụ thể để trả lời câu hỏi “biên bản làm việc có cần đóng dấu hay không?”.
1. Biên bản họp công ty có cần đóng dấu không?
Trước đây tại Luật doanh nghiệp 2005 và những văn bản hướng dẫn thì con dấu của một công ty được quản lý rất chặt chẽ, thậm chí việc in hay khắc con dấu thuộc thẩm quyền và giao cho cơ quan công an. Tuy nhiên khi xã hội ngày càng phát triển, sự cởi mở hơn trong tư duy làm luật được thể hiện trong Luật doanh nghiệp 2014 thì cách thức quản lý, sử dụng con dấu là do doanh nghiệp quyết định được ghi nhận trong điều lệ công ty. Thậm chí những văn bản thay đổi đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp được nộp tới sở kế hoạch & đầu tư cũng chỉ cần người đại diện ký thay vì ký và đóng dấu mới được coi là hợp lệ.
Vì vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu công ty tùy ý thích miễn là được thỏa thuận trong điều lệ công ty. Sẽ có những công ty thống nhất việc sử dụng con dấu trong mọi giao dịch nhưng cũng có những công ty sẽ khống chế và chỉ dùng trong những trường hợp nhất định. Suy cho cùng thì biên bản họp công ty có hoặc không đóng dấu, việc đó hợp pháp hay không tùy vào nội quy sử dụng con dấu của từng doanh nghiệp.
2. Biên bản làm việc với cơ quan nhà nước có cần đóng dấu không?
Biên bản làm việc với công an là một trong những loại biên bản mà nhiều công dân quan tâm. Khi phải làm việc với cơ quan nhà nước thì chắc hẳn quý vị đang cần giải quyết những vấn đề liên quan đến quyền và lợi ích hoặc nghĩa vụ của mình. Theo quy định thì trong mọi trao đổi, triệu tập thì đều cần có sự thể hiện bằng văn bản vì trong tương lai nếu quy trình bị sai thì các bên liên quan sẽ có căn cứ để khiếu nại, tố cáo, khởi kiện …
Vậy biên bản làm việc với cơ quan nhà nước cần phải đóng dấu hay không?
Khác với doanh nghiệp hay đơn vị tư nhân, cơ quan nhà nước là một đơn vị hành chính chịu sự quản lý những luật chuyên ngành như: “Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư hay thông tư 07/2019/TT-BCA về mẫu văn bản xử lý hành chính ….”.
Cụ thể việc quản lý mẫu dấu được quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP:
Điều 3. Giải thích từ ngữ.
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
Về thể thức văn bản được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
Điều 8. Thể thức văn bản.
1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính
a] Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
b] Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
c] Số, ký hiệu của văn bản.
d] Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
đ] Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
e] Nội dung văn bản.
g] Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
h] Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
i] Nơi nhận.
3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác
a] Phụ lục.
b] Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
c] Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
d] Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
Ngoài ra, Bộ công an cũng ghi nhận và cung cấp những biểu mẫu làm việc phù hợp với mọi đối tượng và công việc. Trong đó thì mỗi biểu mẫu đều có phần ký, đóng dấu của những bên có liên quan. Vì vậy con dấu rất quan trọng trong cách văn bản giấy tờ.
Mọi thông tin cần hỗ trợ, tư vấn xin vui lòng liên hệ:
VĂN PHÒNG LUẬT SƯ NHẬT BÌNH
Add : 125K đường số 14, P. Bình Hưng Hòa A, Q. Bình Tân, TP.HCM
Tel : +84-28-6658.8181, Hotline: 0907.299.951 [Mr. Luật sư Huỳnh Trung Hiếu]
Email :
Website: luatsurienghcm.com